Nu när "alla" jobbar hemifrån, det kan vara utmanande för företag att rekrytera och ta in nya medarbetare. Hur kan de nyanställda vara produktiva och känna att de hör hemma på arbetsplatsen när de jobbar hemifrån? Enligt forskare, det finns bra riktlinjer för att hantera detta och därför ingen anledning att skjuta upp åtgärder.

Onboarding, eller organisatorisk socialisering, är en process som hjälper nykomlingar att bli integrerade medlemmar i sin nya organisation. Detta kan vara nya anställda som kommer in i ett företag, en person som byter jobb internt i en organisation, eller en konsult som går in i ett nytt projekt i en kunds lokaler. Alla kommer att integreras i en ny avdelning eller nytt kompetensområde.

Coronavirusutbrottet och efterföljande smittskyddsåtgärder har resulterat i att anställda arbetar på distans, vilket har skapat en utmanande situation för traditionell onboarding av nya medarbetare. Dock, onboarding – ta emot nya medarbetare – i en virtuell teammiljö är inget nytt.

"Många företag har lång erfarenhet av att göra detta, till exempel i IT-projekt som existerar virtuellt och över globala nätverk, där alla arbetar från olika platser. Forskningsbaserade riktlinjer i ämnet har också tagits fram. Dock, introduktion till virtuella team kräver ofta ett mer strukturerat tillvägagångssätt än vad som vanligtvis är fallet för samlokaliserade team, säger Nils Brede Moe på SINTEF.

Och så gäller detta personer som är nya i en organisation eller någon som är på väg att delta i ett nytt projekt eller en ny del av en verksamhet. Genom introduktionsprocessen, nya medlemmar kommer att lära sig färdigheterna, kunskap och beteende som krävs för att lyckas och vara produktiv i sitt arbete.

Ju snabbare du lyckas ta in en ny medarbetare, desto snabbare kan personen bidra produktivt till den nya organisationen eller rollen. Den nya medarbetaren kommer också att uppleva en känsla av behärskning snabbare, vilket i sin tur ökar deras motivation och arbetsglädje.

Tid är pengar – förseningar kan bli kostsamma

Moe har forskat mycket om hur vi arbetar tillsammans i teknikföretag med hjälp av autonoma team, och inte minst hur vi arbetar med projekt som inte kräver att vi sitter i fysisk närhet till varandra.

Han säger att det inte finns någon anledning att fördröja introduktionsprocessen:

Många projekt och företag släpar på fötterna när det gäller att ta in nya medarbetare, vilket i sin tur innebär att viktiga initiativ försenas, att människor inte uppfostras så att de kan börja arbeta tidigare, eller att företag misslyckas med att effektivt flytta resurser till nya nyckelområden. Istället för att anställa, företag börjar minska, och det totala värdeskapandet minskar.

"Vi fortsätter nu att höra om projekt som är försenade eller inställda, projekt som kan ha en stor social eller affärsmässig inverkan för de intressenter vi arbetar med, säger Moe.

Hans råd till företag är att de behöver "bara komma igång" och leta efter innovativa sätt att rekrytera nya medarbetare och få igång projekt.

"Huvudfrågan är hur företagen bäst kan ombord och socialisera nya medarbetare till virtuella team som inte sitter ihop fysiskt, " han säger.

Att göra en ny normal

En ny teammedlem måste bekanta sig med teamets dagliga rutiner och vanliga rutiner. Hon måste visas var man kan hitta information, vem hon kan be om att få den informationen, och vad det bästa sättet skulle vara för att skaffa det. Det är också viktigt att få en introduktion till organisationskulturen och normerna på arbetsplatsen:Hur hon ska arbeta och socialt interagera med teamet, och hur hon kan lyckas i sin roll och växa inom organisationen.

"Vi har studerat onboarding i virtuella team. Baserat på våra resultat, vi kan ge några förslag på hur onboarding kan genomföras under rådande omständigheter. Vi använde en välkänd modell från Talya N. Bauer i vår forskning, säger Moe.

Här är sex rekommendationer från forskarna till företag som anställer ny personal i coronatiden:

Under rekryteringen

"Rekrytering är mer än en genomgång av CV:n och intervjuer för att bedöma kandidatens kompetens och lämplighet. Det är lika viktigt att ge bra information om det aktuella jobbet, eftersom målet är att skapa ordentliga förväntningar på den nya medarbetaren – och uppfylla dem.

Tips:Teamet som kommer att ta emot nya medlemmar måste aktivt delta i introduktionsprocesserna – och det innebär också att vara engagerad i rekryteringen. Teammedlemmar som är engagerade i rekrytering har en mycket mer positiv inställning till introduktionsprocessen. När ett team kan påverka vem som anställs, det kommer att ytterligare stärka lagets självständighet. Teamchefen, teknisk chef och produktägare bör vara en del av denna process.

Skapa ett introduktionsprogram som hjälper nyanställda att förstå de mest kritiska aspekterna av deras nya jobb och verksamheten. Det bör också beröra företagskulturen och företagets värderingar. Till exempel, banksektorn är en mycket reglerad bransch, vilket gör det viktigt att lära medarbetarna om lag- och myndighetskrav.

Tips:Ge en grundlig introduktion till vad ditt företag gör och dess tekniska lösningar. Kom igång med att lösa riktiga uppgifter så snart som möjligt. Nykomlingen får inte spendera för mycket tid på skolbänken. Det innebär att de ska lösa arbetsuppgifter tillsammans med andra i ett tidigt skede.

Ge en grundlig introduktion till nyckelpersoner och var olika resurser finns på nätet.

Skapa ett supportverktyg

Stödverktyget bör bestå av en skriftlig plan:Ett formellt dokument med tidslinjer, mål, ansvar och stödresurser för alla nyanställda. Denna plan spelar en viktig roll för att klargöra förväntningar och ge tillgång till användbara resurser, helst med hjälp av checklistor av hög kvalitet.

Tips:Alla i det virtuella teamet och nyckelpersoner måste känna till planen. Du bör också ge en översikt över praktiska frågor som tillgång, säkerhet, sekretess och hur man använder olika verktyg och utrustning — och hur utrustning som dator och telefon ska tillhandahållas den anställde i en virtuell organisation.

Prata med varandra och ge feedback

Nyanställda behöver kontinuerlig feedback och vägledning för att förstå sin roll. Under själva onboardingen, detta är ett ömsesidigt ansvar – nykomlingen måste aktivt söka feedback, och chefen måste ge återkoppling regelbundet.

Tips:Ordna en-till-en-videosamtal – med mentorn, teamchef och helst flera andra personer från teamet. Teamet ska ha kontakt med varandra ofta, helst dagligen, och reflektera över de erfarenheter som gjorts under den tidiga fasen – med målet att ta reda på vad som fungerar och vad som inte fungerar, och att stärka laget. När den nya medarbetaren känner sig mer självsäker, hon kommer att känna sig mer bekväm med att ställa frågor som är viktiga för snabba förtydliganden. Tänk på att det är viktigt att vara utrustad med lämpliga verktyg för virtuella möten.

Det skulle också vara klokt att ha ett system som visar vad alla jobbar med hela tiden, varför gör de det, och när de har tid att prata om det.

Träna tillsammans!

Upprätta utbildningsaktiviteter som innebär professionella arbetsuppgifter och uppgifter kopplade till samarbete och kommunikation, anpassas till medarbetarens förmågor och arbetskrav. Att tillhandahålla en dedikerad virtuell utbildningsportal eller översikt över användbara verktyg skulle vara en bra idé.

Tips:Utbildningsaktiviteter bör genomföras regelbundet. För IT-branschen i synnerhet, effektiva träningsmetoder som fungerar på distans bör användas, såsom parprogrammering, mob programmering, Kodningsdojo och kodgranskning. Efter varje träningspass bör du utvärdera vilka saker som fungerade och inte fungerade.

Coaching och stöd är viktigt

Att ha ett bra mentorprogram verkar vara en av de viktigaste faktorerna för virtuella nyanställningar. I en studie där forskarna tittade på effektiviteten av att ha en mentor i virtuella team under en 12-veckorsperiod, mentorn visade sig ha haft en betydande inverkan efter 5 veckor. (Onboarding i Open Source-projekt, 2014, Fagerholm, Guinea, Borenstein, Mumsa)

Nyanställda med utsedd mentor var fem gånger mer aktiva än de utan mentor. För att dra nytta av systemet, den bör inte avslutas i förtid. Det lönar sig också ekonomiskt:forskarnas resultat tyder på att en vanlig träningskurva för en nyanställd kan ta upp till två år. Att använda en mentor kan påskynda tiden det tar att bli fullt produktiv.

En annan viktig upptäckt är att nyanställningar kräver frekvent informell kommunikation med de andra i projektet. Det ökar självförtroendet och gör det lättare för nyanställda att nå ut till seniora teammedlemmar direkt.

Tips:En mentor måste vara en central figur i teamet och vara väl insatt i de tekniska aspekterna. Välj inte en mentor bara utifrån vem som har mest tid över. Dock, mentorn ska kunna förbinda sig att nära följa upp medarbetaren genom digitala medel, som frekventa en-till-en-videomöten och meddelanden via Slack, Yammer eller liknande informella kommunikationskanaler.

Under virtuell onboarding, den nyanställde ska också ha möjlighet att prata med andra som är i samma situation. Till exempel, om det finns flera nya medarbetare som rekryteras samtidigt (antingen som nyanställningar eller genom konsultverksamhet), dessa bör ha ett eget nätverk där de kan diskutera och dela erfarenheter.

Så här förbereder norska företag sina introduktionsprocesser just nu:

Spar- och försäkringsbolaget Storebrands rekryteringsprocesser har inte lagts på is, även om att arbeta på distans har blivit den nya normen.

"Vi välkomnar 15 nya medarbetare den 1 april. Det kommer vi nu att behöva göra på ett lite annorlunda sätt än vi är vana vid. På deras första dag, de kommer personligen till vårt huvudkontor på Lysaker för att hämta en dator och sitt passerkort. Därifrån, de kommer att arbeta praktiskt taget, " säger Live Leer, chef för utbildning och ledarskap på Storebrand.

Hon menar att virtuell onboarding kräver mer struktur nu än vad som vanligtvis är fallet.

"Det viktigaste syftet med introduktionsprocessen är att snabbt få dig att känna en känsla av ägarskap, stolthet och tillhörighet. Nyanställda ska känna att de har gjort ett bra val och att de blir väl omhändertagna, även om vi för närvarande inte kan träffas fysiskt, " hon säger.

Storebrand har löst denna utmaning genom att skapa ett digitalt program för nykomlingarna:Smart Start april 2020. Det består av tre huvudpunkter:

• Lär känna företaget; dess strategi, syfte och varför vi gör det vi gör på Storebrand.
• Att lära känna systemen så att de snabbt kan arbeta självständigt. Det är viktigt att så snart som möjligt bekanta sig med de system som de andra arbetar med.
• Komma igång med lärande och utveckling. Lär känna vår inlärningsfilosofi:du ska "lära genom att göra" genom det jobb du gör.

"Det är viktigt att människorna som är ombord möter människor från hela organisationen, inte bara deras eget lag, men människor från olika områden. Det bör också finnas system för att de nyanställda också ska kunna bilda nätverk och dela erfarenheter, " säger Live Leer.

Företaget har redan satt upp några obligatoriska kurser tillgängliga online, behandlar ämnen som penningtvätt, anti-korruptionsarbete, och etik.

"Vi vet inte riktigt hur processen att ta in nya människor genom en virtuell miljö kommer att gå ut ännu, eftersom detta är en ny upplevelse för oss. Så vi måste vara ödmjuka inför det, testa, mäta resultaten och lära av dem för att göra nödvändiga justeringar. Nyanställda måste följas upp noga, och feedback är viktigt, " hon säger, och tillägger:

"People Department (Group HR) och den enskilde medarbetarens chefer kommer att ha nära kontakt med dem — digitalt. Storebrand arbetar även med cheferna för att få med dem i processen och se till att alla följer upp våra nyanställningar och hjälper till de kommer igång så snart som möjligt, säger Leer.

Företaget håller också fingret på pulsen genom att ofta mäta medarbetarnas engagemang. Varje anställd får en uppsättning frågor som de kan poängsätta eller kommentera anonymt, som ger cheferna frekvent feedback om hur deras team mår och möjligheten att snabbt implementera nödvändiga förändringar för att upprätthålla en hög nivå av engagemang över hela företagets personalstyrka.

Virtuella fika och lunchquiz

På konsultföretaget Kantega, förberedelserna är också på god väg. De är måna om att snabbt få igång sina konsulter på sina olika uppdrag.

"Detta är viktigt för de kunder som har uppgifter som behöver lösas, och för de konsulter som behöver engageras i meningsfulla uppdrag. Vi vill inte att de ska vara sysslolösa. Vi vill att våra konsulter ska trivas på jobbet och snabbt integreras i det nya teamet, att känna en känsla av behärskning och bli produktiv så snart som möjligt. Det är därför vi har skapat några riktlinjer baserade på forskning och våra egna erfarenheter, säger Siv Holen från Kantega.

"Vår tyngdpunkt ligger på att ha en dialog med våra kunder om hur onboardingen ska gå till. Det är en process som nu kräver ett mer strukturerat arbetssätt än tidigare, för att inte tala om hur viktigt det är att involvera alla parter.

"Därför, det är viktigt att komma överens om vem som gör vad, så att konsulten tas ombord och snabbt kan bygga nätverk hos kunden. Folk pratar inte längre runt kaffemaskinen, och det har alltid varit ett bra ställe att ställa frågor och komma ikapp. Det finns mycket tyst kunskap i team; branschtips och tricks som för det mesta är odokumenterade, " hon säger.

Holen tror att detta kan bidra till positiva förändringar på lång sikt:

"Det vi gör nu är att vi blir bättre på att ha en bra struktur på plats för introduktionsprocessen, som vi tar med oss ​​när detta är över, " hon säger.

Dock, omständigheterna kring coronaviruset innebär också en hel del utmaningar, till exempel det faktum att det ibland har varit svårt att få tag i datorer från klienter, som kräver att konsulten arbetar med kundens utrustning. På många ställen behöver man också vara fysiskt närvarande på arbetsplatsen för att koppla upp sig till vissa system.

"I sådana fall, vi måste samarbeta och hitta bra lösningar som gör att konsulten snabbt kan komma igång."

Konsultverksamheten arbetar med att etablera ett mentorskap. Den nuvarande tonvikten ligger på att skapa användbara och bekväma utrymmen för nätverkande och arbetsträning i det nya virtuella dagliga livet. Konsulterna är vana vid att använda parprogrammering som det bästa sättet att komma in i ett nytt projekt och lära känna de andra i teamet. Detta gäller särskilt nu när alla arbetar hemifrån. Den sociala aspekten på arbetsplatsen är också viktig och prioriteras i det vanliga vardagslivet, och så är det fortfarande.

"Mitt team har virtuella kaffepauser varje dag klockan 10. Detta är ett viktigt utrymme för de nya i teamet. Vid lunch, vi kör videoquiz i hela organisationen på Kantega. Det är ett roligt projekt som kan hjälpa till att lindra en del av behovet av social kontakt som vi alla går miste om för tillfället, säger Siv Holen på Kantega.