Det senaste fallet med medicinska papper från ett sjukhus i Brisbane som hittades på en livlig gata visar på behovet av säker, kontrollerat omhändertagande av journaler.

Filerna sades vara från polikliniker och innehöll patientnamn och deras möten, men inte medicinska detaljer. Nu undersöker Queensland Health omständigheterna kring hur filerna kom att hittas offentligt, snarare än att på ett säkert sätt förstöras av en entreprenör.

Så hur hanterar sjukhus och kliniker sina gamla pappersjournaler när de går över till elektroniska system? Hur hanterar de tsunamin av filer som måste kasseras på ett säkert sätt?

Dina journaler, oavsett om det är papper eller elektroniskt, måste förvaras medan de är relevanta för din vård, med begränsad åtkomst för att skydda din integritet. Men vem bestämmer när journaler inte längre behövs? Vad händer då?

Regeringar på alla nivåer har lagstiftning för detta. Till exempel, Queenslands hälsoavdelning anger vad som förstörs och när, enligt ett schema från Queensland State Archives. Detta omfattar journaler inom den offentliga hälso- och sjukvården i fysisk form (papper, fotografier, filma), i elektronisk form eller en blandning av de två.

Detta, till exempel, säger att "register som visar bevis på klinisk vård för en individ eller grupper av vuxna patienter/klienter" bör förvaras "i tio år efter den senaste patient-/klienttjänsten eller medicinsk juridiska åtgärder." Det finns ett antal undantag som gäller, till exempel, kliniska tester, psykisk hälsa och smittsamma sjukdomar. För varje undantag, det finns en specifik tidsperiod för hur länge filen behöver sparas.

Queensland State Archives ger också råd om hur poster ska förstöras på ett säkert sätt, antingen genom att riva, uppklagning eller bränning.

Sjukhus kan anlita kommersiella tjänster för att förstöra pappersfiler. Men dokumentägaren, i detta fall sjukhuset, är ytterst ansvarig för att detta sker lagligt.

Royal Australian College of General Practitioners (RACGP) har fastställt praxisstandarder för GP-kliniker. Dessa kräver säker förstörelse (t.ex. genom fragmentering) av pappersdokument före bortskaffande.

Så, sjukhus och husläkare måste utveckla och implementera policyer och procedurer som uttryckligen anger när och hur journaler ska kasseras, och även hålla ett register över när det händer.

Dock, att avgöra om en enskild journal bland de stora mängder som hålls har passerat sitt "användningsdatum" kan vara extremt resurskrävande för administrativ personal.

Detta innebär att den ultimata drivkraften för att förstöra pappersdokument är mer sannolikt behovet av att frigöra dyrt kontor eller lagringsutrymme. Det är den här typen av scenario som så småningom kan leda till att skivor av misstag eller avsiktligt dumpas varhelst, närhelst.

Övergången till digitala handlingar

Situationen i Brisbane belyser begränsningarna för "business as usual" i förhållande till medicinska journaler, som inkluderar pappersregister som finns på flera platser, på sjukhus, på husläkarmottagningar och hos specialister.

Tänk på din egen journal "pappersspår, " som kan innehålla filer från sjukhusinläggningar, journaler som innehas av din lokala läkare eller annan specialist, och resultat av blodprov och röntgen som utförts på annat håll.

På både personlig och befolkningsnivå, det finns uppenbarligen många möjligheter för oavsiktlig tillgång till dessa fysiska dokument. Centralt och säkert lagrade elektroniska register kan hantera denna risk, och har även en rad andra fördelar.

Integritetsintrång i samband med pappersjournaler är delvis en funktion av en världsomspännande övergång från en pålitlig bekant miljö av pappersjournaler till elektroniska journaler.

Detta multiplicerar dramatiskt mängden pappersdokument som behöver förstöras — från endast de som är "inaktuella" till varje post som skannas och görs överflödig.

Fallet Brisbane belyser också känsligheten hos medicinska journaler i alla deras former, en faktor som också utspelar sig i debatten om My Health Record.

Vem litar vi på för att hålla våra känsliga journaler säkra? Bör vi lita på de gamla pappersjournalerna (en del av status quo) eller en centraliserad elektronisk journal?

Brisbane situationen, genom att lyfta fram begränsningarna för pappersdokument, utmanar verkligen föreställningarna om att lita på det bekanta och gynna status quo.

Så, vad kan vi förvänta oss?

Liksom alla övergångar av denna skala, det finns en rad kostnader för att gå från papper till elektroniska journaler, en av dem är möjligheten till ytterligare dataintrång i pappersregistret när berg av överflödiga register förstörs. Dessa övergångskostnader måste dock balanseras mot den ultimata fördelen med elektroniska register.

Även att acceptera dessa förmåner betyder inte nödvändigtvis att människor automatiskt blir mer bekväma med elektroniska journaler, som My Health Record. För att det ska ske, människor måste också övervinna en allmän brist på förtroende för regeringen.

Dock, vår forskning visar att det är möjligt att uppmuntra människor att använda regeringstjänster online. Genom att utnyttja beteendevetenskap, vi har visat att tillhandahållande av kundsupport och främjande av fördelarna och enkelheten med onlinetjänster hjälper till att övergå från kö och pappersformulär till att använda onlinetjänster.

Framtidshopp

I bråttom att dra människor till glänsande nya onlineplattformar, detta illustrerar den enkla handlingen att prata människor genom fördelarna och stödja deras övergång kan ta itu med många av de psykologiska hindren för förändring.

Sedan, förhoppningsvis, vi kan se slutet på pappersjournaler och tjänster, och färre papper som dumpas vid sidan av vägen. Så länge som pappersregister finns kommer de att vara sårbara för obehörig åtkomst – antingen inom en lagringsanläggning eller på väg till förstörelse. Dock, varje fall av obehörig åtkomst förvärras av antalet pappersdokument som framgångsrikt och säkert förstörts, aldrig kunna nås fysiskt igen.

Denna artikel publiceras från The Conversation under en Creative Commons -licens. Läs originalartikeln.