Vetenskaps- och teknikkonferenser är innovationsmotorer – väsentliga för inkubation av nya idéer, spridning av forskning, och uppkomsten av ny teknik. Men i år, utan förvarning, konferenser runt om i världen befinner sig i okända vatten när den globala covid-19-pandemin gör fysiska möten omöjliga. För att hjälpa arrangörerna att klara sig, Association for Computing Machinery (ACM) har publicerat en ny rapport, "Virtuella konferenser:En guide till bästa praxis, " om hur man ersätter konferenser ansikte mot ansikte med virtuella under pandemin.

Rapporten är resultatet av en arbetsgrupp som sammankallats av ACM:s president Cherri M. Pancake för att hjälpa ACM-konferensarrangörer att navigera i det virtuella konferenslandskapet. Består av tunga användare av onlineteknik, och av forskare som ansvarar för att utveckla dem, ACM-gemenskapen är väl positionerad för att ge råd till andra grupper som hanterar samma problem.

"Denna rapport är designad för arrangörer som måste kämpa med att snabbt ändra formatet för kommande konferenser eller planera framtida evenemang utan att förlita sig på traditionella möten ansikte mot ansikte, " förklarade ACM:s ordförande Cherri M. Pancake. "Vår arbetsgrupp inkluderade ACM-medlemmar med erfarenhet av att organisera onlinekonferenser och genomföra virtuella planeringssessioner. De utvecklade en praktisk handbok som kommer att vara användbar för nykomlingar och ge användbara tips till dem som redan har lite erfarenhet av virtuella konferenser. Det är särskilt lägligt med tanke på situationen med covid-19. Vår förhoppning är att rapporten också kommer att uppmuntra konferensarrangörer att tänka på att minska sitt beroende av möten ansikte mot ansikte i framtiden."

Rapporten "Virtuella konferenser" länkad från webbplatsen som ett PDF-dokument, ger konkreta råd för event av alla storlekar. Det är en praktisk guide som täcker ett brett spektrum av ämnen som arrangörer står inför, inklusive nödvändig teknik, planering på hög nivå, tillgänglighet, främja social interaktion, navigation och ekonomi.

Eftersom detta är ett ämne som utvecklas snabbt, rapporten har utformats som ett levande dokument som arbetsgruppen regelbundet kommer att uppdatera och revidera. Konferensarrangörer uppmuntras att dela med sig av sina egna erfarenheter, kommentera eller ställa frågor.