Bli avbruten på jobbet mycket? Att göra en snabb plan för att återvända till och slutföra uppgiften du lämnar hjälper dig att fokusera bättre på det avbrutna arbetet, enligt ny forskning från University of Washington.

Att ta en minut när det avbryts för att skapa en "redo att återuppta" -plan kan hjälpa dig att koppla ur och gå vidare, undvika vad Sophie Leroy, en biträdande professor vid UW Bothell School of Business, kallar "uppmärksamhetsrester" - det vill säga, fortsätter oroa dig och tänk på det sista arbetet när du behöver svänga helt till den nya uppgiften. Speciellt om det finns tidsfrister.

Leroy är författare till ett papper om den forskning som accepteras för publicering i tidskriften Organisationsvetenskap . Hennes medförfattare är Theresa Glomb från University of Minnesota Carlson School of Management.

Leroy liknar den mänskliga hjärnan med en tidig dator som skulle sakta ner eller fungera dåligt om för många Windows kördes. Så är vi när vi frågas, när tiden är kort, att lämna en ofullständig uppgift att arbeta med något nytt - våra hjärnor har svårt att byta bort från ofullständiga, avbrutet arbete.

"Det är som att Windows håller sig öppet i våra hjärnor, och det gör det svårt att fokusera på det ingripande arbetet. När jag fortfarande tänker på uppgift A medan jag försöker göra uppgift B, Jag har inte den kognitiva förmågan att bearbeta dessa två uppgifter samtidigt och göra ett perfekt jobb på båda uppgifterna, "sa hon." Det är inte kognitivt möjligt. "

Och så, hon säger, För att hjälpa kvaliteten på vår uppmärksamhet måste vi tänka i termer av hur vi kan hjälpa hjärnans övergång mer effektivt.

Planen för att återuppta behöver inte vara lång eller utarbetad, Sa Leroy. Även en minuts arbete kommer att göra, att notera var du slutade, och, som Leroy och Glomb skriver, "var ska man fortsätta, vilka utmaningar som finns kvar, och/eller vilka åtgärder (du) måste skjuta upp men återuppta senare. "

Leroy sa att hon började fundera på avbrott och uppmärksamhetsrester när hon var konsult, före hennes år i akademin. Hennes arbetsgrupp skulle avsluta ett telefonkonferens bara för att inse att de någon gång hade "checkat ut" från mötet - de skulle kämpa för att hålla fokus eftersom deras uppmärksamhet fortsatte att gå tillbaka till deras andra väntande projekt. Detta fick henne att Hon sa, att tänka på hur, mycket när vi försöker multitaska, vi kan verkligen bara ha fokuserad uppmärksamhet på en uppgift i taget för att göra vårt bästa arbete.

För att testa nyttan av deras redo att återuppta plan, Leroy och Glomb genomförde fyra studier där ämnen skulle arbeta med en uppgift med en tidsbegränsning och sedan avbröts för ett annat projekt.

Den första var en fältstudie som undersökte 202 yrkesverksamma från organisationer i Mellanvästern, ber dem att rapportera om sin upplevelse när de avbryts. Den andra studien genomfördes i laboratoriet där deltagarna på liknande sätt avbröts från en uppgift A för att arbeta med en uppgift B. Denna studie involverade ordföreningar för att avgöra om ämnena, medan de arbetade med avbrytande uppgift B - och minus alla planer på att återuppta - tänkte fortfarande på det arbete de lämnade efter sig i uppgift A. De var, resultaten visade - och deras prestation på uppgift B led som ett resultat.

Den tredje och fjärde studien, av 66 respektive 44 elevämnen, genomfördes också i laboratoriet och utformades för att testa fördelarna med planen för återupptagning, som ämnena hade skrivit när de kopplade från den första uppgiften. Här, ämnen noggrant granskade professionella resuméer som om de var i en anställningssituation.

"Det jag visar är att människor som har gjort planen för att återuppta fattar bättre beslut, och komma ihåg mer information från de resuméer som de just läst, "Leroy sa." Det är en förbättring av prestanda, både vad gäller informationskvaliteten och förmågan att fatta beslut med komplex information. "

Det är, skapa en snabb redo att återuppta ingrepp, de hittade, signifikant minskad uppmärksamhetsrester när ämnen arbetade med det nya, avbryta uppgiften, och förbättrade deras prestanda på den uppgiften.

Studierna undersökte inte om planen förbättrade prestanda för den avbrutna uppgiften A när deltagarna återvände till den. Men Leroy sa att det inte finns någon anledning att tro att en sådan plan inte också hjälper till att utföra den uppgiften.

"Det är ett steg för framtida forskning, " tillade hon.

Arbetar på detta sätt, Hon sa, andra kommer att förstå att du behöver en minut för att samla dina tankar innan du vänder din uppmärksamhet till en avbrytande uppgift.

"Vi måste proaktivt hantera hur vi övergår mellan uppgifter för att hjälpa vår uppmärksamhet att vara mer fokuserad och mindre distraherad eller delad mellan allt vi har på tallriken, "tillade hon." Planen för att återuppta är ett enkelt sätt att hjälpa till när du hanterar frekventa avbrott.

"Genom att göra så, Vi hjälper faktiskt också personen som avbryter - eftersom vi kommer att vara mer närvarande i den interaktionen och vår input kommer att vara av högre kvalitet. "