Innan en kund köper en kommersiell byggnad, Tim Jacksons team av underhållstekniker måste gå igenom fastigheten för att kontrollera eventuella problem.

Oavsett om det är HVAC -systemets skick eller mätarnas platser, hans team skulle anteckna detaljer på papper och ta bilder innan resultaten klipptes och klistrades ihop för att bilda en rapport, en process som kan ta flera veckor.

Men med hjälp av nya Twin Cities fastighetshanteringsprogramvara One Spot, Jacksons team kan slutföra sina bedömningar på en bråkdel av tiden och spara en stor del av pengarna.

"Det tar oerhört lång tid att sätta ihop dessa ... Nu, vi kan vända och bränna dessa saker, sa Jackson, vice ordförande för teknik och fastighetstjänster på Twin Cities kontor i fastighetsbolaget Colliers International.

One Spot hade sin fullständiga kommersiella lansering förra månaden som ett verktyg för fastighetsinspektörer, hyresgäster och i första hand fastighetsförvaltare som övervakar det dagliga underhållet av kommersiella fastigheter som kontorsbyggnader, industrilager och gallerior för detaljhandel.

Plymouth-starten låter användare rapportera om fastighetsreparationer och tillgångar i realtid. Mobilappen låter fastighetsskötare och hyresgäster ta bilder av områden runt sin fastighet som behöver repareras och ladda upp sina geolokaliseringspunkter (mjukvaran är integrerad med Google Maps). Punkterna kan märkas med olika kategorier och kommentarer innan de e-postas ut för anbud på entreprenörer eller skickas till interna teammedlemmar. Hyresgäster kan också rapportera problem och se när ett problem är åtgärdat.

"Den kommersiella fastighetsförvaltaren, de arbetar med saker som är 10 år gamla. ... Allt är så oorganiskt, sa Keith Pelatowski, verkställande direktör för One Spot.

Tekniken används bättre i bostadsförvaltning av stora lägenhetskomplex än i kommersiell fastighetsförvaltning, Sade Pelatowski.

Många gånger, fastighetsskötare kommunicerar med hyresgäster och entreprenörer genom en blandning av Snapchat, text, e-post, och telefonsamtal. Men viss kommunikation kan ofta falla genom sprickorna, Pelatowski sa, med chefer som ibland inte hör av hyresgäster om frågor, arbete utförs utan att chefer och hyresgäster vet att det är klart, och avgifter tas inte ut för utfört arbete.

One Spot ska hjälpa till att effektivisera kommunikationen och förbättra arbetsflödet, sa Pelatowski.

One Spot var idén från Rich Byrne och Steve Bartz, delägare i Twin City Outdoor Services, eller TCOS, ett betongbytes- och snöförvaltningsföretag. Många år sedan, TCOS skapade en intern digital plattform för att hålla reda på budarbetet mer effektivt. Kunderna gillade vad de såg, vilket fick Bartz och Byrne att investera i en plattform som kan tjäna en rad användare. Efter cirka två års utveckling, One Spot testades förra året av 30 fastighetsförvaltningsföretag i Twin Cities.

"Det som är riktigt spännande är den "användarcentrerade designen"-metoden, vilket innebär att våra kunder direkt kan forma framtiden för programvaran baserat på deras input och behov – för att lösa deras problem, "Sa Byrne i ett uttalande.

Colliers teknik- och fastighetsservicedivision hjälpte till att testa One Spot-programmet och blev officiell kund i början av detta år. Enligt en fallstudie, En plats i genomsnitt minskade Colliers tid för en fastighetsbedömningsrapport från 40 timmar till sex timmar och kostnaden för att slutföra rapporten från $ 769 till bara $ 115.

Att använda One Spot har också haft en gynnsam inverkan på att Colliers senare vann fler affärer för att fortsätta tillhandahålla underhåll för en fastighet, Sa Jackson. Medan det finns andra tekniska tjänster som Colliers skulle kunna använda, de kostar normalt mer och har längre kontrakt, Sa Jackson.

"(One Spot) -programmet och ekonomin passar bra för oss, " han sa.

Colliers fastighetsförvaltningsavdelning piloterade också programmet förra året med en del av dess portfölj. Efter att nyligen ha granskat några av programmets uppdateringar, avdelningen överväger att bli en officiell kund, sa Brett Greenfield, portföljförvaltare på Colliers.

"Jag tycker att det är en fantastisk app och jag tror att det definitivt kan förbättra våra fastighetsförvaltares liv i vissa situationer, " han sa.

Det finns andra förbättringar som One Spot -teamet redan planerar. Framtida utveckling kan inkludera augmented-reality-teknik och möjligen 360 graders utsikt för att bättre serva insidan av flernivåbyggnader och ge One Spot "lite konkurrensfördelar, " sa Pelatowski. Företaget planerar att även utöka sitt fokus till att inkludera fastighetsförvaltning av bostadskomplex.

©2018 Star Tribune (Minneapolis)
Distribueras av Tribune Content Agency, LLC.