Aktuell forskning om lagarbete visar att vi inte blir mindre produktiva när vi arbetar hemifrån, förutsatt att vi arbetar intelligent och är utrustade med verktyg som gör att vi kan arbeta tillsammans med våra kollegor. I den här artikeln, forskare kommer att ge oss råd inte bara om vad som fungerar, men också på det som inte är så smart.

Sedan en tid tillbaka, forskaren Nils Brede Moe vid SINTEF, Norge, har studerat team som arbetar för företag som Spotify, Ericsson och DNV GL, samt flera banker och konsultföretag.

Han menar att det är mer än möjligt att behålla produktiviteten även om vi nu måste jobba hemifrån — i så kallade virtuella team.

"Det är inte så att virtuella team betyder lägre produktivitet, även om det kan vara lite mer utmanande för sådana team att arbeta effektivt, " säger Moe. "Vår forskning har avslöjat några virtuella team som är mycket mer effektiva än samlokaliserade team, " han säger.

Många upplever att de får mer gjort när de jobbar hemma, där det är färre avbrott. Detta är något som forskarna själva har observerat.

"I genomsnitt, en utvecklare behöver 20 minuter för att återgå till en uppgift efter ett avbrott, säger Moe.

Rätt kommunikation är nyckeln

Att arbeta hemifrån gör det lättare att bedöma vilka uppgifter som måste prioriteras eftersom vi slipper hantera en kontinuerlig ström av input och främmande uppgifter. Dock, fördelarna med att arbeta hemifrån kan vara att få ett skott över fören. Det är för lätt att skära bort möten som faktiskt tjänar ett användbart syfte. Att ha så mycket kommunikation i skrift gör det lätt för människor att missförstå varandra.

"Vi har upptäckt att det är otroligt viktigt att använda videokonferenser och prata med varandra, snarare än att bara dela tankar och behov skriftligt, " säger Moe. "Videomöten bör vara obligatoriska för team som inte arbetar på samma plats, " han säger.

Han påpekar också vikten av att ha bra utrustning på plats – kvalitetsheadset, datorer och, inte minst, en pålitlig internetanslutning. Ett annat råd han ger är att vi inte ska jobba sittandes i soffan. Inte överraskande, forskning visar att detta inte gör vår rygg någon tjänst, så rådet är att gå upp, stå och gå runt.

"En bra idé är att ha en en-mot-en-konversation i telefon medan du tar en liten promenad, säger Moe.

Här är forskarnas fem tips för videomöten online:

• Använd inte möten bara för statusuppdateringar. Denna information kan delas på andra sätt. Det är chefer som får ut det mesta av statusmöten, men de är av ringa värde för vanliga teammedlemmar
• Se till att alla får möjlighet att komma till tals (tillämpa en incheckningsövning under längre möten)
• Se till att tjänsten som mötesordförande roteras så att fler än en person får ta ansvar
• Använd videokonferenser hela tiden
• Ha inte för många mötesdeltagare. Möte med fler än 11 ​​eller 12 deltagare har minskat värdet för deltagarna. Om det är många som deltar, ett tips är att räcka upp handen om du har något att säga.

En virtuell chef har ett krävande jobb

Ett annat forskningsresultat är att chefer ofta känner ett behov av att utöva högre nivåer av mikrohantering när deras teammedlemmar arbetar på distans.

"Det här är ingen bra idé, säger Moe, och fortsätter med att förklara. "Möten som hålls enbart för att rapportera är ofta ineffektiva. Om en chef litar på att hans teammedlemmar arbetar som vanligt, det finns ingen anledning att anta att det finns ett större behov av statusrapporter när teammedlemmar arbetar hemifrån, " han säger.

Dock, det är inte så lätt att vara chef för ett virtuellt team. Av denna anledning, forskarna rekommenderar att chefer lägger sin tid på att välja högkvalitativa och effektiva gemensamma teknikgränssnitt som säkerställer att alla i teamet är uppkopplade via samma system. Det är också viktigt för chefer att lägga mer tid på en stöd- och utbildningsroll snarare än att kräva rapporter från sina team.

"En chefs huvudfokus måste vara att ta bort hinder och hjälpa till att identifiera effektiva lösningar, båda tillsammans med laget som helhet, och med individuella teammedlemmar, säger Moe.

Ta en för laget – men inte i din pyjamas!

På riskbyggaren och konsultföretaget Iterate, som deltar i ett forskningsprojekt med SINTEF, människor är väl medvetna om sin nya arbetssituation. Men stämningen i företaget är god.

"Nu jobbar vi hemifrån för vi måste, och vi mår bra av det eftersom vi alla är i det här tillsammans, ", säger vd Rune Larsen. "Utmaningen blir vad som händer när vi har jobbat så här i ett halvår. Vad kommer att hända när vår solidaritet börjar falla isär? Just nu ligger vårt kontinuerliga fokus på reflektion och träning så att vi kan anpassa oss till den nya situationen, " han säger.

HR-avdelningen på Iterate hade en serie en-till-en-möten tidigare idag för att ta reda på hur enskilda medarbetare mådde. Larsen tror inte på att skicka ut en mängd e-postmeddelanden. Istället, han understryker att han arbetar i en sektor som är skicklig på att arbeta digitalt.

"Företag som inte har för vana att arbeta digitalt i en distribuerad miljö står inför större utmaningar än vi, " han säger.

Larsen upplever att många chefer undersöker sätt att arbeta för att uppnå god produktivitet. Det finns ingen snabb lösning för att hantera den situation vi befinner oss i idag.

"I tider som dessa är det bra att ha forskningsbaserade råd att luta sig tillbaka på. Det är också viktigt att veta att virtuellt arbete kräver ett högt ömsesidigt förtroende, och det här är vad vi har här, säger Larsen.

Även om han har fullt förtroende för sina kollegor, Larsen har även några riktlinjer som inte är IT-baserade. Att arbeta hemifrån i pyjamas är inte acceptabelt.

"Plötsligt blir du kallad till ett möte och har glömt att du sitter i dina kalsonger, " ler han. "Det kommer att undergräva din integritet på nolltid, så vi har också en klädkod, även för att arbeta hemifrån, " han säger.

Berätta för andra när du loggar in och ut

"När ett team inte kan arbeta på samma plats, det finns en fara att det ömsesidiga förtroendet kan undermineras, ", säger Nils Brede Moe. "Detta kan i sin tur leda till minskat informationsutbyte och feedback, obalanserad arbetsbelastning, ökad övervakning, och kan skapa vad vi kallar en negativ "spiral av misstro, " han säger.

Särskilt, forskarna rekommenderar att gruppmedlemmar måste informera sina kollegor när de loggar in och ut.

"Om du sitter och väntar på att någon ska svara, men du vet inte om de är inloggade eller inte, det är inte svårt att börja undra vad den personen kan hitta på, " säger Moe. "Om du ger alla en uppfattning om hur du planerar din dag, som "Jag går precis ut mitt på dagen för att shoppa till mina föräldrar, "sådana saker kan lätt hjälpa till att mildra misstroende, " han säger.

Hans fynd tyder på att det också är smart att reservera lite tid för att reflektera över hur distribuerat arbete fungerar. Och det gäller även ledningsgruppen.

"Det enda som är säkert när vi plötsligt måste ändra vårt sätt att arbeta är att vi måste fortsätta att förbättra oss för att vara effektiva, " säger Moe. "De som blir skickligast på det här kommer att bli de mest effektiva lagen, " han säger.

Alla kan inte jobba samtidigt

Enligt Moe, sociala utmaningar kan också smyga sig på för att undergräva effektivt arbete hemifrån. Medan vissa människor kan känna sig ensamma och vill ha en pratstund tidigt på morgonen, andra kan känna att detta är stressigt. Särskilt om vi delar vår arbetsplats hemma med en annan vuxen och har barn i huset.

"Ett sätt att lösa detta är att komma överens om att två teammedlemmar alltid ska arbeta samtidigt, säger Moe. På detta sätt, de som har barn kan arbeta efter att barnen har lagt sig, utan att känna att de är "ensamma" på jobbet, " säger han. Detta kommer att vara en viktig faktor om den situation vi upplever idag fortsätter under en längre period.

Det är också viktigt att reservera tid för att dela med dina kollegor vad som har hänt dig under dagen, vad du gör vid sidan av ditt jobb, och hur det känns att sitta ensam hemma hela dagen.

Moe uppmuntrar också människor att använda kommunikationsverktyg som Slack, Team eller Yammer som gör att teammedlemmar kan ställa frågor och dela information om vad deras kollegor gör.

Glöm inte nya medarbetare

En utmaning som forskare varit väl medvetna om de senaste veckorna är den så kallade "onboarding" av nyanställda. Dock, om en ny kollega går med i teamet är det viktigt att inte skjuta upp detta bara för att han eller hon inte kan träffa sina kollegor ansikte mot ansikte.

"Vi uppmuntrar faktiskt att välkomna nya medarbetare i välfungerande team. Se bara till att de har en mentor som kan handleda dem, ", säger Moe. "Det är också en bra idé att skapa virtuella träffar där nya medarbetare kan lära känna varandra i ett tidigt skede och etablera egna nätverk, " han säger.

En effektivare arbetsdag

Christine Wald-Jacobsen är chef för avdelningen för användarupplevelse på banken Sbanken, och ansvarar för två team av utvecklare och ett så kallat UX-team. (UX-team arbetar med användarupplevelse. Red. anm.)

"I torsdags fick alla tydliga riktlinjer om hur man jobbar hemifrån, " säger Wald-Jacobsen. "Vi har för avsikt att ha ett så kallat "Slack-up"-möte klockan nio på morgonen, och en till klockan tre på eftermiddagen för att reflektera över hur vi känner inför dagen, " säger hon och fortsätter med att förklara. "Slack-up är ett kort morgonmöte som underlättas med hjälp av Slacks fjärrkommunikationsverktyg, utformad för skriftlig information, " hon säger.

"På morgonmötena rapporterar alla om vad vi har för avsikt att göra under dagen och om vi behöver hjälp eller inte. Vi meddelar också om eventuella hinder i vägen för att få vårt jobb gjort effektivt. Det kan till exempel finnas någon aspekt av tekniken. eller något annat som jag kanske måste reda ut, säger Wald-Jacobsen.

Hon säger att de modifierar sina arbetsprocesser hela tiden. Vissa team har nu dagliga videomöten på morgonen, medan eftermiddagens reflekterande möte nu har blivit ett veckoevenemang.

En typisk utmaning att arbeta på detta sätt är att kommunikation nu huvudsakligen sker skriftligt, säger Wald-Jacobsen.

"Diskussioner kan bli hetsiga eftersom vi inte alltid förstår varandra fullt ut. Det kan ofta vara svårt att ge konstruktiv feedback, och ibland upplever människor feedback som kritik. Till exempel, Jag har varit tvungen att be teammedlemmar att gå igenom deras diskussion på video för att reda ut eventuella missförstånd och för att utöva lugn i Slack-utbytena, " hon säger.

Ändå, resultaten från detta arbetssätt har varit mycket tillfredsställande.

"Många team känner att de upplever en mer effektiv arbetsdag. Vi levererar mycket mer och mycket snabbare, säger Wald-Jacobsen.