När USA förbereder sig inför parlamentsvalet i november, nästan varje steg i omröstningsprocessen förnyas och omvärderas för att säkerställa att covid-19 inte kommer att spridas i lokala samhällen när miljontals amerikaner röstar under hösten.

Medan vissa stater utökar sina program för att rösta per post, många distrikt förväntar sig fortfarande ett högt valdeltagande för personlig röstning.

Att hjälpa valadministratörer och omröstningsarbetare att förbereda sig för säker personlig röstning är ett team på Stanford Hasso Plattner Institute of Design, även känd som d.skolan. I maj 2020, de samarbetade med Healthy Elections Project, en gemensam ansträngning mellan Stanford och Massachusetts Institute of Technology (MIT), att utveckla och främja bästa praxis för ett säkert och säkert val i november.

"USA gör den mest grundläggande omvandlingen av sin valinfrastruktur på kortast tid i senare minne, sa Nathaniel Persily, James B. McClatchy professor i juridik och tidigare senior forskningschef för presidentkommissionen för valadministration.

"När det stod klart att vi behövde göra om våra vallokaler, att gå på d.school – världsexperter inom design – var den naturliga platsen att titta, " tillade Persily, som grundade Healthy Elections Project tillsammans med Charles Stewart III från MIT.

D.schools uppgift var att ta reda på hur man kan tillämpa människocentrerad design – ett tillvägagångssätt för att hitta och lösa problem som sätter människors tankesätt och beteenden i centrum för processen – för att utforma säkra vallokaler under en pandemi. "Val är en serie upplevelser, " sa projektsamarbetspartner Nadia Roumani, en senior designer med d.schools Designing for Social Systems Program. "En av de saker som människocentrerad design tillför röstningsprocessen är förmågan att förstå och erkänna komplexiteten i den upplevelsen och, när det passar, göra det mer tillgängligt."

Mot detta mål, gruppen skapade 2020 Healthy Polling Places Guidebook, ett 51-sidigt dokument som ger praktiska exempel på hur man förbereder en säker miljö för personlig röstning.

Guideboken hämtar sin inspiration från några av de flera dussin statliga primär- och omvalsval som har hållits över hela USA sedan COVID-19 förklarades som en pandemi av Världshälsoorganisationen den 11 mars, 2020. När lokala valadministratörer omprövar sina egna röstningsförfaranden för att införliva folkhälsorekommendationer som social distansering för att minska spridningen av covid-19, vänder de sig till tidigare val för att lära sig vad som fungerade, sa Roumani.

Tidigt på, Roumani och hennes kollegor på d.school samarbetade med flera organisationer som har lång erfarenhet av att arbeta med valtjänstemän. Som Roumani lärde sig, delstats- och länsbestämmelser för att genomföra val är både mycket tekniska och otroligt decentraliserade. Varje stat, län och stad administrerar sina egna val olika.

"En del av vårt arbete har varit att fungera som designcoach för några av dessa organisationer och hjälpa dem att ta det de redan har, som är robust, grundlig och mycket detaljorienterad, och göra det mer visuellt, smältbar, handlingsorienterad och upplevelsecentrerad, sa Roumani.

När valförrättare förbereder sig för säkra och rena miljöer för både arbetare och väljare, guideboken lyfter fram dussintals exempel som visar hur varje steg i omröstningsprocessen har sett ut hittills i pandemin. Inkluderat är bilder på skyltarna som väljarna såg när de gick in på sin lokala vallokal; det klara, plexiglasbarriärer de stötte på när de checkade in; och golvmarkeringarna de följde när de gick ut.

Till var och en av dessa bilder finns korta men grundliga beskrivningar av vad valadministratörer kan tänka sig om de skulle utöva något av dessa alternativ, inklusive steg-för-steg-vägledning och checklistor.

2020 års guidebok för hälsosamma omröstningsplatser innehåller också exempel på hur röstning utomhus kan se ut. Till exempel, medföljer en bild på ett tält utanför stadshuset från ett primärval som hölls i april i Dunn, Wisconsin, som erbjöd människor ett alternativ till inomhusröstning.

Guideboken visar till och med alternativa exempel för att samla in röstsedlar – som omröstning vid trottoarkanten och genomkörningsröstning – som gjorde det möjligt för människor att rösta utan att lämna sitt fordon. Den erbjuder också föreslagna språk, länkar till resurser administratörer kan använda för att layouta sina arbetsplatser och påminnelser om hur man främjar och upprätthåller säkerheten under hela dagen. Inkluderat finns också praktiska tips och en utbildningsmodul för hur man hanterar stressiga situationer som kan uppstå, till exempel hur man handskas med en väljare som glömmer sin ansiktsskydd eller vägrar att bära en alls.

"Den andra delen är att förstå att det potentiellt finns några känslomässiga ögonblick och ångestframkallande ögonblick som undersökningsarbetare kan möta som vi behöver designa för, sa Roumani.

Förbereder valförrättare för kommande utmaningar

Förutom att samarbeta med människor som Nadia Roumani och hennes team på d.school, Healthy Elections Project har samarbetat med dussintals akademiker, medborgerliga organisationer, valadministratörer och valförvaltningsexperter för att ta itu med andra utmaningar som pandemin innebär för tjänstemän och lokala jurisdiktioner, inklusive hur man utökar in- och frånvaronsröstningsprogram.

Även om det finns några stater som har ägnat år åt att rulla ut ansträngningar för sina brevröstningsprogram, andra stater måste göra det inom några månader. Vissa jurisdiktioner har inte expertis att göra dessa förändringar så snabbt – det är där Healthy Election Project går in.

"Vi behöver verkligen den bästa tillgängliga forskningen för att försöka utbilda valtjänstemän, väljare och icke-statliga organisationer om hur man kan genomföra detta val på ett säkert och säkert sätt, ", sa Persily. "Målet med det hälsosamma valprojektet är att verkligen omsätta den forskningen till handling."

Sedan det hälsosamma valprojektet lanserades i april, studenter från Stanford och MIT har undersökt och utarbetat relevanta PM som inkluderar specifika rekommendationer och resurser till valtjänstemän som gör viktiga förändringar i sin infrastruktur. En rapport, till exempel, går in på detaljerad information om vilka försörjningsjurisdiktioner som kan överväga att köpa för att göra sina vallokaler pandemisäkta, vad de kan behöva för att utöka programmen för att rösta via post, samt tidslinjer för att undvika flaskhalsar i försörjningskedjan.

När valet närmar sig, Healthy Election Project kommer att fortsätta att förbereda och förse valadministratörer med ytterligare verktyg och resurser för att hantera problem som kan uppstå, som att hantera brevröstningar, analysera valdata och kommunicera med väljarna. Det finns också en växande mängd rättstvister angående valregler under pandemin, och Healthy Elections Project spårar även dessa för att hålla valtjänstemän och väljare uppdaterade om frågor i sina jurisdiktioner.

"Det är otroligt svårt under pandemin att försöka genomföra förändringar i valadministrationen över hela landet, men vi försöker göra vårt bästa, " sa Persily. "Vi hoppas att vi gör åtminstone ett litet bidrag för att göra det till ett smidigare val."