Förra året, ett team av CyLab-forskare undersökte kontodelningsbeteenden för romantiska par och fann att några av deras metoder kan äventyra säkerheten. Bygga på den studien, teamet ville utforska kontodelningsbeteenden hos en annan delmängd av människor:anställda inom ett företag eller en organisation.

Facebook, Google, och företagets e -postkonton är bara några av de många olika konton som människor delar på arbetsplatsen av olika anledningar, fann forskarna i sin nya studie. Konton på sociala medier delas så att flera personer kan hantera företagets onlinebild, och företagets e -postkonton delas vanligtvis för att upprätthålla en enhetlig identitet när de svarar på personer utanför sitt team.

"Föreställningen om ett konto, en användare är inte riktigt meningsfull längre, "säger CyLabs Jason Hong, en professor vid Human-Computer Interaction Institute (HCII) och motsvarande författare till studien. "Vi måste börja tänka om hur vi utformar den här typen av konton."

Ett sådant nytänkande är nödvändigt, Hong säger, eftersom hur dessa konton delas för närvarande kan leda till olyckor.

Deras studie, "Normalt och enkelt:rutiner för kontodelning på arbetsplatsen, "presenterades vid förra veckans ACM-konferens om datorstödet kooperativt arbete och social databehandling.

I studien, forskarna undersökte 98 deltagare från en mängd olika arbetsplatser i USA om deras kontodelning. De fann att respondenterna delade referenser för i genomsnitt 11 konton med sina arbetskamrater.

"Vi skriver faktiskt ner dem och klistrar dem på en tavla bredvid datorerna som de används på, "skrev en undersökningsdeltagare som arbetade med tillverkning.

De specifika metoderna som deltagarna använde för att dela lösenord sträckte sig över ett ganska brett spektrum. Vissa delade dem direkt genom att berätta för andra verbalt eller elektroniskt (t.ex. text eller e -post), och några delade referenser på en gemensam plats, till exempel, genom att skriva dem på en tavla i ett delat utrymme. Vissa använde en lösenordshanterare som anställda hade tillgång till.

I ett fall, anställda använde en fysisk barriär - ett kassaskåp - för att skydda de digitala kontouppgifterna.
"Vi har faktiskt en bok som har all delad inloggnings-/lösenordsinformation. Vi låser boken i en fil och måste låsa den när den är färdig, "skrev en deltagare som arbetade inom utbildning.

I de flesta fallen, människor delade konton för att centralisera samarbete om en uppgift eller ett projekt, men denna samarbetsmetod leder till vissa utmaningar när det gäller ansvar och medvetenhet.

"Du kan inte säga vem som har gjort vad om alla använder samma användarnamn och lösenord, "Säger Hong." Ibland kan det finnas ett viktigt meddelande för det kontot, men bara den som råkade logga in efter att meddelandet skickades såg meddelandet. Ingen annan skulle se det. "

Varför skulle folk dela ett enda Dropbox- eller Google Drive -konto, även om dessa plattformar tillåter flera användare att samarbeta? Hong säger att dessa människor hellre inte vill lägga tid på att skapa och komma ihåg referenser för ett nytt konto, med tanke på hur många andra kontouppgifter de hanterar dagligen.

Andra frågor som respondenterna delade var exempel på att tvingas starta ett konto när en annan person loggade in, eller har problem med tvåfaktorsautentisering, eftersom den andra faktorn - någons enhet - förmodligen tillhör en enda person. Vissa respondenter delade erfarenheter av att stängas av från ett konto efter att någon annan skrivit in fel lösenord för många gånger.

Hong tror att många, om inte alla, av dessa utmaningar kan hanteras med några designändringar.

"Företag som erbjuder dessa konton bör tillåta flera e -postmeddelanden på det kontot, "Säger Hong." Dessa konton bör också tillåta samtidig åtkomst så att när en användare loggar in på kontot, en annan startas inte. "

Författarna föreslår också att konton bör tillåta flera profiler inuti dem, efterlikna Netflix kontomodell.

"Du skulle fortfarande ha samma användarnamn och lösenord, men nu kan man säga, 'Det här är Jason som gör jobbet, 'eller någon annan, "Hong säger, "Det skulle göra det möjligt för dig att hantera ansvarsaspekten och veta vem som gjorde vad."

Andra författare till studien inkluderade CMU -gästforskare Yunpeng Song från Xi'an Jiaotong University, Xi'an Jiaotong professor Zhongmin Cai, HCII Ph.D. student Cori Faklaris, och HCII -professorn Laura Dabbish.