Att omvandla smarta stadsambitioner till partnerskap och investeringsplaner är en utmanande väg. Tre personer med praktisk erfarenhet av att inspirera och vägleda städer i denna process är Muriel Pels och Inge van de Klundert från Utrechts kommun och Carolien van Hemel från Utrecht Sustainability Institute.

Hur kan vi välja integrerade lösningar för att påskynda energiomställningen, i ett specifikt distrikt, under en given tid? Hur kan vi koppla samman intressenter och deras intressen i en investerings- och genomförandeplan? Utrecht, Göteborg och Nice Cote d'Azur har båda gått igenom denna process, lägga grunden för IRIS Smart Cities-projektet. De utvecklade en investerings- och implementeringsplan med lokala partners som införlivade IKT, energi, rörlighet och medborgarengagemang. Projektens fyra samstäder står nu inför samma utmaningar.

Även om det inte alltid var en bit av himlen, Utrecht beskrev deras resa och viktiga framgångsfaktorer för att ge insikt i processen att bygga en smart stad. I dag, de har en dynamik, utveckla stadsområden och en IRIS demonstrationsplats som förkroppsligar projektets smarta, hållbara och samskapande pelare.

Ett iterativt tillvägagångssätt över tid

Födelsen av IRIS Smart Cities i Utrecht går tillbaka till många konvergerande initiativ. Uppifrån och ner, ett kommunalt koalitionsavtal 2014 betonade en strategi med flera intressenter för att påskynda energiomställningen. Stadens engagemang i EUROCITIES arbetsgrupper om mobilitet, miljö och kunskapssamhälle som ordförande eller biordförande hjälpte till att inspirera till nya idéer och exponera fullmäktige och tjänstemän för bästa praxis.

"Att delta i europeisk projektutveckling och attrahera medel från olika källor som INTERREG och Horizon2020 krävde en betydande och samlad insats, men bidrog till att bygga upp förtroende för europeiskt samarbete, skapa fart, och stödja mikropiloter över hela staden, " sa Muriel Pels. "Det hjälpte oss också att identifiera och prioritera stadens styrkor, arbeta tillsammans med innovativa små och medelstora företag och utnyttja lokal och internationell processexpertis."

Kunskapen, relationer och påtagliga resultat, inspirerade staden att rikta in sig på ett flaggskepp "Smart Cities and Communities' finansieringsuppmaning. Uppföljning av åtgärder från det tidigare projektet, såsom en nästan nollenergirenovering som en del av Climate-KIC Smart Sustainable Districts (SSD)-programmet.

Sätter igång ett smart stadskonsortium – två gånger

"Ett tydligt och genomarbetat projektförslag, delas öppet, var en viktig utgångspunkt, " sa Carolien van Hemel från USI. "Vi försökte identifiera och bygga vidare på tillgångarna och ambitionerna hos alla i kärngruppen. Passade det med deras tematiska fokus, planer och investeringsstrategier?" Aktörer inkluderade energinätsoperatören Stedin och LomboXnet, ett SME som skapar smarta solladdningslösningar för e-fordon.

Med ett gediget skelettdokument i spel, det naturliga steget var att få alla runt bordet. Men möten lyckades aldrig riktigt med flera regissörer tillsammans. "Samtalen blev inte tillräckligt öppna för att verkligen föra fram idéer", förklarade Carolien. "Vi insåg att mindre möten – 1:1 även om möjligt – var nyckeln till att bygga öppenhet och förtroende i de tidiga stadierna av ett komplext projekt." USI och kommunen försökte också hitta rätt profil på person att prata med, inte nödvändigtvis bara börja på toppen. "Prata med en kontakt på intressentorganisationen som förstår projektförslaget, har en viss kompetens och kan kommunicera det väl internt."

Med ambassadörer rekryterade i nyckelpartnerorganisationer, det andra steget var att leta efter en fastighetsägare med en renoveringsfastighet och tidslinje som kunde passa. Efter flera utforskande samtal, Det sociala bostadsbolaget Bo-Ex gav den perfekta passformen. Energiföretaget Eneco kom ombord och University of the Arts Utrecht (HKU) gick också med för att föra in co-creation och gamification expertis i projektet.

Ett första förslag till europeiskt fyrprojekt lämnades in av Utrecht 2016. Det var väl utvärderat men misslyckades. Tillbaka till ritbordet och lite kritiskt tänkande för Utrechts ekosystem. Inbjuden att delta för ett andra skott:Civity, ett ungt små och medelstora företag som verkligen förstod potentialen med (öppna) stadsdata för att främja innovation och leverera bättre tjänster; telekomföretaget KPN; och den lokala mobilitetsleverantören Qbuzz.

Att lägga till nya partners berikade verkligen Utrechts smarta stadsplaner, men också medfört utmaningar. Carolien Van Hemel:"Under hela processen att hitta och anpassa intressenter kring det grundläggande projektförslaget, det var viktigt att vara medveten om eventuellt motstridiga intressen mellan intressenter. Städer måste vara kreativa för att hitta och erbjuda lösningar på detta."

Nyckelingredienser och viktiga detaljer

Bakom varje projekt står människorna och organisationerna. Att ha en katalysator, mäklare och mästare är avgörande. Utrecht Sustainability Institute har ett starkt DNA för att förena forskare, hållbarhetsförespråkare och leverantörer av nära-till-marknadslösningar. Det är en ung organisation som vill och kan ta risker. Deras samarbete med kommunen var mycket kompletterande och byggde på engagemang och förtroende för varandras team.

Denna roll som mindre, en smidigare katalysatororganisation är också synlig på andra håll i IRIS Smart Cities. Jonanneberg Science Park har varit avgörande i Göteborg, Energy Hive för andra stad Alexandroupolis och Sustainable Building Cluster i Santa Cruz de Tenerife dyker genast upp i minnet.

Med alla intressen och ambitioner i linje med demonstrationen, diskussioner kommer oundvikligen till den avgörande frågan om pengar. För Utrecht, transparens var återigen nyckelordet och ansträngningar som gjordes för att till fullo förstå varandras intressen. Individuella och konfidentiella möten ledde till ett tydligt budgetförslag som ska delas och slutföras tillsammans. Hela processen krävde många samtal och personligt utbyte.

Replikera demonstrationsutvecklingsprocessen

Så finns det några fler tips för andra städer som vill replikera eller andra initiativtagare till smarta städer att tänka på? För Utrecht och IRIS Smart Cities, den huvudsakliga vektorn var en stor EU-finansieringsuppmaning. Ett externt ramverk och strikta deadlines kan ge nyttiga impulser, men även om den inte är närvarande, försök hålla god fart och bygga fart på idéerna och planeringen.

En bra ram för detta, råder Carolien van Hemel, är att organisera människor och initiativ kring specifika prioriteringar eller teman. Det kan vara FN:s hållbara utvecklingsmål eller en mer lokal långsiktig vision för hållbarhet. Den kringgår också den fördelaktiga men ibland riskfyllda kopplingen till politiska eller personlighetssponsrade teman. Politiskt stöd för en demonstration kan vara en drivkraft, men politiker kan förändras eller få hörn av sina åtaganden och kan inte ge samma kvalitet på stöd.

IRIS andra stad Santa Cruz de Tenerife, till exempel, har konvergerat kring en "Grön för 2030"-strategi. Deras flaggskeppsprogram, kanaliserar många initiativ för att:utveckla nya grönområden, tillhandahålla effektiva offentliga tjänster och säkerställa en hållbar energiförsörjning. Det är en viktig drivkraft i en vision för innovation, entreprenörskap och kreativitet för att förbereda framtiden för hela ön. Santa Cruz har också använt en EIP-SCC-metod och externa aktörer för att påskynda anpassningen kring detta. Enligt metodikens medförfattare, Judith Borsboom-van Beurden, Senior forskare vid NTNU-universitetet, "en tidig involvering av alla statliga och icke-statliga aktörer är grundläggande för att maximera resultatet och vägledningspaketet för integrerad planering och förvaltning kan ge idéer om hur man gör detta."

Till sist, städer som vill sätta upp sina egna demonstranter bör titta på den kommersiella dynamiken och marknadsdynamiken. Tillhandahålls tjänster till stor del av stora företag eller övervägande små och medelstora företag? Processen för engagemang av intressenter och avtal som görs kan vara mycket olika i enlighet därmed. En kommun och alla samarbetspartners kan ha nytta av att ta en ordentlig titt på vem som tillhandahåller lösningarna eller tjänsterna och vem som kan köpa och dra nytta av dem innan planerna slutgiltigt görs.