Deadlines tenderar att utstråla en känsla av existentiell finalitet, men projektledare vet att de sällan är huggna i sten.

Även om det kan låta kontraintuitivt, anamma att osäkerhet kan vara nyckeln till mer framgångsrika projekt, University of Michigan forskare har hittat.

Teamet utarbetade ett sätt att kika under huven av deadlines, kartlägga deras osäkerhet och vika in den i ett projektledningssystem.

"Vårt samhälle tenderar att tänka på deadlines som mindre flexibla än andra aspekter av ett projekt, men i verkligheten, så är det ofta inte, sa Tom Logan, en U-M doktorand i industri- och driftteknik. "När vi inser det, det gör det möjligt för oss att göra några riktigt nya saker."

Logan arbetade på projektet med Robert Bordley, professor i praktik och programdirektör i Integrative Systems + Design vid U-M Ingenjörshögskolan.

I en serie experiment som testar teamets teknik, det förbättrade framgångsfrekvensen för projekt med upp till 40 procent. Den förbättrade framgångsfrekvensen kan visa sig på en mängd olika sätt, inklusive mer lägligt slutförande, projekt som är bättre anpassade till sina ursprungliga krav och förbättrad lönsamhet.

"En deadline är bara ytterligare ett intressentkrav och vi vet alla att intressenternas krav har en viss osäkerhet, ", sa Bordley. "Vi kan inte eliminera den osäkerheten, men vi kan ofta kvantifiera det. Och jag har upptäckt att värdet av att göra det är väldigt stort."

Lösningen, detaljerat i en studie publicerad i European Journal of Operational Research , är att arbeta med intressenter för att förstå osäkerheten och arbeta in den i projektet som en aktiv, hanterbar variabel.

Den svåra delen kommer först – chefer bör be om mer än bara de optimistiska och pessimistiska slutdatumen som är en del av projektutvärderings- och granskningsteknik, det statistiska verktyget som ligger till grund för modern projektledning. Detta kräver ett ärligt möte med intressenter och lite grävande för att lära sig resonemanget bakom dessa datum.

"Intressenter har alltid att göra med en komplex uppsättning osäkerheter, men de delas sällan med projektledare. Målet är att föra de två världarna närmare varandra och införliva den kunskap som avslöjas i förvaltningsprocessen, " sa Bordley.

"Jag vill be intressenter att tänka på en situation som skulle få en deadline att skjutas fram med en månad, till exempel. Berätta om den situationen, uppskatta hur troligt det är. Fokusera på ytterligheterna. På det sättet, du slutar med optimistiska och pessimistiska deadlines som är mer än bara siffror."

Med optimistiska och pessimistiska deadlines i handen, nästa steg är att ange osäkerheten i deadline inom projektledningssystemet.

Att göra detta, Bordley säger, lägg till ytterligare, virtuell aktivitet till ett projekt. Aktiviteten börjar på det optimistiska slutdatumet och slutar på det pessimistiska slutdatumet, skapa en virtuell bullseye för färdigställande i tid. Så länge projektet avslutas mellan de optimistiska och pessimistiska datumen, det övervägs i tid. Ju mer osäkerhet i deadline, ju större bullseye.

Chefen kan sedan fatta beslut utifrån osäkerheten kring tidsfristen. En mindre säker deadline innebär ett större mål och mer flexibilitet att fokusera resurser på andra projektkrav som är mer säkra.

Den virtuella aktiviteten kan också justeras allt eftersom projektet fortskrider – krymper när tidsfristen går upp eller växer när osäkerheten ökar. Hur som helst, det ger chefen en löpande prognos över tidsfristosäkerhet och förmågan att planera därefter.

"Denna teknik kan rädda en chef från att spendera mycket tid och resurser på en deadline som kanske inte spelar så stor roll i slutändan, " sa Bordley. "Om den är mjuk, chefen kan snabbt se att det är mjukt och fokusera resurser på andra krav som är mindre benägna att förändras."

För att testa effektiviteten av modifieringen, teamet byggde en datormodell som cyklade genom 1, 000 simulerade projekt. Först, de tillämpade en traditionell PERT-projektledningsmodell som ignorerar tidsfristosäkerhet, sedan tillämpade de sin modifierade modell som känner igen osäkerhet om tidsfrister och justerar resurser efter behov.