Många proffs, inklusive akademiker, är vana vid att flyga mycket. Eller så minskade de flygresorna drastiskt före COVID-19 och störde konferensplanerna globalt. Tills vidare, minglet av många människor i hotellets konferensrum, flugit in från många håll, är inte ett alternativ.

Konferenser organiseras allt oftare online. Hur detta ska se ut och vilka förändringar det innebär för karaktären på professionella nätverk och kunskapsdelning återstår att se.

Men smarta designval kan leda till betydande vinster i hållbarhet, tillgänglighet och de insikter människor kan få från konferenser under covid-19-eran och därefter.

Onlinekonferenser ger nya möjligheter att bredda konversationer och bjuda in mer inkluderande feedback. Vårt arbete är intresserad av hur forskningsmetoder med låga koldioxidutsläpp kan vara bra för planeten och bra för forskningsresultat.

Kostnader för att resa

Att vara och arbeta tillsammans, särskilt i mindre verkstadsmiljöer, är ett ovärderligt sätt att skapa nya idéer och kopplingar inom många områden och professionella miljöer. Men äldre modeller av insamling, särskilt i sin skala och kolintensitet, har nackdelar som vi inte längre har råd att ignorera.

Att flyga var ett problem före pandemin. Flygresor bidrar till miljöorättvisor i samhällen som ligger nära flygplatser och i frontlinjen av klimatförändringarna.

Resekrav utesluter också många från deltagande, om det beror på höga kostnader, gränsrestriktioner, tillgänglighetsutmaningar eller press på deltagare med vårdansvar. Alla kan inte resa. Säkert, inte alla borde. Många av oss, särskilt i den globala norden, behöver resa mycket mindre.

Plan åt sidan, både på universitet och utanför, vissa människor undrar alltmer om konferenskongresser tjänar dem väl.

Är ett kort föredrag inom ett maraton av andra presentationer verkligen värt det? Finns det andra sätt att samla som kan göra mer för kunskapsdelning och planeten?

Nya modeller, nya möjligheter

Den goda nyheten är att det inte finns något behov av att uppfinna hjulet på nytt. Forskare som är inställda på flygets miljö- och rättviseutmaningar har experimenterat med alternativa format i flera år.

The Nearly Carbon Neutral Conference, drivs av professorn i miljöhumaniora Ken Hiltner vid University of California Santa Barbara, är ett exempel. Konferensen är värd för videosamtal på YouTube och WordPress – ett format som dramatiskt sänker deltagandekostnaderna.

Society for Cultural Anthropology och Society for Visual Anthropology erbjuder en annan modell:deras gemensamma tvååriga konferens körs som en åtta timmar lång loop med videoinnehåll, sänds till internationella noder med stöd tillgängligt för deltagare i Global South. Båda formaten har starka registreringsnummer, betydande räckvidd och förbättrade tillgänglighetsstandarder.

Andra vinster är möjliga genom mer experimentella metoder. En workshop vi anordnade tidigare i år, Energi på plats/inte på plats, lyckades knyta samman fem forskarlag och mer än 100 deltagare, allt utan registreringsavgifter. Presentatörer delade multimediaprojekt och lyfte fram uppfinningsrika sätt att producera verk för digital distribution.

Dessa och andra exempel tyder på att vi har möjligheter att omforma och återanvända konferenser för att minska koldioxidutsläppen och förbättra kunskapsdelningen. Detta kommer att kräva ett tillvägagångssätt för evenemangsplanering som inte bara försöker replikera personliga konventioner, men för att utforska onlineevenemangens unika kapacitet.

Få ut det mesta av att gå online

Här är tre sätt att ge fördelarna med att gå online.

1. Planera skriftlig feedback för rikare sessioner.

Konventionella akademiska konferenspaneler erbjuder begränsad tid för feedback:vanligtvis mindre än fem minuter per uppsats. Den här tiden kan lätt ätas upp av frågor som, som talare ofta noterar, "är mer av en kommentar, faktiskt."

Onlinehändelser kan utformas för att betona skriftlig feedback – via synkron chatt eller asynkrona kommentarstrådar – vilket säkerställer mer varierade och sammanhängande svar än verbala kommentarer på plats. Deltagare kommenterar rutinmässigt att detta är ett stort försäljningsargument för e-konferenser.

2. Planera för tillgänglighet från start.

Funktionshindrade designers och förespråkare har länge använt digitala verktyg för att träffas och arbeta på distans. Vi bör lära av handikappkulturens teknologier, protokoll och bästa praxis för att göra onlinesamlingar mer tillgängliga än vad traditionella konferenser någonsin varit. Om din konferens inte inkluderade bildbeskrivningar, bildtexter och översättningar innan, det kan det verkligen nu.

Bättre tillgång kan också öka mångfalden. Lägre avgifter innebär att fler underrepresenterade forskare eller deltagare kan komma in i det virtuella rummet. Arrangörer av e-konferenser kan också använda medel öronmärkta för resekostnader för att finansiera forskning och skapande av nya medier för att dela forskning direkt, som vi gjorde med konferensen vi planerade.

3. Använd nya presentationsformat kreativt.

E-konferensers starkt förmedlade karaktär har potential att skriva om det konventionella, och ofta monotont, Powerpoint presentation. Allt från små gester (som att spela in ett föredrag från en fältplats) till storslagna gester (som att komponera videouppsatser), e-konferenser kan använda digitala mediers kapacitet för förfrågningar och uttryck. Ett sådant tillvägagångssätt passar ihop med forskningsskapande, ett ramverk som utmanar forskare att artikulera sina argument på tillgängliga eller estetiskt engagerande sätt.

Arbetet framåt

Att eftersträva dessa förmåner betyder inte att de är garanterade, inte heller kommer dessa ansträngningar att ske utan risker.

Digitala distraktioner, energikrävande streaming, säkerhetsrisker, förveckling med övervakningskapitalism och att fånga den kreativa energin från personliga sammankomster är alla svårigheter som arrangörer av e-konferenser möter.

De är betydelsefulla, men inte oöverstigligt. Vi har nyligen skrivit en kort, tillgänglig rapport som belyser flera sätt att möta dessa utmaningar. Det här är en väg vi bygger genom att gå.

Allt som allt, störningarna av covid-19 ger en möjlighet att ompröva hur vi gör konferenser och workshops:att fråga vad de är till för, vilka de gynnar och hur vi kan förbättra dem, förhoppningsvis på ett sätt som permanent minskar mängden resor vi gör i en post-pandemisk värld.

Den här artikeln är återpublicerad från The Conversation under en Creative Commons-licens. Läs originalartikeln.