Det finns ett gammalt jiddisch ordspråk som säger "Människan planerar och Gud skrattar". De flesta – om inte alla – av oss har upplevt sanningen i detta ordspråk, och mötte misslyckandet med våra planer. Oavsett hur bra du planerar, vätska, förändrade och oförutsägbara affärsmiljöer kommer att förhindra att dina planer genomförs fullt ut. Så frågan är om vi ska fortsätta planera, att veta att omständigheterna kommer att göra våra planer omöjliga. Borde vi inte bara "gå med strömmen" och improvisera oss in i framtiden?

Det kanske inte är en fråga om antingen/eller, utan snarare en fråga om både/och. I den här artikeln kommer vi att titta på hur organisationer kan planera för det oförutsedda, och förena noggrann planering med improviserad anpassning. Vi föreslår att moderna organisationer måste kunna kombinera dessa två paradoxala element, om de ska råda i en affärsmiljö präglad av snabba och ständiga förändringar.

Letar efter kreativa lösningar

Lag är de pelare organisatoriska elementen, det är genom team som organisationer skapar förutsättningar för ett adekvat svar på förändrad och oförutsägbar marknadsdynamik. Och de gör det med hjälp av en anpassningsprocess som innefattar att justera relevanta teamprocesser som en reaktion på de störningar som kräver sådan anpassning. Dock, förändringen är ofta så snabb, och de svar som krävdes så brådskande, att team inte har tid att planera innan de agerar och tvingas planera och agera samtidigt, dvs improvisera.

När de konfronteras med en störning som äventyrar den ursprungliga planen, och tiden är knapp, team kan utöva flera alternativ:de kan insistera på att hålla sig till samma plan, även att veta att grundantagandena har förändrats; de kan försöka utveckla en ny plan innan de implementerar den, slösa bort dyrbar tid i dess utarbetande; de kan till och med frysa inför den organisatoriska ordningens kollaps; dock, de kan också improvisera genom att använda de tillgängliga verktygen för att utveckla en kreativ lösning.

Improvisation kan dock få negativa konsekvenser om improvisationens agenter är otillräckligt förberedda för att hantera sådana extrema scenarier. Ett extremt exempel på dålig improvisation är det katastrofala fallet med den dödliga förlisningen av Costa Concordia-skeppet på Isola del Giglios strand, en ö utanför Italiens västkust. Kaptenen beordrade en "hälsning" till ön, vilket kräver segling nära kusten. Manövern resulterade i att fartyget träffade en sten nära ön. Händelserna som utspelade sig fick dramatiska konsekvenser. Fallet avslöjade att när gruppmedlemmar är dåligt utrustade för att improvisera, de kan gå bort från organisatoriska värderingar, eller prioritera tillfredsställelse av personliga behov framför gruppmål.

Den goda nyheten är att improvisation kan tränas och team kan vara beredda att improvisera, öka sannolikheten för positiva resultat. Tre element kan öka kvaliteten på lagimproviserad anpassning:en experimentell kultur, minimala strukturer, och transaktiva minnessystem.

En experimentell kultur

En experimentell kultur är en som främjar handling, där utforskning och kreativitet belönas och misstag tolereras. För att team ska kunna improvisera effektivt, olika färdigheter och kunskaper krävs, vilket kräver att varje gruppmedlem bidrar. Som en konsekvens måste teammedlemmarna känna att eventuella fel kommer att betraktas som källor till lärande, och att deras idéer kommer att stödjas och uppmuntras.

organisationer med slutna, stel, och icke-experimentella kulturer kommer att förhindra teammedlemmar från att ta itu med störningar genom att anpassa teamets rutiner till den nya situationen. Däremot kommer en experimentell kultur att tillhandahålla de möjligheter som gör att teammedlemmar kan ändra prioriteringar och planer för att improvisera lösningar som är bäst lämpade för oväntade händelser. Detta kräver att organisationer anammar ofullkomlighetens estetik genom att behandla fel som möjligheter, och inte betrakta ofullkomlighet som synonymt med misslyckande. Detta är särskilt fallet i situationer där omständigheterna har förändrats och tidigare planer inte längre är fullt genomförbara. Ett paradigmatiskt exempel på framgångsrik improvisation är månuppdraget Apollo 13, i vilken, inför ett misslyckande i livsuppehållande systemet, astronauterna improviserade en omedelbar reparation av systemet med hjälp av material som fanns på rymdfarkosten. Ett annat exempel är Tencents framgångsrika utveckling av ett onlinemeddelandesystem, en kinesisk multinationell specialiserad på olika internetrelaterade tjänster och produkter. Improvisationsmetoder var framträdande och effektiva i utvecklingen av systemet. Produkten var känd för sin snabba anpassning till ändrade användarkrav, teknik och konkurrentaktivitet, och detta erkändes som en viktig framgångsfaktor.

Minimala strukturer

Minimala strukturer består av fyra nyckelelement:osynliga kontrollmekanismer, klart definierade mål, kortsiktiga milstolpar, och aktivitetskritiska element. Osynliga kontrollmekanismer säkerställer att kreativiteten inte begränsas. Till exempel, att skapa en väldefinierad uppsättning enkla regler möjliggör mer kreativitet, eftersom alla teammedlemmar har en gemensam exakt förstådd grund för att utveckla sina prestationer. Tydligt definierade mål säkerställer att medan team befinner sig mitt i störande händelser, förblir de fokuserade på organisatoriska mål. Dessa mål definierar i sig inte åtgärder, så lämnar utrymme för improvisation; dock, de är starkt normativa i förhållande till resultaten av sådana åtgärder. Kortsiktiga milstolpar främjar en känsla av brådska och tillåter kontroll av åtgärder som vidtas när situationen utvecklas. Detta gör det möjligt att upptäcka avvikelser från organisatoriska mål, möjliggör snabb korrigering av handlingsförloppet.

Också, det faktum att dessa milstolpar kan planeras i förväg ger teamet en viss känsla av struktur och stabilitet inom den ganska kaotiska utvecklingen av den störande situationen. Till sist, aktivitetskritiska element omfatta de element som är grundläggande för verksamheten, utan vilken uppgiften inte kan utföras. För att improvisation ska bli effektiv, det är viktigt att antalet kritiska element är litet så att teamet kan säkerställa att de genomförs fullt ut under en begränsad tid. Alla medlemmar i teamet måste veta vad de är så att de snabbt kan koordinera elementens implementering samtidigt som de improviserar en ny lösning.

Till exempel, Det har observerats att framgångsrika team för utveckling av nya produkter ofta tar till improvisation. För att vara effektiva är de mycket autonoma och intensivt interaktiva (osynliga kontrollmekanismer), har specifika utvecklingsmål och prioriteringar (tydliga mål), progressivt utveckla flera prototyper (kortsiktiga milstolpar), och identifiera kritiska kvalitetskriterier och prestandastandarder (kritiska element).

Transaktiva minnessystem

Transaktiva minnessystem avser kunskapen om vem som vet vad i ett team. När team improviserar, tillgång till medlemmarnas kunskap kommer att utnyttja teamets förmåga att kombinera sina tidigare erfarenheter och utveckla nya och effektiva svar. Dessutom, genom att ha denna kunskap, team kan öka sin implicita koordination vilket innebär att deras medlemmar kan förutse varandras handlingar och dynamiskt anpassa sitt beteende utan att uttryckligen kommunicera med varandra.

När team upplever stressiga situationer, deras medlemmar kan uppleva hög kognitiv belastning. Det innebär att de kan ha svårt att behandla all tillgänglig information, hindra dem från att reagera adekvat på störningarna. Genom att ha en tydlig förståelse för vem som vet vad inom teamet, de kan mer effektivt bearbeta ny information när den dyker upp och ökar därmed sannolikheten för att lyckas med att utföra improvisationshandlingar. Till exempel, räddningsteam som brandmän kan inte exakt förutse vilken expertis som kommer att behövas i en viss situation. Därför, kunskapen hos alla teammedlemmar om de specifika färdigheterna hos alla andra medlemmar blir avgörande för ett positivt resultat.

När tiden är riklig och osäkerheten är låg, planering möter organisationens behov nästan perfekt. Dock, som den preussiske militärledaren Helmuth Graf von Moltke så vältaligt sa i slutet av 1800-talet, "Ingen plan överlever kontakt med fienden". När tiden är knapp och osäkerheten är stor, det räcker inte med bra planering. Istället, "improvisation blir en alternativ eller kompletterande inriktning".

Dock, för att improvisation ska fungera måste vissa villkor vara uppfyllda:organisationer måste skapa en experimentell kultur där fel accepteras som en del av en lärandeprocess; team måste utveckla minimala strukturer baserade på osynliga kontrollmekanismer, tydliga mål, kortsiktiga milstolpar, och ett litet antal aktivitetskritiska element; och slutligen, teammedlemmar måste ha en tydlig kunskap om vem som vet vad inom teamet, så att de kan öka den implicita samordningen. Även om alla dessa villkor är uppfyllda, positiva resultat garanteras inte när team improviserar. Dock, med tanke på osäkerheten kring oförutsedda störningar och extrema tidsbegränsningar, chanserna att lyckas ökar dramatiskt.

Den här artikeln är återpublicerad från The Conversation under en Creative Commons-licens. Läs originalartikeln.