Tror du att e -postmeddelanden hindrar viktigare uppgifter på jobbet - eller att det är det mest effektiva sättet att kontrollera inkorgen bara några gånger om dagen?

Ny forskning av en e-postsexpert från Kingston University från London utmanar några av de vanliga uppfattningarna kring det bästa sättet att hantera-och använda-e-postmeddelanden på arbetsplatsen.

Dr Emma Russell, Head of the Well-being at Work Research Group vid Kingston Business School i London, gjort en omfattande granskning av litteraturen angående strategier som människor använder för att hantera sitt arbetsmail. Framväxande teman var därefter sinnekontrollerade i intervjuer med en grupp arbetande vuxna för att ta reda på hur dessa tillvägagångssätt fungerar i praktiken.

På uppdrag av brittiska arbetsplatsexperter Acas, resultaten av studien används nu för att ge opartisk information och vägledning till arbetsgivare och arbetstagare. Förutom att leda till utvecklingen av en serie bästa tips för anställda, forskningen ifrågasatte också effektiviteten hos populära uppfattningar kring e -postanvändning.

Ett sådant exempel var tron ​​att e-post var en tidsödande distraktion från verkliga, viktigt arbete - när det faktiskt är endast en mycket liten andel e-postmeddelanden som skickas och tas emot på jobbet är avgörande för arbetet, Dr Russell sa.

"Människor använder e -post för att hjälpa dem att klara sina jobb, "förklarade den yrkespsykologiska experten." De flesta säger att de inte kunde tänka sig att kunna utföra sitt arbete effektivt utan det, och väldigt få skickar e-postkritisk e-post under sin arbetsdag. "

En annan myt som utmanas av forskningen var att mejlning är ett sätt att utveckla starka arbetsförhållanden mellan kollegor - medan det faktiskt är det speglar bara den befintliga kulturen på arbetsplatsen, Dr Russell tillade.

"Det sätt på vilket e -post används tenderar att spegla kulturen i en organisation - till exempel e -postanvändare kommer att visa dålig e -postetikett, och kopiera människor till meddelanden för att ställa andra till svars, om det finns en skuldkultur. När förtroendekulturen är bra, e -post används för att skapa nya och givande relationer. "

Under tiden, tanken att människor bara skulle kolla sin e-post några gånger om dagen var en annan vanlig metod som visade sig vara kontraproduktiv. Istället, genom att kontrollera och bearbeta e-postmeddelanden regelbundet under dagen kan arbetare prioritera och kontrollera sin arbetsbelastning effektivt-och undviker de negativa konsekvenserna av en uppbyggnad av uppgifter i inkorgen, Dr Russell sa. "Nyckeln här är inte att tillåta e -post att avbryta ditt arbete, men att välja när dessa kontroller görs, " tillade hon.

Forskningen ledde till att hon identifierade tre viktiga teman som strategier relaterar till - e -postkulturen där en användare arbetar, utformningen av beteenden som tekniken har utvecklats över tid, och individuella skillnader relaterade till personegenskaper och uppfattningar.

Forskningsresultaten har nu gjort det möjligt för Dr Russell att sammanställa en serie bästa tips för att effektivt hantera e -post på jobbet. "Det är klart att det inte finns någon strategi som passar alla och som universellt kommer att förbättra vår produktivitet och välbefinnande på jobbet, "sa hon." Men att bara använda några av dessa tips kan avsevärt förbättra vårt sätt att hantera vår e -post, och hjälpa oss att känna mer kontroll. Pekarna är tillräckligt grundade i forskning för att ge några användbara råd. "

Acas Senior Research Manager Rachel Pinto - som beställde forskningen - sa att e -post var en integrerad del av många människors arbetsliv, så det var viktigt att utveckla strategier för att hantera det effektivt. "Forskningen tyder på att arbetsgivare och anställda kan dra nytta av att granska deras beteenden och metoder för att hjälpa till att hantera inkorgar och se till att e -postmeddelanden inte blir en källa till stress, "sa hon." Framåt, Acas kommer att använda denna forskning för att informera och utveckla vår vägledning för att hjälpa arbetsplatser att utveckla positiva arbetsmiljöer och relationer. "

Dr Russells bästa tips för att hantera e -post på jobbet:

• Hantera och rensa e -postmeddelanden när du kontrollerar det. Läs inte bara det, men agera på det - fil det, flagga det, radera det. Genom att minska röran i inkorgen, människor rapporterar att de känner sig mindre överbelastade.
• Stäng av e -postvarningar. Avbrott kan ha en negativ inverkan på vår effektivitet, men se till att du fortfarande loggar in regelbundet - en gång var 45:e minut eller så - för att hålla dig uppdaterad om e -post och nya arbetsprioriteringar.
• Använd funktionen "fördröj skicka" när du skickar e -post utanför timmarna, så att mottagarna bara får sitt mail under normal arbetstid. Det betyder att medan du drar nytta av e -postens flexibilitet, du tvingar inte mottagaren detta.
• Granska dina personliga e -poststrategier - är de målmedvetna och effektiva eller är de vanliga och reaktionära? Många människor är engagerade i automatik, reaktiv användning av e -post som kan förhindra mer strategiskt beslutsfattande och eftertanke.

Dr Russell har studerat e-postbeteende på arbetsplatsen och dess inverkan på det allmänna välbefinnandet i mer än 12 år och har tidigare forskat om hur e-postmetoder från flitiga arbetstagare gör dem olyckliga och mindre effektiva.