Att arbeta med flera projekt är normen för de flesta jobb nuförtiden. Faktum är att mer än 80 % av de anställda jonglerar med flera arbetsprojekt samtidigt, enligt ny forskning.

Sådana arrangemang är genomgående, med 59 % av de anställda som arbetar på mellan två och fem projekt, 11 % på sex till tio projekt och 15 % på mer än tio åt gången. Grunden bakom att allokera anställda till flera projekt anses ofta vara att öka produktiviteten, men det är helt enkelt ett sätt att spara tid, pengar och resurser för företag.

Så är dessa arbetsmetoder faktiskt fördelaktiga för företag, för att inte tala om anställda och projekten de arbetar med? I efterdyningarna av covid-19-pandemin, när vi fortsätter att diskutera överdrivna arbetskrav, karriärtryck och arbetstillfredsställelse (du har nästan säkert hört talas om fenomenet "tyst sluta", när anställda gör det absoluta minimum för att stanna kvar på lön) detta är en viktig fråga att diskutera.

Och i själva verket visar vår nya forskning att arbete med för många projekt faktiskt skadar prestanda och inte är fördelaktigt för anställda, projekt eller företag. Vi kom till denna slutsats efter att ha samarbetat med en världsledande tillverkare av hydraulpumpar som har cirka 20 000 anställda i mer än 50 länder.

Vi tittade på detaljerade register över detta företags projekt, inklusive månatliga nyckeltal (eller mål), anställdas ansvar och information om tid. Därefter studerade vi företagets personalregister och andra arbetsregister för att samla in ytterligare information om dess anställda. Personerna vi studerade varierade i rang, erfarenhet, kön, roll och plats. Med hjälp av statistisk modellering upptäckte vi varför och hur du kan nå den optimala arbetsbelastningen när du tilldelas flera projekt.

Fem projektgräns

Efter att ha observerat hundratals anställda på detta stora multinationella företag under flera år, fann vi att att jonglera med fler än fem samtidiga projekt kan vara skadligt för att uppfylla projektdeadlines. Men att arbeta med mindre än fem projekt kan hindra människor från att uppnå maximal produktivitet.

När man arbetar med färre projekt är chansen större att tid går förlorad på att vara sysslolös. Till exempel, om andra teammedlemmar inte levererar sina input i tid, kan du byta till att arbeta med en uppgift för ett annat projekt medan du väntar.

Att arbeta med flera projekt kan hjälpa alla typer av arbetare att utveckla effektivare arbetsmetoder. Till exempel kan ingenjörer använda automatiserade köprocesser och kirurger kan utveckla flexibla prioriteringsscheman när de arbetar med flera patienter. Med andra ord, anställda drar nytta av kreativa lösningar när de arbetar med flera projekt, vilket gör att de kan få mer gjort på kortare tid.

Så att ha för få projekt är inte bra. Vad sägs om för många? Vi fann att anställda med mer än fem projekt kan uppleva bristande fokus och utträngd hjärnkapacitet. Sådana anställda kan till exempel ha svårt att vara närvarande i nuet. Detta kallas "uppmärksamhetsrester" och det har visat sig vara genomgående i allt vi gör. Så nästa gång din chef ber dig att hoppa på ett nytt Zoom-samtal för att diskutera ett nytt projekt, visar vår forskning att du bör tänka två gånger innan du accepterar.

Ideala förhållanden

Även om det kan vara idealiskt att ha fem projekt, har inte alla anställda och företag ett val. Den goda nyheten är att vår forskning också pekar på tre nyckelvillkor för bättre hantering av flera arbetsprojekt.

1. Vem du är

Forskning visar att djup specialisering i en uppgift kan göra det möjligt för anställda att arbeta mer effektivt. Tänk på en logistikspecialist som har en kombination av relevant utbildning och arbetslivserfarenhet inom försörjningskedjor. Hon kan använda samma metoder i alla projekt utan att behöva "uppfinna hjulet på nytt". På samma sätt kan en ingenjör som vet allt om en viss typ av programvara snabbare förstå kraven för varje nytt projekt relaterat till det systemet.

2. Vilka projekt arbetar du med

Liknande projekt kan kräva nästan identiska lösningar som kan upprepas gång på gång. Till exempel, om en författare arbetar med tre eller fyra projekt som riktar sig till en liknande publik, kan de använda samma mallar eller verktyg för att utföra vissa uppgifter.

3. Vem arbetar du med

Att se bekanta ansikten i flera projekt sparar tid på långa introduktioner, missförstånd och förtydliganden, enligt vår forskning. Kollegor som känner varandra kan lita på delade erfarenheter och använda bästa praxis från det förflutna.

I slutändan skadar arbetet med för många projekt anställda, projekt och företag. Det påverkar de anställdas produktivitet och moral och kan leda till utbrändhet. Så istället för att överbelasta de anställda bör chefer förbättra hur de fördelar sin tid.

Detta skapar en win-win-situation för anställda och företag. Företag kan fortfarande ha människor som arbetar med flera projekt. Men för att balansera produktivitet och anställdas krav kan de allokera mer specialiserade arbetare till samtidiga projekt som involverar bekanta ansikten och liknande krav. Och det är så lagarbete får drömmen att fungera.