Du vet den där personen som alltid verkar vara före sina deadlines, trots att den är översvämmad? Ser du avundsjukt på dem och undrar hur de gör?

"Oavsett plats, industri, eller yrke, produktivitet är en utmaning för alla professionella, säger Robert Pozen, universitetslektor vid MIT Sloan School of Management.

Som en del av hans pågående forskning och med hjälp av MIT-studenten Kevin Downey, Pozen tillfrågade 20, 000 självvalda individer i ledningen från sex kontinenter för att lära sig varför vissa människor är mer produktiva än andra.

Enkätverktyget, kallad Pozen Productivity Rating, består av 21 frågor indelade i sju kategorier:planera ditt schema, utveckla dagliga rutiner, hantera dina meddelanden, få mycket gjort, förbättra din kommunikationsförmåga, genomföra effektiva möten, och delegera till andra. Dessa speciella vanor och färdigheter är kärnan i Pozens MIT Sloan Executive Education-program, Maximera din produktivitet:Hur man blir en effektiv chef, och hans bästsäljande bok, "Extrem produktivitet:öka dina resultat, Minska dina timmar."

Efter att ha rensat upp data, Pozen och Downey fick en komplett uppsättning svar från 19, 957 svarande. Ungefär hälften var invånare i Nordamerika; ytterligare 21 procent var bosatta i Europa, och 19 procent var bosatta i Asien. De återstående 10 procenten inkluderade invånare i Australien, Sydamerika, och Afrika.

De identifierade grupperna av människor med de högsta produktivitetsbetygen och fann att yrkesverksamma med de högsta poängen tenderade att klara sig bra på samma kluster av vanor:

• De planerade sitt arbete utifrån sina högsta prioriteringar och agerade sedan med ett bestämt mål;
• de utvecklade effektiva tekniker för att hantera en stor mängd information och uppgifter; och
• de förstod sina kollegors behov, möjliggör korta möten, lyhörd kommunikation, och tydliga vägbeskrivningar.

Resultaten var också intressanta när de analyserades av undersökningsdeltagarnas demografi.

Geografiskt sett det genomsnittliga produktivitetspoänget för svarande från Nordamerika var mitt i paketet, även om amerikaner tenderar att arbeta längre timmar. Faktiskt, den nordamerikanska poängen var betydligt lägre än de genomsnittliga produktivitetspoängen för respondenter från Europa, Asien, och Australien.

Ålder och tjänsteår var starkt korrelerade med personlig produktivitet – äldre och mer seniora yrkesverksamma noterade högre poäng än yngre och yngre kollegor. Vanorna hos dessa mer seniora respondenter var att utveckla rutiner för aktiviteter med lågt värde, hantera meddelandeflöden, genomföra effektiva möten, och delegera uppgifter till andra.

Medan de totala produktivitetspoängen för manliga och kvinnliga yrkesverksamma var nästan desamma, det fanns några anmärkningsvärda skillnader i hur kvinnor och män lyckades vara så produktiva. Till exempel, kvinnor tenderade att få särskilt höga poäng när det gällde att genomföra effektiva möten – hålla möten på mindre än 90 minuter och avsluta med en överenskommelse om nästa steg. Däremot män klarade sig särskilt bra på att hantera hög meddelandevolym – tittade inte på sina e-postmeddelanden för ofta och hoppade över meddelanden av lågt värde.

Att hantera din dagliga flod av meddelanden

Även om det är uppenbart att förmågan att hantera inkorgens överbelastning är nyckeln till produktivitet, hur det åstadkoms kan vara mindre tydligt för många av oss som ryser över vår kontinuerliga eftersläpning av e-postmeddelanden.

"Vi har alla så mycket småsaker, som e-post, som överväldigar oss, och vi slutar ägna dyrbar tid åt det, " säger Pozen. "De flesta av oss tittar på e-post var tredje till femte minut. Istället, titta varannan timme, och när du tittar, titta bara på ämne och avsändare, och hoppar över 60-80 procent av det, eftersom de flesta e-postmeddelanden du får inte är särskilt användbara." Pozen uppmuntrar också att svara på viktiga e-postmeddelanden omedelbart istället för att flagga dem och sedan hitta dem igen senare (eller glömma det helt), samt flagga viktiga kontakter och använda e-postfilter i stor utsträckning.

Dock, Pozen betonar att hantering av inkommande e-postmeddelanden, samtidigt som en viktig färdighet, måste paras ihop med andra, mer övergripande vanor för att vara effektiva, som att definiera dina högsta prioriteringar. Han varnar för att utan en specifik uppsättning mål att eftersträva – både personliga och professionella – ägnar många ambitiösa människor otillräcklig tid åt aktiviteter som faktiskt stöder deras främsta mål.

Fler tips för att maximera din produktivitet

Om du vill bli mer produktiv, försök att utveckla de "vanekluster" som visas i Pozens undersökningsresultat och som de mest produktiva proffsen besitter. Detta inkluderar:

• Fokusera på dina primära mål:Varje kväll, revidera ditt nästa dags schema för att betona dina högsta prioriteringar. Bestäm ditt syfte med att läsa något långt material innan du börjar.
• Hantera din överbelastning av ditt arbete:Hoppa över 50-80 procent av dina e-postmeddelanden baserat på avsändaren och ämnet. Dela upp stora projekt i små steg – och börja med steg ett.
• Stödja dina kollegor:Begränsa alla möten till 90 minuter eller mindre och avsluta varje möte med tydligt definierade nästa steg. Kom överens om framgångsmått med ditt team.

Pozens enkätverktyg är fortfarande tillgängligt online. De som slutför det kommer att få en feedbackrapport med praktiska tips för att förbättra produktiviteten. Du kan också lära av Pozen från första hand i hans MIT Executive Education-program, "Maximera din personliga produktivitet."

Den här historien återpubliceras med tillstånd av MIT News (web.mit.edu/newsoffice/), en populär webbplats som täcker nyheter om MIT-forskning, innovation och undervisning.