Mängden information och data som arbetarna ställs inför varje dag har ökat enormt under de senaste åren. Globalisering och digitalisering har lett till en stadig ökning av komplexiteten i arbets- och affärsprocesser. Allt som är aktuellt idag kan vara föråldrat imorgon. Som ett resultat, beslutsfattare behöver hela tiden skilja relevant från irrelevant information.

Genom att göra så, de stöds ofta av digitala informationssystem. Moderna organisationer, företag och förvaltningar använder dessa system till exempel när de gör affärskalkyler, utveckla nya produkter eller ta fram marknadsföringskoncept. Men vilken effekt har dessa verktyg på de som använder dem? Och gör dessa informationssystem användarna "dumma" eftersom de, användarna, utmanas inte längre? Raka motsatsen, säger psykologer och informationsvetare vid universitetet i Münster. Det är förmågan att glömma saker som gör människors förmåga att agera i första hand, och det gäller såväl individer som hela organisationer. Resultaten av studien har publicerats i Ergonomi tidning.

Ett team vid universitetet i Münster ledd av Guido Hertel, Professor i organisations- och affärspsykologi, och prof. Jörg Becker från Institutet för informationssystem, simulerade typiska affärsprocesser i tillverkningsföretag där människor gång på gång fick bestämma hur många av företagets produkter som ska säljas i olika fiktiva länder. Resultaten visade att tillgången på ett stödjande informationssystem inte bara ledde till bättre ekonomiska beslut, men också frigjort användarnas kognitiva resurser. Deltagarna kunde bättre komma ihåg detaljer om deras företags andra produkter än vad personer i kontrollgruppen kunde, som fattade beslut utan något systembaserat stöd och, som ett resultat, var tvungna att behålla mer information i minnet. Dessutom, deltagarna som kunde använda informationssystemet rapporterade att de kände mindre stress när de arbetade med de komplexa uppgifterna.

Dock, att glömma är inget som beslutsfattare tycker är lätt. "Den stora förutsättningen för dessa positiva effekter var att testpersonerna litade på informationssystemet, ", säger Guido Hertel. "Först då kunde bättre prestanda tydligt observeras." Forskarna upptäckte att den tekniska tillförlitligheten och kvaliteten på det tillgängliga informationsinnehållet verkade vara avgörande för användarnas förtroende för informationssystem. den upplevda kompetensen och erfarenheten uppvisad av inblandade andra personer, som utvecklare och supportpersonal, spelat en viktig roll. "Vad vi tyckte var överraskande, säger Hertel, "var att förtroendet för informationssystemen bestämdes av en mängd olika påverkande faktorer. Misstro, å andra sidan, uppstår redan med ett enda problem, t.ex. ett enstaka tekniskt problem."

Resultaten av studien ger en första modell för utformningen av pålitliga och, som ett resultat, effektiva – informationssystem, att låta beslutsfattare i organisationer glömma onödig information. Resultaten är relevanta för alla arbetsområden där datorsystem kontinuerligt förbereder data för beslutsfattande. I sådana fall, väldesignade och pålitliga informationssystem kan förbättra prestanda, minska stress, och frigöra kognitiva resurser för andra uppgifter. I uppföljande studier, forskargruppen tittar nu på andra faktorer som påverkar riktad glömska på jobbet, t.ex. kostnader som uppstår till följd av felaktiga beslut eller användarens personliga inriktning mot säkerhet eller säkerhet. Syftet med studierna är att på bästa sätt anpassa informationssystem till olika allmänna förhållanden.