Med ett effektivt arkiveringssystem kan du spara tid och energi när du har viktig information som måste återkallas snabbt från en stor mängd filer. Det finns två typer av arkiveringssystem, de som använder siffror eller numeriska system, och de som använder bokstäver eller alfabetiska system. Att lära sig hur man använder dessa system är viktigt för att kunna bestämma den som är bäst för dig. Även om det finns flera kategorier, är det enkelt att förstå grunderna för dessa arkiveringssystem.

Bestäm om typen av alfabetisk och numeriskt system som skulle fungera bäst för de typer dokument som du vill fila. Det finns tre grundläggande alfabetiska system att överväga och fyra numeriska system, den vanligaste av vilket är decimalsystemet. De tre alfabetiska systemen är aktuella, encyklopedi och geografiska.

Börja med att definiera det "aktuella alfabetiska" systemet. Detta är också känt som "dictionary" -systemet och är det enklaste att förstå. I det här fallet ger varje fil en titel och de här titlarna är ordnade i alfabetisk ordning från A till Z. De är inte grupperade i ämnen och har inga kategorier så det här systemet brukar bäst för mindre mängder filer.

Förstå "encyklopedi" eller "klassificerat" system. I det här systemet finns stora övergripande rubriker eller ämnen, till exempel historia eller filosofi, som har mindre ämnen grupperade alfabetiskt inuti dem. Om det behövs kan det finnas ytterligare filer ordnade alfabetiskt i dessa underrubriker. I historien kan du till exempel ha rubriker med titlar med årtionden och inuti de här filerna, filer som anger vissa aspekter av historia som teknik eller krig. Dessa underkategorier kan fortsätta tills du känner att arkiveringssystemet är effektivt för dig.

Överväg att lära dig det geografiska systemet för dokument som innehåller information om platser. I likhet med encyklopediets system har detta system stora kategorier som länder eller stater med underkategorier som städer eller städer som är arkiverade inom dem i alfabetisk ordning.

Förstå åtminstone grunderna för decimalsystem. Det här är Dewey Decimal System, vilket oftast används av bibliotek för att kategorisera böcker och referensmaterial via samtalsnummer. I det här fallet kan du inte ha mer än 10 kategorier på grund av decimalbegränsningen för att bara använda siffror noll till nio. Dessa tio kategorier kan sedan delas upp i 10 ytterligare kategorier så ofta som behövs på samma sätt som alfabetiska systemets encyklopedi fungerar.

Bryt ned decimalsystemet i lätt att lära sig bitar. Till exempel kanske ditt nuvarande bibliotek kräver att du har tre decimaler så att dina tio kategorier skulle vara listade som 000, 100, 200 och så vidare, var och en med en titel. Inuti var och en av dessa skulle vara underkategorier som 002 eller 103 tills alla decimaler har fyllts. I detta fall står 002 för en kategori i 000-talet och 103 står för en kategori på 100-talet. Detta system är bra för extremt stora volymer information eftersom decimalerna kan utvidgas och läggas till efter behov.

Tips

Om formell träning gör lärandet enklare kan du överväga att ta en arkivklass i ditt lokalsamhällets affärsavdelning eller du kan ta en biblioteksvetenskapsklass för det mer komplicerade decimalsystemet.