Robert Pozen är en mycket produktiv person:en MIT Sloan lektor, han tjänstgjorde som tidigare president för Fidelity Investments, verkställande ordförande i MFS Investment Management, och som biträdande chefsjurist för U.S. Securities and Exchange Commission. Hans senaste bok är "Extreme Productivity:Boost Your Results, Minska dina timmar, " och han undervisar i MIT Sloan executive education course Maximizing Your Personal Productivity:How to Become an Efficient and Effective Executive.

Pozen delade produktivitetstips i ett webbseminarium den 16 januari modererat av MIT Sloan biträdande dekanus för executive education Peter Hirst, en del av serien Innovation@Work.

"Jag ser så många människor kämpa med sin dagliga rutin. Detta är tillämpningen av systemiserat sunt förnuft, sa Pozen.

Här är vad han hade att säga:

Mät produktivitet i resultat, inte timmar

Arbetstider är ett traditionellt sätt att spåra anställdas produktivitet, sa Pozen, men det här är föråldrat. Istället, tänka på prestationsbaserad produktivitet.

"Timmar är inte en bra proxy för vad vi producerar, " sa han. "Jag har frågat journalister:'Har du någonsin ägnat tre veckor åt en artikel som inte var bra? Och har du spenderat tre dagar på en som var riktigt bra? Vad var den mer produktiva användningen av din tid?'"

Rangordna dina mål och prioritera din tid

Rangordna dina nyckelmål för följande vecka och följande år. "Så få människor gör det här, och det är så viktigt, " han sa.

Dela upp dem i utbud och efterfrågan. På utbudssidan:Speglar dina mål vad du gillar och vad du är bäst på? Vad är syftet bakom varje aktivitet och mål? På efterfrågesidan:Hur mycket tar dina mål hänsyn till din organisations behov?

Svettas inte med de små sakerna

"Vi har så mycket småsaker som överväldigar oss, och vi slutar använda vår tid på det, som e-post. De flesta av oss tittar på e-post var tredje till femte minut. Istället, titta varannan timme, och när du tittar, titta bara på ämne och avsändare, " han sa.

Pozen använder "OHIO"-tekniken. Metoden "Hantera bara en gång" innebär att när du läser ett e-postmeddelande, avgöra om det motiverar ett svar. Om så är fallet, svara omedelbart. Men 80 procent av mejlen kräver inget svar, han sa.

Om du har fastnat med en viktig men svår uppgift som du bara inte kan slutföra, skjuta inte upp.

"Dela upp det i några enkla bitar, " sa han. "Börja med det enklaste. När du väl kommit igång och kan göra en bit, du kommer att känna dig tillräckligt bra för att gå vidare till nästa."

För högprioriterade projekt:Börja i slutet, inte början

Vänta inte till slutet av ett projekt med att skriva slutsatser, Pozen varnade. Istället, gör en till två dagars research och formulera trevande slutsatser. Utför en "mid-flight"-kontroll för att revidera, dra sedan slutsatser.

"De flesta människor spenderar sex eller sju veckor på att samla in data, prata med människor, och sedan under de senaste veckorna eller två ägnar de tid åt att försöka syntetisera och komma på de viktigaste svaren. Det är ett ineffektivt sätt att hantera forskningsprojekt, " sa han. "Om du väntar, du kommer att samla in massor av data som visade sig vara irrelevanta."

Ta dig tid att tänka

Bygg in tid för kontemplation i ditt dagliga schema. Varje timme behöver inte schemaläggas.

"Du behöver stillestånd för att tänka - det är en del av de flesta människors jobb, " sa han. På så sätt säkerställer du att din dag är i linje med dina mål istället för att spenderas på möten.

Var tråkig

Tidigare president Barack Obama skulle resa med några blå kostymer, Pozen sa, så att han inte skulle fastna i modeval. Ta bort variablerna ur din rutin—vad ska du ha på dig, vad man ska äta till frukost – och göra det förutsägbart för att minska beslutsfattandet.

"På morgonen, försök att vara en tråkig person, " han sa.

Gå hem

"Varje dag kan inte vara en nödsituation, " sa han. Det finns sällan en anledning att stanna på jobbet efter middagstid. Kom hem vid en rimlig timme och ät middag med din familj. Koppla ur elektroniken. Ta inte telefonsamtal eller e-postmeddelanden, han sa.

"Stanna vid dörren och gå igenom dina e-postmeddelanden, så när du är på middag, du kan fokusera [på din familj] i två eller tre timmar, " han sa.

Ofta, människor är rädda för att gå tidigt eftersom andra anställda kan döma dem.

"Ibland är människor stolta över att ha ansiktstid, och de tror att det gör dem produktiva. Ibland är folk rädda för att gå 5:30 även om de är klara för att de blir konstigt tittade på, " sa han. "Men de människorna kanske har spelat videospel eller i möten hela dagen."