Kredit:CC0 Public Domain
Medan kontorsbyggnader traditionellt har varit i centrum för många människor, har faktorer inklusive covid-19-pandemin tvingat arbetsgivare att ompröva utseendet på sina arbetsplatser.
Tre professorer från Carl H. Lindner College of Business vid University of Cincinnati diskuterar tillståndet för personligt arbete, vad som går förlorat när arbetare inte är tillsammans i ett fysiskt utrymme och hur arbetsgivare anpassar sina arbetsplatser till moderna behov.
Professorerna är:
Vad är värdet av personligt arbete och möten ansikte mot ansikte?
Mästare: Det finns mycket värde i samarbetsmöjligheter och att bygga relationer. När vi pratar om människor som arbetar tillsammans personligen, tänker vi på alla slumpmässiga möten som människor kan ha på arbetsplatsen, bara stöter på varandra, bygger relationer utanför den typiska kommandoraden eller organisationsschemat.
Det finns också många möjligheter till delad information som inte alltid är avsiktlig. Genom att prata med människor utan att alltid ha ett syfte, eller vara i möten med människor där det pågår några andra sidokonversationer, ibland är en sidofördel att vi hör information som kanske inte gavs till oss direkt utan direkt påverkar vårt arbete , hjälpa oss att bli mer produktiva eller göra det möjligt för oss att lägga till idéer till den andra konversationen.
Sojka: Det är energin i att ha människor i rummet och entusiasmen i byggnaden. Det är smittsamt. Du kan inte få det över internet.
Vilka typer av jobb gynnas mest av personliga interaktioner?
Mästare: När du har arbete som sammanför olika discipliner och olika idéer, eller när du har arbete som kräver samarbete och kreativitet, är det de typer av jobb där det verkligen hjälper att ha mellanmänskliga kontakter och möten ansikte mot ansikte.
När du försöker samarbeta eller brainstorma kan det vara svårare i en virtuell eller hybridmiljö eftersom det är svårare att veta när man ska turas om. Det är svårare att bygga på varandras idéer. Det är svårare att se nyanserna och ansiktsuttrycken och vara uppmärksam på alla signaler som folk ger.
När du har samlat människor runt ett bord, i ett utrymme ansikte mot ansikte, finns det mycket av den delning och ytterligare kommunikation som går utöver bara det verbala budskapet. När du tänker på den typen av uppgifter som kräver samarbete, kreativitet eller att komma till ett beslut där det finns många motstridiga idéer, hjälper det verkligen att vara personligen.
Sojka: Inom försäljning är det vårt bröd och smör att vara inför människor eftersom hela poängen är att bygga en förtroendefull relation, och det gör du ansikte mot ansikte. Faktum är att det var en del forskning jag såg tidigt med covid, och den sa att om du ens hade ett litet möte ansikte mot ansikte, som kaffe i en halvtimme, är det lättare att bygga upp en förtroendefull relation online än med ingen alls.
Mästare: När vi tänker på livsmedelsbutiker och restauranger som gjorde mycket leveranser och avhämtning under pandemin, var de fortfarande tvungna att ha folk som arbetade, lagrade hyllorna, fyllde beställningar, lagade maten. Det finns många olika sorters jobb där det skulle vara omöjligt att bara arbeta hemifrån.
Och tyvärr är många av dessa jobb undervärderade eftersom det verkar som om de är lätta jobb eller att de inte behöver lika mycket utbildning eller kompetenskrav, men de är avgörande för ekonomin. Det såg vi verkligen under pandemin. Vi lägger stor vikt vid kunskapsjobb (tjänstemän) och teknikjobb, och det är viktiga jobb, men det är en jämförelse mellan äpplen och apelsiner.
Tänk på vilka typer av jobb och branscher och organisationer som är ryggraden i att behålla de tjänster som alla de andra behöver – livsmedelsbutiker, restauranger, tjänster, bilmekaniker. Alla dessa typer av saker är viktiga för att hålla allt igång.
Vad går förlorat när arbetarna inte är personligen tillsammans?
Sojka: Jag tror att det är svårare att bygga en förtroendefull relation eftersom allt jag kan se är ditt ansikte. Jag kan inte skaka din hand. Du har inte många ledtrådar. Trovärdighet är 58% kroppsspråk, 35% hur du säger det och endast 7% är vad du säger. Det kommer från Fran Hausers bok, "Myten om den trevliga flickan".
Omvänt var företag glada eftersom de sparade massor av pengar [under pandemin] på resor. Speciellt om det var kunder som de redan hade arbetat med – vi har byggt upp en förtroendefull relation, vi har ätit middag, vi känner varandra – och sedan byter du över det till online, det är mycket enklare. Om det var ett redan existerande förhållande, ingen stor sak. Jag vet redan vem du är. Men helt ny, den är tuffare.
Frys: Vad jag tror att vi kan se är att det finns mindre möjligheter för det som ibland kallas serendipity. Så, om jag är i analys, är du professor i journalistik, och vi råkar bara dyka upp på lunchen en dag, och du råkar nämna att du har försökt hitta en specifik datamängd.
Och jag säger, "Åh, jag vet det." Höger? Men i en onlinemiljö händer det inte. Det kommer att bli svårt att mäta dessa saker, men jag tror att det kan finnas en viss förlust av kreativitet bara för att vi inte har dessa oavsiktliga interaktioner där vi bara chattar och det visar sig att vi har ett gemensamt intresse – att skulle inte komma ut på ett [Microsoft] Teams-möte där vi har schemalagt A, B och C.
Mästare: En av de största fördelarna med att vara personlig är bara förmågan att se människor konsekvent, se dem i olika situationer och stöta på dem både målmedvetet och tillfälligt. Det är den typen av möten som bygger starkare relationer på arbetsplatsen, en starkare känsla av tillhörighet, en starkare känsla av tillit och mer vilja att vara dig själv på arbetsplatsen. Jag tror inte att det kräver 100 % tid på kontoret, men det kräver viss investering i att vara där och ha den typen av möten.
Sojka: Jag tror att pandemin var riktigt hård känslomässigt för säljare. Det är en sak om du arbetar med dataanalys och ditt jobb är att spendera tid framför en dator. Säljare är "människor". De älskar sina kunder. De tog hand om sina kunder. De tyckte om att se sina kunder. Det var verkligen svårt att inte kunna komma framför sina kunder och äta lunch. Jag vet att de jag har pratat med har varit väldigt glada över att saker öppnar sig.
Säljare är vana vid att äta och äta, bygga relationer, komma inför kunderna. Och helt plötsligt, i många fall, presenterar du för en tom skärm. Vi är vana vid att vara inför människor, så du kan läsa deras reaktioner, du kan läsa deras kroppsspråk. Om du är på internet, och folk har stängt av sina skärmar, kan du inte ens läsa kroppsspråket.
En säljare beskrev det som att han pratade med syrsor. Du har ingen aning. Jag tycker att det var riktigt svårt ur ett affärsperspektiv. Naturligtvis lärde de sig hur man gör. Alla företag mår bra. Säljare som jag är i kontakt med mår alla bra. De anpassade sig, men jag tror att det känslomässigt var väldigt jobbigt.
Mästare: Arbetsplatser är en av de enda platserna vi verkligen möter människor som skiljer sig från oss. Om vi är religiösa, tenderar vi att gå till kyrkan eller synagogan eller moskén med människor som är som oss. Vi tenderar att bo i stadsdelar med människor som oss. Vi tenderar att hamna i många olika situationer med människor som är som oss.
Och oavsett om det handlar om mångfald av tankesätt, discipliner eller etnicitet och religioner, är arbetsplatsen en av nyckelplatserna där vi möter människor som skiljer sig från oss på ett meningsfullt sätt. Och jag oroar mig för att när vi förlorar det, blir vi mer isolerade från människor som skiljer sig från oss. Vi är inte lika utsatta för nya idéer och olika sätt att tänka, och det tycker jag är en stor förlust.
Jag oroar mig för att ju mer vi blir isolerade när vi arbetar hemma, desto stelare blir vi i "vi mot dem"-tänkandet. Traditionellt har arbetsplatser varit en plats där du under 40 timmar i veckan är runt många olika människor, du utsätts för olika idéer, du får lita på dem i olika miljöer, och det öppnar människor för olika sätt att tänker.
Även om det finns fördelar med att arbeta personligen, hur balanserar arbetsgivare det med många anställdas önskan att arbeta hemifrån?
Frys: Jag driver vårt Center for Business Analytics där vi har 28 företag som är medlemmar. De kämpar alla med det här. Alla från P&G och Kroger till Great American och Fifth Third, alla försöker lista ut detta. Alla tror att det finns ett värde, men det finns en avvägning. Det finns ett värde i att ha glada medarbetare, och de upptäcker att anställda är gladare om de kan tillbringa åtminstone en del av sin tid med att arbeta på distans.
Sojka: Internet försvinner inte. Vad vi har lärt oss är att det finns många affärer som kan göras perfekt över Zoom, och det kommer att spara pengar. Det är en win-win eftersom företagen inte behöver spendera på resor, säljare behöver inte spendera tid hemifrån och verksamheten bedrivs. Det försvinner inte, men du måste fortfarande ha den personliga relationen för att kunna bedriva verksamheten online.
Kommer företag att minska sina kontorsutrymmen med ökad komfort med distansarbete?
Sojka: När det gäller försäljning gjorde många av dem bort sina kontor eftersom det återigen är en kostnadsbesparande åtgärd. Om du är en företagssäljare bör du inte vara på kontoret ändå. Du ska vara med din kund. Om du antingen är hos kunden eller arbetar hemifrån sparar de pengar på kontorsutrymmen.
Särskilt för försäljning kommer du sannolikt att se färre och färre kontorsbyggnader. Till och med inom försäljning där du hade alla i en bullpen typ, även många av dem var tvungna att gå på distans, och när de väl gick på distans, insåg de att detta fungerar bra och billigt. Även de förblir avlägset.
Mästare: En finansiell planerare jag känner har flyttat från kontorslokaler till kontorslokaler och till slut bara sagt:"Jag behöver inte det här. Pandemin har visat mig att jag inte behöver spendera den här typen av pengar, vilket gör att jag kan spara pengar och även för att spara kunderna pengar." När det gäller kommersiella fastigheter tror jag att vi hör om organisationer som försöker bestämma sig när hyresavtal dyker upp:"Behöver jag allt det här utrymmet? Vad vill jag göra med det?"
Sojka: Jag tror inte att [affärsresesegmentet] är tillbaka än. Det kommer, men nu när företag, särskilt med befintliga kunder – vi känner dig, vi behöver inte besöka dig varje månad – kommer dessa möten fortfarande att göras online. Men de andra, vinet och middagen, och "Hej, låt oss lära känna varandra. Du kan lita på mig." Sånt, jag tror att det tar fart igen.
Hur kommer de att se ut för företag som har kontor?
Mästare: Jag tror att mycket av det kommer att vara beroende av företaget, vilken bransch det är i och vad dess särskilda behov är. Jag hoppas att vi har lärt oss mycket under pandemin och lärt oss av forskningen som kommer ut om öppna ytor kontra kontor kontra skåp. Jag tror att framtidens idealiska kontorsutrymme kommer att ha ett antal olika konfigurerbara utrymmen i sig som kan användas för flera ändamål.
Det kommer att finnas några privata kontor och människor som alltid är på privata kontor för att de gör "djupt genomtänkt arbete", och det är mest meningsfullt för dem att vara där. Jag tror att det kommer att bli mer öppna samarbetsutrymmen där människor kan samlas under hela dagen, de kan komma ut från sina privata utrymmen och träffas, dela idéer och få dessa utrymmen inbyggda jämfört med att alltid försöka hitta ett konferensrum.
Du kommer att ha små samlingsutrymmen, och jag tror att du kommer att ha skåp eller öppna utrymmen som är "hotell" där folk kan komma in och arbeta för dagen, men de behöver det inte fem dagar i veckan .
Efter att precis ha gjort en rundtur i [nya UC] Digital Futures-byggnaden, tror jag att det är ett exempel på ett utrymme där de försöker göra en del av det. Det finns labb och kontor, men det finns många olika typer av små mötesplatser, samlingsutrymmen. Det ser du i vår byggnad här på Handelshögskolan också.
Hur ser anställda på öppna kontorsutrymmen kontra privata utrymmen?
Mästare: Flera kollegor och jag genomförde en studie av en grupp anställda som flyttade från enskilda skåp till öppna ytor. En av sakerna som kom ut av den här studien var att de anställda var mycket oroliga för att kunna höra varandras samtal innan de gick in i detta utrymme.
Efteråt sa de:"Du vet, det visade sig faktiskt vara positivt eftersom det fanns konversationer som jag inte var en del av, men när jag hörde lite av det insåg jag att jag borde vara en del av det. Jag vände mig om, gick med i konversationen, och i själva verket löste det ett problem för oss alla ännu snabbare än vi skulle ha gjort tidigare." Det kommer inte att gälla alla arbetssituationer, men det är en fördel med att ha dessa tillfälliga möten, dela information och bygga relationer över tid.
Det finns definitivt tider och sammanhang där öppna utrymmen är mycket meningsfulla. Om du har ett projektteam som arbetar tillsammans, om du har personer som arbetar i agila arbetsmiljöer, många gånger att alla i samma utrymme arbetar tillsammans, hör varandras idéer, kan hoppa upp och snabbt gå med i en träffas och sedan gå tillbaka till jobbet, det är fantastiskt.
Men det är inte den enda typen av utrymme som dessa människor behöver. De behöver ofta privata utrymmen att gå till för sitt "djuptänkta arbete". Det kan finnas mötesrum du behöver för när en undergrupp behöver prata och inte störa de andra i gruppen.
Så öppna utrymmen har definitivt vissa fördelar över korta tidsperioder, men att vara det enda utrymmet för en person att arbeta i för med sig en del negativa effekter också. Och, som vi såg i pandemin, är det svårt att föra in människor i ett öppet utrymme när de skulle behöva vara maskerade hela tiden eller oroa sig för om de eventuellt skulle kunna smitta varandra. Så privata kontor som kan stängas erbjuder många fördelar.
Hur kan arbetsgivare förbättra kontorsmiljön för sina anställda?
Frys: Vi försöker ofta tvinga personen till arbetsmiljön snarare än att anpassa arbetsmiljön efter personen. Några av de saker vi ser [i en UC-studie av arbetsmiljöer] som matchar några av de hypoteser som gjorts av experter på arbetsplatsdesign, är att kontroll över din arbetsmiljö faktiskt spelar roll. Kontroll är något folk gillar. I statistiken finns det ett begrepp som kallas "medelvärdesfelet".
När du designar ett system så att det är bekvämt för "genomsnittspersonen", kanske det systemet faktiskt inte uppfyller önskemålen från någon enskild individ eftersom ingen är exakt "genomsnittlig". Och så är alla olyckliga. De flesta som har haft en betydande annan vet detta. Om du delar hushåll, gillar någon att det är varmt; någon gillar det kallt. Om vi ställer in termostaten på 68 grader, om det är genomsnittet av vad vi båda gillar, nu är vi båda missnöjda.
Det är utmaningen. Hur möter vi dessa individuella preferenser i en kontrollerad miljö? Dessutom gillar folk ljus, men beroende på om mitt skrivbord är orienterat på det här sättet eller på det sättet, så gör det faktiskt stor skillnad. Det är några saker som är ganska lätta att ändra, precis där vårt skrivbord är. Om jag bara vänder lite på ditt skrivbord kan det utsätta dig för mycket mer ljus än en annan orientering, och den lilla förändringen kan göra stor skillnad i hur du uppfattar din arbetsmiljö.
Mästare: En av de saker som verkligen är viktiga för människor är att kunna göra utrymmet till sitt eget när det gäller identitet; alla små tchotchkes som folk sätter runt, vad de sätter på väggarna, förmågan att ta in alla dina Marvel-figurer.
I den studien gjorde vi med ett företag som flyttade ett par team till öppna ytor, det här var något många pratade om innan flytten; de låg i bås och de sa:"Titta på alla mina figurer, titta på mina affischer på väggen. Var ska jag sätta det och hur kommer mitt skrivbord att skilja sig från någon annans? Jag tillbringar mycket tid på att arbeta vid det här skrivbordet. Jag vill att det ska spegla min personlighet och vem jag vill vara på arbetsplatsen."
Att inte kunna göra det var ett verkligt bekymmer för dem. Det är verkligen en stor sak för människor att kunna uttrycka vem de är på arbetsplatsen, och ett av sätten vi gör det är i vad vi lägger in i vårt utrymme, hur vi inreder det, vad vi tittar på när vi är arbetar.
Om kontor flyttar till ett "hotell"-system, hur kommer det att påverka anställda och deras önskan att anpassa sitt utrymme?
Mästare: Det gör den mycket mer steril. Det gör det mindre likt ditt utrymme, och det blir bara ett utrymme att parkera en stund. Det kan fungera ibland, precis som det kan fungera ibland att gå till Starbucks och sitta ner och jobba. Men på längre sikt gillar folk att ha äganderätt över det utrymmet; det är deras utrymme.
Och det har gjorts några kvalitativa studier som har visat att när du har det här "hotell"-utrymmet, så är den som kommer först, det är deras. Människor kommer att lämna markörer på det utrymmet för att försöka avskräcka andra från att ta det, även om det inte är tilldelat. De lämnar en smutsig kaffekopp. De kommer att lämna något i utrymmet som de tror att andra människor inte kommer att använda så det är fortfarande deras även om det inte riktigt är deras.
Dagens elever har till stor del vuxit upp med teknik och haft minskade personliga interaktioner under några av sina uppväxtår på grund av covid-19-pandemin. Hur förbereder du dem för att arbeta personligen?
Sojka: Våra säljrekryterare vill ha ansikte mot ansikte, och våra studenter är rädda för att gå ansikte mot ansikte nu. De är vana vid att gömma sig bakom en datorskärm. I pandemin är eleverna vana vid att gömma sig bakom en skärm. De tänker, "Åh, det är mitt CV." Inte i försäljningen. De vill se människor.
Jag säger till mina elever att de kommer att bli kära i dig, i ditt leende, i din ögonkontakt, i hur du kan starta en konversation. Och då kommer de att säga, "Åh, förresten, har du ett CV?" Vi driver verkligen på den interpersonella kompetensen och den förmågan att prata med människor ansikte mot ansikte. Rekryterarna vill ha det. Eleverna, de har helt enkelt inte tränat.
Mästare: En av de saker vi gör är att betona vikten av dessa "mjuka färdigheter". Tekniska färdigheter kommer att ge dig jobbet och kommer att ta dig så långt, men när du funderar på att gå in i ledarskap eller bli en riktigt framgångsrik anställd är det de mjuka färdigheterna som betyder något – att kunna agera respektfullt, ha goda kommunikationsförmåga, att skapa förtroende hos dina medarbetare, kunder och andra människor du möter.
Att prata om hur viktiga dessa färdigheter är, att betona dessa färdigheter och bygga in dem i våra olika kurser är viktigt för nästa fas. De är lika viktiga som tekniken om du ska arbeta hybrid, eftersom du behöver förstå hur man kommunicerar virtuellt, hur man konstruerar e-postmeddelanden, hur man hanterar sig själv i ett virtuellt möte.
Båda uppsättningarna av färdigheter är verkligen viktiga, men med tiden har forskning visat att det är de mjuka färdigheterna som verkligen skiljer människor som går upp i organisationer och till ledarskap. Det är dessa "förmågor av emotionell intelligens."
Sojka: Jag lär våra elever att vara flytande i båda. Flytande och bekväm både online och personligen.
Vilka andra utmaningar finns när den här nya generationen anställda börjar komma in på arbetsmarknaden?
Mästare: Tekniken har förändrat hur generationer gillar att kommunicera överlag. Det ska bli intressant att se. Jag känner många av våra elever som skulle göra nästan vad som helst för att inte behöva svara i telefon – skicka ett sms till mig, skicka ett mejl till mig, Snapchatta mig, gör vad du vill, men ring mig inte; Jag tänker inte ta telefonen.
Du tittar på en generation eller två över dem som säger att telefonkonversationer är hur du når människor, och du lämnar röstbrevlådan och väntar på att de ska ringa upp dig. Det är bara inte så vi kommunicerar längre. Det handlar också om att förstå skillnaderna mellan generationer och leta efter hur mjuka färdigheter kan hittas i nya kommunikationsstrategier eller hur vi tolkar dessa budskap.
Jag tror att vi fortfarande förhandlar om några av dessa saker när du har flera generationer på arbetsplatsen, och de inte nödvändigtvis förstår varandra helt. Skillnaderna är det som verkligen leder oss till bättre lösningar och bättre problemlösning eftersom vi tar med många olika perspektiv till bordet, och om vi är villiga att ha meningsfulla samtal där det kan uppstå konflikter om idéerna men inte konflikter på människor, så är det när du kan få riktigt kreativa, innovativa lösningar som tar det bästa av alla idéer. + Utforska vidare
