Det kan verka lite motsägelsefullt vid första anblicken, men ökad flexibilitet i vår arbetsdag kan ha gett oss mindre flexibilitet i själva arbetet.

Fördelarna markerade

Dagspressen och den begynnande forskningslitteraturen om COVID-19 spekulerar i vilka mer långsiktiga konsekvenser coronasituationen kan få. Dessa kan förändra vårt sätt att tänka på de metoder vi använder i vårt arbetsliv, speciellt när det gäller hemmakontor och digital samverkan.

Flera stora företag, både internationellt och nationellt, har meddelat att de planerar att fortsätta möjligheten att arbeta hemifrån för alla som önskar efter pandemin. Argumenten för detta inkluderar:

• Större flexibilitet i arbets-hem-situationer verkar avsevärt minska stressen för många människor.
• Tid som tidigare användes för att pendla eller resa mellan möten kan nu användas till annat, vilket i sin tur kan leda till högre produktivitet.
• Ett argument vi hör är att en hemmakontorssituation ger färre distraktioner och kan göra oss mer effektiva.
• Arbetsgivare, för deras del, ser en möjlighet till minskade resekostnader och mindre behov av kontorslokaler.

Att arbeta hemifrån sker också i akademin, och flera universitet har sagt att alternativet för hemmakontor kommer att fortsätta.

Dock, det har påpekats att människor inte kan arbeta uteslutande i fysiskt åtskilda miljöer. Vi behöver möjligheter att träffa kollegor och uppleva den sociala sammanhållning och påfyllning detta ger.

Praxis förändras

Konsekvenserna av denna typ av fördelade arbetssituationer för arbetsplatsens praxis är en viktig aspekt som hittills fått mindre uppmärksamhet. Hur påverkar arbetet hemifrån samarbetet och kvaliteten på arbetet, både i mindre team och i större arbetsgemenskaper?

I artikeln "Lärande av akademiker i coronatiden" beskriver vi hur en akademikers praktiker förändras, ganska betydande, under de förutsättningar vi har arbetat under sedan mars.

En av våra slutsatser är att vi inte kan förvänta oss att arbetsmetoderna förblir desamma när vi flyttar dem. När förhållandena förändras kring praxis, så gör själva övningarna.

Alla blir inte effektivare

I två parallella projekt, vi samlade in data från studenter och personal. Vi fokuserade på deras arbets- och studiesituationer under coronapandemin.

Uppgifterna inkluderar 1600 studenter och 16 föreläsare i kursen Experter i lagarbete. Eleverna gav feedback genom frågeformulär, skriftliga tentamensrapporter och djupintervjuer. Föreläsarna representerade olika fakulteter och institutioner och intervjuades också på djupet.

De preliminära rönen visar på stora variationer i de konsekvenser som de nya arbets- och studiesituationerna fått för individer och för grupper.

• Vissa grupper blev mer effektiva, andra mindre.
• Vissa människor blev mer effektiva i sin nya arbetsmiljö, till exempel för att de hade färre distraktioner och arbetet blev lättare att prioritera. Men andra blev mindre effektiva, till exempel på grund av lägre motivation och brist på daglig struktur.
• Vissa individer tyckte att det var fördelaktigt att ha mer lugn och flexibilitet i sitt dagliga liv, medan andra kände sig ensammare och mindre motiverade på grund av bristen på social och fysisk kontakt med studiekamrater och kollegor.

Ett antal anställda hade också ett mycket mer hektiskt schema på grund av att deras barn undervisade i hemmet. Denna faktor är mindre relevant i en situation utan pandemi.

I vår studie, vi hittade också många av de positiva delarna av distribuerat lagarbete och digitalt arbete som nämns i början av vår artikel.

Paradoxen:mindre frihet på jobbet

Dock, en upptäckt framstår som en paradox.

När du arbetar från ett hemmakontor, eller som ett distribuerat team, ger avsevärt ökad flexibilitet för arbetssituationen, det skulle kunna ge mindre flexibilitet vid utförandet av arbetet, både när det gäller att träffa kollegor, samarbeta och undervisa.

"Medan att arbeta från ett hemmakontor ger avsevärt ökad flexibilitet för arbetssituationen, det skulle kunna ge mindre flexibilitet för att utföra arbetet."

Denna flexibilitetsfråga är till stor del relaterad till ett mycket större behov av struktur, planering och tydlig kommunikation i den digitala modaliteten. Möten och undervisning måste planeras i detalj, och den digitala formen gör det svårt att avvika från planen.

Vi förlorar förmågan att fånga upp ledtrådar från att vara i ett fysiskt utrymme tillsammans, och flera aspekter av digitalt arbete gör det svårt att uppnå bra kommunikationsflöde, samt att göra spontana och kritiska förändringar.

Högre tröskel gör lagarbete mindre flexibelt

Vi finner också att tröskeln är betydligt högre i den digitala sfären för att göra små och nödvändiga förtydliganden med samarbetspartners. Flexibiliteten att utföra en uppgift minskar och kan påverka kvaliteten på det vi gör.

Till exempel, vi riskerar att fortsätta ensamma med en uppgift för länge, anta snarare än att förtydliga längs vägen. Vi vill inte störa andra lagmedlemmar, och vi vet inte vad de gör just nu. Vi fann att detta var fallet både för studenter som tenderade att arbeta synkront, och för anställda som mestadels arbetade asynkront.

Hemmakontor kan erbjuda fördelar för många, men det är knappast fördelaktigt för alla. Fler kommer förmodligen att välja att arbeta hemifrån mer, även när pandemin har lagt sig. Men att ha möjlighet att samlas fysiskt är fortfarande viktigt, inte bara för var och en av oss att tillgodose våra sociala behov, men också för arbetsgivaren och för kvaliteten på arbetet.