Ett e-postmeddelande dyker upp på din skärm. Det är en kund som delar en projektuppdatering. Ett Slack-meddelande visas. Det är din chef som ställer en fråga. En textvarning piper. En kollega vill veta om du kommer att delta i ett möte.

Låter bekant? Människor blir alltmer belägrade på jobbet av avbrott via e-post, meddelandeappar, sociala medier och personliga möten.

Avbrott kan försämra prestandan på flera sätt, orsakar lägre produktivitet, fler fel och sämre arbetskvalitet.

Avbrott utlöser också ofta negativa känslor som irritation och ångest. Täta avbrott kan, över tid, leda till stressiga känslor av överbelastning, irritation och en känsla av "tidssvält" – att ha för mycket att göra och inte tillräckligt med tid.

Ändå är avbrott en nödvändig del av arbetslivet, eftersom kommunikationsbehov ofta är oförutsägbara och tidskänsliga. Och svara på avbrott, vilken kanal de än kommer igenom, har blivit ett kärnansvar för de flesta jobb.

Som expert på interpersonell interaktion och tidsanvändning i organisationer, Jag ville förstå varför avbrott ofta är så stressande. Att arbeta med en av mina doktorander, Jag designade en studie som fokuserade på människors upplevelser av att bli avbrutna.

Vår studie, som för närvarande granskas, fann att avbrott faktiskt kan väcka positiva snarare än negativa känslor – givet de rätta omständigheterna.

Överraskande positiva avbrott

I vår studie, vi bad 35 deltagare att hålla reda på sina avbrott under en hel arbetsdag.

Deltagarna sträckte sig över flera branscher och hade olika titlar. De arbetade alla heltid och använde regelbundet elektroniska apparater som en del av sina jobb.

Deltagarna registrerade detaljer som vad som hände under varje avbrott, vem som avbröt dem och hur länge varje avbrott varade. De noterade också de känslor de upplevde och skrev ner en förklaring till dessa känslor.

Som vi förväntade oss, de flesta deltagare avbröts ofta under dagen. Kollektivt, de rapporterade totalt 256 avbrott.

Dagen efter att de loggat sina avbrott, vi intervjuade deltagarna. Vi bad om mer information om varje avbrott för att förtydliga och berika vår förståelse för varför det hade väckt känslorna som deltagaren hade registrerat. Till exempel, vi undersökte vidare om uppgiften som deltagaren avbröts för att göra och vad som mer pågick vid tidpunkten för avbrottet.

Med tanke på att tidigare forskning överväldigande har betonat de negativa aspekterna av avbrott, vi blev förvånade när vår studie visade att många avbrott upplevdes positivt.

Ungefär 30 % av de avbrott vi analyserade var förknippade med känslor som spänning och lycka. Mer än 75 % av våra deltagare loggade minst ett positivt avbrott.

Intresserad av dessa oväntade fynd, vi använde vår data för att ta reda på vad som gör en avbrottsupplevelse bra istället för dålig.

Tid och timing

Det visar sig att skillnader i avbrottsupplevelser till stor del kan förklaras av människors övertygelse om tid.

Precis som många av oss i västerländska kulturer tänker på tid som en begränsad, värdefull vara, människor som blir avbrutna i arbetet överväger – ofta omedvetet – på vilka sätt ett avbrott tvingar dem att ändra hur de använder sin tid.

Till exempel, deltagarna i vår studie bedömde avbrott i termer av deras "tidsvärdighet". Avbrott som ses som "tidsvärdiga" är mer benägna att väcka positiva känslor.

Avbrott är "tidsvärdiga" om de involverar uppgifter som anses prioriterade, relevant för andra pågående projekt och tydligt inom ramen för de anställdas jobb. Att våra deltagare funderade på om ett avbrott är värt sin tid är vettigt med tanke på att människor bryr sig mest om att göra framsteg i ett meningsfullt arbete.

Vi lärde oss också att tidpunkten för avbrott spelar en stor roll i människors känslomässiga reaktioner. Avbrott förknippas i allmänhet med positiva känslor om de bedöms som vältajmade.

Vältajmade avbrott är de som uppstår när anställda inte är djupt upptagna av en annan uppgift eller behöver en paus från sin nuvarande uppgift. Våra resultat återspeglar tidigare studier, som har funnit att olämpliga störningar är mer benägna att hindra arbetsprestationer.

Till sist, kortare avbrott utlöser generellt positiva snarare än negativa känslor. Längre avbrott tar upp mer av den tid som människor mentalt hade allokerat till planerade uppgifter.

Relationer och arbetsbelastning spelar också roll

Ett annat fynd som framkom från vår studie var vikten av människors relationer. Även om detta kanske inte verkar så överraskande, forskare har ännu inte utforskat de interpersonella aspekterna av avbrott.

Individer känner positiva känslor om de gillar eller respekterar personen som avbröt dem. I vissa fall, personligt tycke kan ge en bra upplevelse även om ett avbrott ses som "slöseri med tid, "dåligt tidsinställd eller för lång.

Omvänt, om individer ogillar eller saknar respekt för den person som avbryter dem, avbrott är mer benägna att generera negativa känslor. Detta gäller särskilt om avbrytaren har en historia av att ofta inkräkta på oviktiga frågor eller uppgifter.

Vi fann också att anställdas övergripande arbetsbelastning påverkar avbrottsupplevelser. Om avbrott uppstår när de inte har mycket att göra, de tycker att det är mindre stressande att arbeta med något oväntat. De kan återgå till planerade uppgifter i framtiden utan rädsla för att missa en deadline eller arbeta extra timmar.

Dock, när anställda har tyngre arbetsbelastningar, de känner starka känslor av tidspress, vilket innebär att alla avbrott är mer benägna att orsaka negativa känslor.

Vad organisationer och anställda kan göra

Min forskning om avbrott har gjort mig mycket mer optimistisk om situationen för dem som möter frekventa arbetsavbrott.

Jag tror att det finns sätt att göra avbrott bättre för dem på den mottagande sidan. Andra managementforskare har föreslagit att skapa perioder av avbrottsfri tid eller erbjuda anställda en "kvot" av oavbruten tid som de kan använda flexibelt.

Vår forskning föreslår några ytterligare potentiellt användbara tillvägagångssätt. Till exempel, organisatoriska utbildningsprogram kan lära anställda att vara mer uppmärksamma på hur, när och varför de avbryter andra.

Chefer kan också modellera "hälsosamt" avbrottsbeteende. Om de reserverar avbrott för värdiga uppgifter och ger positiv feedback till underordnade som gör detsamma, de kan sakta förändra kulturen i sina arbetsgrupper.

Anställda kan själva stänga av kommunikationsvarningar, ta på sig hörlurar och tysta sina telefoner när de är fokuserade på en tankeintensiv uppgift eller står inför en snäv deadline.

Dock, om inte ledare och chefer öppet stöder detta beteende, det blir svårt för enskilda anställda att göra det.

Den här artikeln är återpublicerad från The Conversation under en Creative Commons-licens. Läs originalartikeln.