Chefer står inför den plötsliga utmaningen att övervaka en självisolerande arbetsstyrka under covid-19-pandemin.

Det har varit många tips, många frågor och historier om lustiga misslyckanden.

Men chefer som går den extra milen för att effektivt hantera sina anställda praktiskt taget kan faktiskt finslipa kritiska ledningsförmåga och utveckla vanor med fördelar som kommer att vara längre än den nuvarande krisen.

Teknikens framsteg och övergången till mindre fysiskt arbete har länge lett till förutsägelser om att virtuellt arbete snabbt skulle bli vanligt. Redan före covid-19, vissa arbetare har utnyttjat möjligheten att arbeta på distans.

Enligt Conference Board of Canada, en majoritet av kanadensiska arbetsgivare tillåter virtuellt arbete på ad-hoc- eller deltid. Dock, andelen anställda som huvudsakligen praktiskt taget inte har ökat som förväntat.

Uppskattningsvis 10 procent av kanadensarna arbetade praktiskt taget 2001 – den siffran steg till endast 11 procent 2017.

Det moderna kontoret blev myndig på 60-talet

Den väl förankrade normen för det moderna kontoret populariserades på 1960-talet. Vid den tiden, det fanns ett behov av traditionell dokumentation och kommunikation, samt en push för arbetsstandardisering.

Alla dessa skäl är för det mesta föråldrade 2020. Ändå råder gammaldags ledningsnormer:presenteeism, prestationsutvärderingar baserade på (övertids) arbetade timmar, ad-hoc kommunikation i korridoren, överdrivna möten och engagemang för ineffektiv teknik.

Möjligheten att arbeta hemifrån är till stor del eftertraktad. I USA, 86 procent av dem som har möjlighet att arbeta virtuellt har valt att delta. Forskning tyder också på fördelar för organisationen:virtuellt arbete har förknippats med större engagemang, tillfredsställelse och välbefinnande.

De största hindren för att arbeta virtuellt har identifierats som chefsmotstånd, en ostödjande arbetskultur och teknikens begränsningar. Intressant, en av chefernas vanliga bekymmer är de anställdas produktivitet, De anställdas främsta oro är att arbeta för mycket och hela tiden.

Grunderna

Forskning och allmänna ledningsråd är för det mesta överens om grunderna för effektiv virtuell förvaltning:

Kommunicera effektivt:All kommunikation kompliceras av uppfattningar och antaganden. Språk, ton och kommunikationskanal bidrar till oklarhet. Effektiva chefer anstränger sig för att sätta kommunikationsnormer, kommunicera regelbundet, hålla alla uppdaterade, bekräfta gemensam förståelse och se till att inte slösa medarbetarnas tid.

Strukturerande arbete:Anställda behöver en entydig förståelse för vad de förväntas åstadkomma, när de ska vara färdiga och, ibland, hur de förväntas göra det. Effektiva chefer strukturerar tydligt och tydligt uppgifter, sätta upp mål och schemalägga kontrollpunkter. När och var en anställd arbetar med sina uppgifter är ofta inte relevant.

• Prestation per mål:Om mål och förväntningar är rimliga och tydliga, anställda är motiverade att nå sina mål effektivt. Chefer som är intresserade av effektivitet bör mäta prestation genom uppfyllda mål, inte timmar.
• Utnyttja teknologi:Ett stort hinder för effektivt virtuellt arbete har alltid varit teknik. Framsteg inom teknik och utvecklande kommunikationsnormer ger chefer en möjlighet. Effektiva chefer lär sig att utnyttja den bästa tekniken, anpassa verktyget till uppgiften och är öppen för att prova nya saker.
• Positiv kultur:Anställda baserar mycket av sina förväntningar, beteende och uppfattningar om arbetsmiljöns implicita normer och upplevda värderingar. Effektiva chefer bygger och exemplifierar en positiv förtroendekultur, kollegialitet, genomskinlighet, ansvarighet och inkludering. En positiv arbetsmiljö innehåller också tid för umgänge och att lära känna varandra.
• Respektera personlig tid:Genomgående teknik har lett till att gränserna mellan arbete och liv suddas ut. När arbetet stör privatlivet, det skapar trycket att alltid vara "på, " riskerar överarbete och utbrändhet. Effektiva chefer sätter rimliga förväntningar och gränser för sig själva och sina anställda.

Forskare är överens om att det är svårare att hantera praktiskt taget, men insatsens natur är densamma som för effektiv hantering ansikte mot ansikte.

Varför är det praktiskt taget svårare att hantera?

En kort genomgång av läroböcker för ledning och utbildningsutbud visar att de färdigheter som krävs för effektiv virtuell ledning överlappar nästan perfekt med ledning i en traditionell miljö. Varför är det svårare då?

Det kan vara så att i en traditionell arbetsmiljö, Länge etablerade normer uppmuntrar förvaltningsmetoder och -vanor som inte är så effektiva som de skulle kunna vara. Varför ändra det som inte är trasigt?

En av nyckelfärdigheterna hos effektiva chefer är självkännedom och livslångt lärande. En självmedveten chef förstår sina egna styrkor, svagheter och instinktiva chefstendenser och -vanor.

Kritisk självreflektion kan vara en drivkraft för förändring och tillväxt. Stora chefer ifrågasätter sina förmågor och lägger stor kraft på att förbättra sig själva. Den nuvarande störningen i hemmet har tvingat många chefer att möta sina begränsningar, prova nya saker och tänka om vardagliga aktiviteter som länge har blivit outforskade.

Virtuellt arbete är inte lämpligt för alla uppgifter och jobb, men nyckelfärdigheterna för att hantera virtuellt är relevanta för alla chefer. Färdigheterna, vanor och, viktigt, nya perspektiv som utvecklats under de senaste och kommande veckorna kan faktiskt fungera som en snabbkurs i effektiv förvaltning.

Den här artikeln är återpublicerad från The Conversation under en Creative Commons-licens. Läs originalartikeln.