Att ge bra feedback är en konst. Det kan vara utmanande för arbetsledare och chefer, oavsett om det är i en utbildningsmiljö eller någon annan arbetsplats. Vår nyligen publicerade recension av det senaste decenniets forskning om denna fråga bekräftar att nyckelelementen för att förbättra feedback är att göra den meningsfull, konstruktiv, i rätt tid och regelbundet.

Feedback är centrerat på att ge information om faktisk prestanda mot uppställda krav. Bra feedback gör det möjligt för människor att lära av både framgångar och svagheter i prestation.

Att bara fokusera på människors brister hjälper inte att lära, men hindrar det. Dålig feedback kan vara destruktiv.

En tidigare granskning fann att en feedback-intervention av var tredje faktiskt minskade prestandan. Forskarstuderandes upplevelser av feedback från forskningshandledare speglar medarbetarnas upplevelser av feedback från chefer. Vår analys av det senaste decenniets akademisk litteratur om feedback till forskarstuderande bekräftar att problemet är utbrett.

Och stora mängder människor är drabbade. Australien har mer än 66, 500 forskarstuderande på högre examen. I USA, 55, 703 doktorsgrader tilldelades 2019.

Dålig feedback till sådana elever leder till en negativ upplevelse. Men det finns inte en feedbackstrategi som fungerar positivt för alla situationer.

Vilka är de vanliga problemen?

Vår studie fann problemen med att ge och ta emot feedback relaterat till innehåll, bearbeta, människor och förväntningar.

Lågkvalitetsfeedback med otillräcklig information eller vagt innehåll från chefer leder inte till bättre arbetsprestationer. Lika, chefer och arbetsledare måste hitta en bra balans mellan att överväldiga sina övervakade med för mycket feedback och att inte ge tillräckligt med eller sällan och försenad feedback.

Feedback står inte ensam – det är en del av den bredare relationen mellan handledare och handledare. Brist på förtroende är skadligt för att ge och ta emot feedback.

Feedback är en tvåvägsprocess mellan givaren och mottagaren – båda parter bidrar till upplevelsen. Vissa individer söker aktivt feedback. Andra försöker undvika det till varje pris.

Inte alla feedbackmottagare är villiga att ta feedback ombord. Å andra sidan, många feedbackgivare saknar lämpliga feedbackförmåga eller medvetenhet om sin egen feedbackstil, inklusive dess timing och ton. Ofta, feedback är mindre än effektiv på grund av att förväntningarna inte överensstämmer mellan givare och mottagare.

Behovet av en "kritisk vän"

Att ge effektiv feedback är viktigt för att förbättra inlärning och prestation. Chefer och forskningshandledare ger och får kontinuerligt feedback. Men, innan du ger feedback, tillsynsmyndigheter bör hantera förväntningar och förhandla om tillsynsarrangemang. Dessa inkluderar hur ofta och när man ska ge feedback, samt längden och djupet på feedbackinnehållet.

I alla organisationer, tillsynsmyndigheter bör sträva efter en positiv tillsynsrelation. Sådana relationer bygger på förtroende, respekt, öppen kommunikation och delad mening.

Handledares feedbackstil är ofta parallell med deras egna erfarenheter, om det var till hjälp eller inte. Eftersom feedback ofta kan missförstås, handledare bör kritiskt reflektera över sin feedbackstil så att det blir en tillfredsställande tvåvägsprocess.

Konstruktiv regelbunden feedback bör lyfta fram både styrkor och svagheter. Det bör också föreslå förbättringar. Femtiosju procent av medarbetarna föredrar att höra korrigerande feedback som ger förslag på förbättringar och påpekar saker som inte gjordes optimalt.

Så, handledare kan anta rollen som en "kritisk vän" som är uppmuntrande och stödjande men ger uppriktig feedback på prestation.

Med hjälp av tekniker som videokonferenser, meddelanden, sociala medier och e-post kan hjälpa till att ge snabb feedback.

Vår granskning sammanfattar forskningsresultaten om egenskaperna hos effektiv feedback som:"suggestiv och konstruktiv, kort, ofta och regelbundet, handlingsbar, specifika och skräddarsydda, explicit, ärlig men empatisk och taktfull, formell, stödjande och uppmuntrande, ge råd, uppskattande och respektfull men kritisk."

En 3-vägsprocess för att förbättra feedback

Att förbättra feedbackmiljön kan leda till fördelar som inkluderar högre arbetstillfredsställelse. Till exempel, inom högre utbildning, triaden av institutioner, Handledare och studenter/handledare kan alla hjälpa till att förbättra feedbackprocesser. Detsamma gäller organisationens triad, arbetsledare/chefer och anställda på andra arbetsplatser. Var och en har en roll att spela för att göra feedback effektiv.

Institutioner och organisationer kan tillhandahålla administrativa, tekniskt och ekonomiskt stöd till tillsynsmyndigheter. Träning, möjligheter till mentorskap och personlig utveckling kan hjälpa både handledare och handledare att lyckas.

Handledare måste engagera sig i professionell utveckling, regelbundet kommunicera med sina övervakare, vara kulturellt känslig och använd en blandning av de tidigare beskrivna feedbackstrategierna.

Handledare bör utveckla reflekterande färdigheter och engagera sig kritiskt med feedback som en del av deras lärande och förbättring.

Ingen en storlek passar alla, " men nyckelprinciper gäller

Varje tillsynsrelation är annorlunda. Dock, Att utveckla en konstruktiv feedbackkultur är avgörande. I förhållandet mellan handledare och handledare, lärdomar måste dras av problem i processen, och en blandning av positiva feedbackstrategier kan antas.

Som vår studie visar, det finns ingen "one size fits all"-metod för att ge feedback. I sista hand, arbetsledare och chefer bör se till att feedback är tillsynscentrerad, fokuserar på förbättringar och är handlingskraftig.

Denna artikel publiceras från The Conversation under en Creative Commons -licens. Läs originalartikeln.