Som en del av kampen mot covid-19, Kanada uppmanar "anställda på alla arbetsplatser ... att arbeta på distans närhelst och var det är möjligt."

Även om vi kanske finner tröst i att tänka att byta mellan kontor och distansarbete mest är ett IT-problem, tre decennier av ledningsforskning om distansarbete säger oss att de verkliga utmaningarna bara har börjat.

Tusentals team över hela Kanada går igenom den svåra övergången att omdefiniera hur de fungerar. Hur team tacklar dessa utmaningar kommer att få djupgående konsekvenser för deras produktivitet och deras medlemmars välbefinnande. Nedan är tre utmaningar som team kommer att möta, och praktiska rekommendationer om hur man kan mildra deras effekter.

Omdefiniering av kommunikationsnormer

Kontorsanställda delar en stor mängd information personligen – de stannar till på varandras kontor för att få råd, klargör förväntningarna över en kaffe eller samlas vid vattenkylaren för att prata. Forskning visar att informella diskussioner hjälper anställda att förstå vad som händer i deras team och hålla känslorna av isolering borta.

Team som byter till distansarbete behöver skapa nya kommunikationsnormer som passar deras nya sammanhang. Teammedlemmar bör inte vara rädda för att överkommunicera först, även om det känns fel att göra det.

Till exempel, Att ringa en kollega via telefon flera gånger i rad kan vara ogynnsamt i kontorssammanhang men är helt acceptabelt för team som byter till distansarbete.

Nya kommunikationsnormer kan bara uppstå genom experiment, och experiment innebär försök och misstag.

Hantera arbetslivskonflikter

Kontorsarbetare är vana vid att hålla sitt arbete och sitt privatliv relativt åtskilda i rum och tid (vilket betyder att de arbetar på kontoret under arbetstid, och leva livet privat hemma resten av tiden), vilket hjälper dem att begränsa konflikter mellan de två. Vår plötsliga byte till distansarbete raderar dessa gränser, vilket suddar ut vårt ansvar.

Nya distansarbetare, särskilt de med anhöriga, behöver omdefiniera förhållandet mellan sitt arbete och sitt privatliv. För att begränsa konflikter och avbrott mellan de två, distansarbetare bör förhandla med sina chefer om ett kreativt schema som balanserar båda ansvarsområden — till exempel, genom att varva arbets- och familjeansvar under dagen.

När väl inställt, anställda ska kommunicera med sina medarbetare när och hur de kan nås för arbetsfrågor.

Ytterligare, nya distansarbetare som inte har ett hemmakontor bör avstå från att arbeta i områden som de vanligtvis använder för avkoppling, som en säng eller soffan, hur frestande det än är.

Istället, de bör omorganisera sina hem och använda ett bord eller ett skrivbord i ett lugnt utrymme som sin arbetsstation. Här också, familjemedlemmar bör informeras om att detta område endast är avsett för arbete.

Att tänka om vad tillsyn innebär

När vi inte kan se en anställd arbeta, vi kanske misstänker att de inte drar på sig. Även om vissa jobb involverar kvantifierbara arbetsresultat som skulle kunna lindra dessa problem, många gör det inte. En projektledare, till exempel, kanske bara utfärdar en leverans med några veckors mellanrum, vilket begränsar möjligheterna till övervakning.

Chefer kommer att möta den viktiga utmaningen att omdefiniera vad att övervaka anställda innebär i samband med distansarbete.

Ett vanligt misstag chefer gör är att kompensera för bristen på direkt observation genom att noga övervaka hur distansanställda gör sitt arbete. Denna strategi är dömd att misslyckas eftersom chefer inte vet allt som händer i fjärranställdas liv. Till exempel, en anställd kan besluta sig för att arbeta på en helg för att kompensera för att han tar hand om ett sjukt barn under veckan.

Istället för att fokusera på hur de anställda arbetar, arbetsledare bör förklara för dem varför deras arbete är viktigt. I osäkra tider, anställda kanske glömmer vad deras arbete faktiskt innebär, speciellt om sammanhanget har förändrats.

I min forskning, Jag tycker att människor som fokuserar mer på Varför de arbetar är mer benägna att utforska nya kreativa möjligheter i sitt arbete än människor som fokuserar mer på hur de arbetar.

Kortfattat, Att byta från traditionellt kontorsarbete till distansarbete är en grundläggande förändring i hur team fungerar.

Utmaningarna ovan kommer att ta tid att lösa, och missförstånd är att vänta. Av denna anledning, vi borde ha överseende med varandra under denna experimentperiod och fokusera på att etablera effektiva arbetsnormer för vår nya normala.

Denna artikel publiceras från The Conversation under en Creative Commons -licens. Läs originalartikeln.