I maj i år, vi sammankallade en drömkonferens:140 likasinnade akademiker på en grekisk ö under tre och en halv dag för att arbeta med ett ämne som vi brydde oss om – att organisera hållbart.

Vi insåg motsägelsen i att resa till Kreta för att diskutera hållbar organisering. Men det var en lång tradition av Organisationsstudies Summer Workshop – en årlig workshop för organisationsforskare – att vara där. Årets workshop fokuserade på hur företag och andra organisationer kan omkonfigureras för att verka på mer ekologiskt vänliga och socialt rättvisa sätt.

Så, vi försökte istället göra själva konferensen hållbar genom att använda en hållbar lokal, serverar endast vegetariska måltider, undvika plast och luftkonditionering, och uppmuntra koldioxidkompensation.

Sedan kastade universum oss en kurva i form av COVID-19, vilket fick oss att tänka om hållbart organisering. Trots en total brist på erfarenhet, och ingen finansiering, vi bestämde oss för att flytta online. Mer än 100 deltagare, över 14 tidszoner, bestämde sig för att experimentera med oss.

Vi kämpade med några beslut. Hur hanterar man tidszoner? Hur hanterar man tekniska problem? Hur man säkerställer att konferensen inte bara var intellektuellt tillfredsställande, men bidrog också till de sociala interaktionerna som fördjupade diskussionerna, främjade samarbeten, och det hade alltid gjort sommarverkstaden så speciell?

Och hur organiserar man detta på bara några veckor?

Så här är vad vi gjorde.

Gruppdiskussioner och Zoomrum

Vi bestämde oss för att krympa konferensen till två och en halv dag, spridning av de flesta sessioner över de timmar som fungerade för de flesta deltagares tidszoner. Men vi såg också till att det fanns åtminstone några sessioner för dem utanför den huvudsakliga tidskorridoren.

Vi bad författarna att lägga upp en 10-15 minuters video av deras presentation på YouTube en vecka före konferensen, som folk kunde titta på i sin egen tid.

Sedan höll vi 50-minuters Zoom-sessioner med cirka 18-25 deltagare. Var och en presenterade kommentarer på tre uppsatser (fyra till fem minuter per uppsats, utan att använda bilder för att undvika tekniska problem). Tidningens författare svarade kort, vilket ledde till en öppen diskussion i gruppen.

Under de första sessionerna, sessionsordföranden var ofta tvungna att föranleda diskussioner. Men interaktionerna blev ganska livliga.

Vi lämnade rummen öppna efter de 50 minuterna och de informella samtalen som gör workshops så rika fortsatte ofta.

Vi inkluderade också två keynotesessioner. En var en plenarsession för alla (100+) konferensdeltagare, som inkluderade breakout-diskussioner. Och det var tre sociala sessioner, där deltagarna slumpmässigt tilldelades grupprum så att de kunde njuta av konversationer i små grupper (två till fem personer), eller gå med i större gruppkonversationer.

Digitala fördelar

Medan vi missade drinkarna efter jobbet vid poolen i Grekland, vi blev positivt överraskade över att finna att den virtuella konferensen hade ett antal fördelar.

Inga resor inte bara minskade miljöpåverkan, men också effekterna på arbetslivet, göra det möjligt för vissa personer att delta som annars kanske inte hade kunnat, på grund av den tid som krävs.

Några deltagare berättade att av budget- eller familjeskäl, de kunde bara delta i konferensen eftersom den var virtuell.

Även om konferensavgifter kommer att behövas i framtiden för att kompensera för organisationskostnader, virtuella konferenser kommer fortfarande att vara mycket billigare än ansikte mot ansikte, möjliggör ett bredare deltagande.

Den slumpmässiga tilldelningen av personer till grupprum för sociala timmar säkerställde samtal mellan människor som annars kanske inte hade interagerat. Det ökade kamratskapet under den virtuella konferensen, leder till stimulerande diskussioner.

Chattfunktionen under samtalen gjorde det möjligt för deltagarna att dela resurser och insikter som utlöstes av samtalen omedelbart, som sedan kan utlösa ytterligare insikter bland andra. Till exempel, idén att starta en Utopia-plattform för att dela bloggar, undervisnings- och forskningsresurser kläcktes på chatten under en keynote. Vi har sedan dess lanserat denna plattform.

Feedbacken från deltagarna var mycket positiv, även om förväntningarna förmodligen var låga.

Vi föreställer oss ett större utbud av konferensformat framöver, inklusive mer regelbundna men kortare virtuella möten, varva år av fysiska möten och blandade modeller med några virtuella sessioner och några distansdeltagare.

Vår erfarenhet av covid-19 visade att virtuella konferenser är både praktiska och önskvärda som ett sätt att organisera hållbart och säkerställa ett mer demokratiskt deltagande.

Den här artikeln är återpublicerad från The Conversation under en Creative Commons-licens. Läs originalartikeln.