"Inkorg noll" känns ofta som det ultimata ouppnåeliga målet. Du kan spendera timmar på att organisera din e-post, och på något sätt kommer en störtflod av nya meddelanden alltid att dyka upp.

Sedan dess ursprung på 1970-talet, det har funnits en långvarig önskan att automatisera olika aspekter av e-post. Vissa kanske till och med minns 90-talets flirt med "procmail, " som låter författare skriva reguljära uttrycksskript för att sortera sin e-post i valda mappar.

Även om det har skett flera utvecklingar sedan dess, appar som Gmails enhetliga tillvägagångssätt får fortfarande många användare att sålla, klickar, och separera till vad som kan kännas som tidens ände.

Forskare från MIT:s Computer Science and Artificial Intelligence Laboratory (CSAIL) bestämde sig för att gräva djupare i människors specifika behov genom en tredelad studie och ett nytt verktyg med öppen källkod som låter användare skriva, testa, och finslipa enkla Python-skript för att kontrollera inkommande e-postmeddelanden.

Teamet ledde först en workshop för att identifiera kategorier av e-postbehov, följt av en större undersökning för att fördjupa sin förståelse för de behov som identifierats. De tittade sedan på källkoden på Github för att se typer av automatiseringsbehov som var tillräckligt viktiga för e-postanvändare att ta i egna händer för att ta itu med. Till sist, teamet använde dessa resultat för att testa ett nytt verktyg som de utvecklade kallat "YouPS" (Your Postal Service).

Teamet fann att över 40 procent av e-postanvändarna ansåg att deras önskade regler inte kunde uttryckas med vanliga e-postklienter som Gmail eller Outlook.

DuPS, som fortfarande är i en testfas, låter användare skriva mer specifika filterregler för inkommande e-postmeddelanden. Användare kan lägga till flera redigeringsflikar, var och en relaterad till ett separat e-postläge, och de kan också skriva olika regler för varje läge, så att deras inkorg beter sig olika beroende på den aktuella.

Du kanske inte vill ha e-postmeddelanden från en e-postlista på campus under ett sommarlov, till exempel, eller så kanske du vill ha alternativet att tysta en irriterande mejlare som skickade för många meddelanden inom en kort tidsperiod.

"Att hantera våra inkorgar på ett så finkornigt sätt med något som YouPS kan så småningom bidra till att ge icke-programmerare verktygen att hantera sina e-postmeddelanden, och hjälpa till att spara tid för mer intensiva uppgifter eller arbete, " säger Soya Park, en Ph.D. student vid CSAIL och huvudförfattare till en ny artikel om systemet.

Bättre datamodeller önskas

För många av oss, en uppsjö av e-postmeddelanden under en snäv deadline avbryter arbetsflödet och stör mentalt fokus.

Med det i åtanke, många användare ville ha filter som kunde fånga "osedd" information som inte fanns i e-posthuvuden eller specifikt märkt (dvs. avsändare eller datum). Detta inkluderade saker som framsteg – väntande eller klar – deadline, ämne, prioritet, och uppgift.

Ett potentiellt filter kan se att ett meddelande verkar kräva en åtgärd, och märk det som "väntande, " eller tagga en deadline om det behövs.

Filter kan också vara relaterade till tid på dygnet, egenskaper hos e-posttråden – som tidigare svar från en mottagare, eller antal eller frekvens av svar från andra – och mottagarens tillstånd (d.v.s. upptagen, på kontoret, på semester).

Hantera uppmärksamhet:aviseringar, lägen, och sammanhang

MIT-professor David Karger säger att vanliga e-postfilter inte ger mycket i vägen för flexibilitet. Till exempel, vissa användare ogillade att dessa filter inte kan användas under korta perioder eller anpassas till dagens specifika behov.

Automatiska filter saknar också sammanhang för subtiliteter utöver vad de har tränats på. Nuvarande regler för e-postfiltrering baseras endast på metadata för inkommande meddelanden, som om det kommer från en specifik avsändare eller innehåller vissa nyckelord. Användare ville infoga mer sammanhang utanför innehållet i ett enda meddelande, som tidigare svar från en mottagare, eller antal eller frekvens av svar från andra.

Vad mer, med större tillgång till bärbara datorer, telefoner, och surfplattor, e-post har blivit ett allt mer förväntat "instant" sätt att kommunicera. För att ta itu med detta, användare kom på regler för mer skräddarsydda aviseringsfilter och tillfälliga lägen.

Med YouPS, tillfälliga lägen, som "sömnlägen" över natten eller "arbetslägen dagtid", " kan vara användbart för dem som har specifika scheman. Till exempel, alla "viloläge" e-postmeddelanden kan märkas "För imorgon, " medan "arbetsläge" e-postmeddelanden kan märkas "Att göra."

Ytterligare lägen för saker som semester, konferenser, eller till och med kvällar kan ha mer specifika regler för att bättre passa användarnas behov. En användares konferensläge kan ha en regel som endast markerar konferensrelaterade e-postmeddelanden (dvs. träffar, meddelanden), eller ett "känsla"-läge kan slå in beroende på ett trött eller oroligt humör.

Dessa mer detaljerade filter kretsar alla kring ett bredare mål att använda ett verktyg för att bättre hantera uppmärksamhet i en hyperansluten värld.

Testar verktyget

För att få en känsla av vad programmerare redan gjorde för att göra e-post mer organiserad, teamet gick igenom GitHub för att söka efter skrivna skript relaterade till e-post och filter, och fann att denna komplexa bearbetning utgjorde minst 40 procent av e-postskripten.

När du äntligen använder YouPS, användare fann att det utökade e-postordförrådet var användbart för att skripta de regler som användarna ville ha, till exempel ett sätt att skriva automatiska semestersvar som kan skickas till medarbetare, men inte familjemedlemmar.

I framtiden hoppas teamet kunna göra en utbyggnad i större skala. De planerar också att utöka YouPS e-postautomatiseringsmöjligheter till icke-programmerare genom att skapa grafiska användargränssnitt för att uttrycka regler som använder ett mycket bredare icke-tekniskt ordförråd.

"E-post har ett brett spektrum av användare, " säger Park. "Ett fast gränssnitt för en e-postklient kan helt enkelt inte möta de olika behoven hos många e-postanvändare. De behov vi hittade i dessa studier kommer att vägleda framtida designers och utvecklare av e-postklienter och inkorgshanteringssystem."

"Många skript för att automatisera e-post hittades i Githubs mjukvaruarkiv, men dessa automatiseringstekniker är inte inkorporerade i vanliga e-postklienter, säger Susan Fussell, en professor i informationsvetenskap och kommunikation vid Cornell University som inte var involverad i tidningen. "Detta tyder på ett behov av en pipeline mellan Github-förvaret och vanliga e-postanvändare, så att användarna vet vilka skript som finns och hur man använder dem – och en dag integreras i populära e-postklienter."

Den här historien återpubliceras med tillstånd av MIT News (web.mit.edu/newsoffice/), en populär webbplats som täcker nyheter om MIT-forskning, innovation och undervisning.