När företag diskuterar effekterna av storskaligt distansarbete, en ny studie av över 61, 000 Microsoft-anställda upptäckte att arbete hemifrån gör att arbetare blir mer tysta i hur de kommunicerar, delta i färre realtidskonversationer, och spendera färre timmar i möten.

Studien, publicerad 9 september i tidskriften Naturen Mänskligt beteende och medförfattare av Berkeley Haas Asst. Prof. David Holtz, använde sig av data från före och efter att Microsoft införde ett företagsomfattande mandat att arbeta hemifrån som svar på covid-19-pandemin. Resultaten tyder på att en heltidsanställd distansarbetare kan ha svårare att skaffa och dela ny information – vilket kan få konsekvenser för produktivitet och innovation bland informationsarbetare på vägen.

"Att mäta orsakseffekterna av distansarbete har historiskt varit svårt, eftersom endast vissa typer av arbetare fick arbeta utanför kontoret. Det förändrades under pandemin, när nästan alla som kunde arbeta hemifrån var tvungna att göra det, sade Holtz, som genomförde forskningen som MIT Sloan doktorand hos Microsoft, och skrev tidningen tillsammans med Microsofts kollegor Longqi Yang, Sonia Jaffe, Siddharth Suri, och sju andra. "Mandatet att arbeta hemifrån skapade en unik möjlighet att identifiera effekterna av företagsomfattande distansarbete på hur informationsarbetare kommunicerar och samarbetar."

Analysen baserades på anonymiserad data som beskrev mejlen, snabbmeddelanden, samtal, möten, och arbetstider – allt fråntaget innehåll och identifierande information – för den överväldigande majoriteten av Microsofts anställda i USA.

Holtz, en fakultetsfilial vid Berkeley Institute for Data Science och forskningsfilial vid MIT Initiative on the Digital Economy, sade att även om pandemin erbjöd en sällsynt möjlighet att studera effekterna av företagsomfattande distansarbete, Det krävdes betydande ansträngningar för att förstå i vilken utsträckning förändringar i beteendet orsakades av i synnerhet distansarbete snarare än omvälvningen av själva pandemin. Trots allt, arbetare fann sig plötsligt gå igenom beställningar på plats och försörjningsbrist, ta hand om barn hemma från skolan eller utsatta anhöriga, och hantera allmän stress och ångest.

Microsoft, där 18 % av de anställda arbetade på distans innan företaget utfärdade sitt mandat att arbeta hemifrån, erbjöd möjlighet till jämförelse. Författarna skilde ut effekterna av distansarbete från andra effekter av pandemin genom att använda en statistisk teknik för att jämföra de Microsoft-anställda som redan arbetade hemifrån med de som plötsligt flyttade online under pandemin.

Forskarna hade tillgång till anonymiserade uppgifter om anställdas roller, chefsstatus, affärsgrupp, anställningstid på företaget, och hur stor del av deras medarbetare var avlägset före pandemin; de matchade grupper av arbetare med liknande observerbara egenskaper. De använde också aggregerade veckosammanfattningar av den tid som arbetare tillbringade i schemalagda och oplanerade möten och samtal, antalet e-postmeddelanden och snabbmeddelanden de skickade, och längden på deras arbetsveckor, samt månatliga sammanfattningar av arbetarnas samarbetsnätverk.

Bland deras viktigaste resultat:

• Företagsomfattande distansarbete gjorde att arbetarnas samarbetsnätverk blev mindre sammankopplade och mer siloförsedda. De kommunicerade mindre ofta med personer i andra formella och informella affärsgrupper.
• Distansarbete fick arbetare att spendera cirka 25 % mindre av sin tid på att samarbeta med kollegor i grupper, jämfört med pre-pandeminivåer. Fjärrarbete fick också arbetare att lägga till nya medarbetare långsammare.
• Omvänt, distansarbete ledde till att arbetare kommunicerade oftare med människor i deras inre nätverk, och att bygga fler förbindelser inom det inre nätverket.
• Fjärrarbete fick arbetare att spendera mer tid på att använda asynkrona kommunikationsformer, såsom e-post- och meddelandeplattformar, och mindre tid att ha synkrona konversationer personligen, via telefon, eller via videokonferens.
• Distansarbete gjorde också att antalet timmar människor spenderade i möten minskade med cirka 5 %, antyder att ökningen av möten som många upplevde under pandemin inte berodde på distansarbete, men på grund av andra pandemirelaterade faktorer.

Holtz sa att teamet också kunde dela upp effekterna av företagsomfattande distansarbete i två separata komponenter:hur dina egna samarbetsmönster påverkas när du arbetar på distans, och hur dina samarbetsmönster påverkas när dina medarbetare arbetar på distans. De kom fram till att båda är viktiga.

"Det faktum att dina kollegors distansarbetsstatus påverkar dina egna arbetsvanor har stora konsekvenser för företag som överväger hybrid- eller mixed-mode-arbetspolicyer, " sa han. Till exempel, att ha sina lagkamrater och samarbetspartners på kontoret samtidigt förbättrar kommunikationen och informationsflödet för både de på och utanför kontoret. "Det är viktigt att tänka efter hur dessa policyer implementeras."