När universiteten började stänga sina campus och gå till onlinekurser som svar på covid-19-pandemin, Akademiska bibliotekarier ställdes inför frågor om hur dessa beslut skulle påverka biblioteken och om de skulle stänga sina dörrar eller begränsa tillgången.

"Människor letar efter bästa praxis på området, men också vilka åtgärder deras kollegor och kamrater vidtar och hur de tänker kring detta, sa Lisa Janicke Hinchliffe, samordnaren för informationskompetenstjänster och undervisning och en professor vid universitetsbiblioteket vid University of Illinois i Urbana-Champaign.

Men det var ingen som samlade in information om vad biblioteken gjorde. Hinchliffe pratade med ofta samarbetspartner Christine Wolff-Eisenberg, chef för undersökningar och forskning på Ithaka S+R, en forsknings- och strategigrupp för frågor relaterade till bibliotek, museer och förlag. På en dag, de utvecklade en prototypundersökning för akademiska bibliotekarier; bad biblioteksgemenskapen på Twitter att svara på undersökningen och ge feedback; finjusterat sina frågor; och lägg enkäten online.

Projektet ger en nationell titt på hur akademiska bibliotek reagerar på covid-19-pandemin. Mer än 800 akademiska bibliotek — av de mer än 3, 000 sådana institutioner i landet – har tillhandahållit information genom undersökningen Academic Library Response to COVID19. Onlineportalen för projektet tillhandahåller realtidsspridning av undersökningsresultaten, och Hinchliffe och Wolff-Eisenberg har skrivit tre analyser av datan sedan projektet startade den 11 mars.

"Så vitt vi vet, detta är den mest omfattande datauppsättningen av inte bara statusen för amerikanska akademiska bibliotek, men också vilka institutioner som har flyttat sina kurser online och vilka som har lämnat sina bostäder, " skrev Hinchliffe och Wolff-Eisenberg i ett blogginlägg.

Undersökningen innehåller frågor om statusen vid varje läroanstalt, studentbostäder, bibliotekets byggnadstider, allmänhetens tillgång till bibliotek, rengöring och säkerhetsåtgärder, sociala distanseringsåtgärder, referenstjänster, tillgång till tryckt material och policyer för anställda som arbetar på distans.

Bibliotekarier kan göra om undersökningen för att uppdatera statusen för sina bibliotek, och data visar mönster av hur policyer har förändrats över tid och i relation till klassernas status på campus.

Målet med projektet är att tillgodose behoven hos akademiska bibliotekarier som fattar beslut och att tillhandahålla information som hjälper universitetsledare att förstå den större bilden av vad som händer bland amerikanska akademiska bibliotek, sa Hinchliffe.

"Bibliotekets ledare kan använda detta för att säga, "Här är vad som händer på området mer generellt." De kan använda data för att ha ett sammanhang för rekommendationer de gör, " Hon sa.

Bibliotekarier har också hittat användbar information i undersökningens frågor och svar. Till exempel, i avsnittet om rengöring och säkerhet, undersökningen frågar om sådant som daglig rengöring av tangentbord och annan utrustning, tillhandahåller handsprit till kunder och sätter tillbaka material i karantän under en tid innan de hanteras av personalen. I sina svar, bibliotekarier har nämnt åtgärder de vidtar som inte finns i enkätfrågorna.

"Ett antal personer sa till oss, "Vi gjorde inte de sakerna men vi är nu, ", sa Hinchliffe.

Forskarna planerar att hålla undersökningen öppen och fortsätta att tillhandahålla data och analyser så länge svaren fortsätter att komma in och människor tycker att den är användbar. De kommer också att analysera data för framtida forskning inom områden som beslutsfattande i kriser och för att hjälpa till att utveckla nödprocedurer.

"Det finns en enorm mängd analys som kan göras på denna datauppsättning för att titta på de lärdomar som kan dras, " sa Hinchliffe.

Till exempel, hennes granskning av litteraturen om krishantering från bibliotek fann rutiner för fortsatt service genom att fysiskt flytta bibliotekets serviceställe – användbart i händelse av brand eller översvämning, men "det är inte en strategi när ett campus har stängts ner och det finns en härbärge på plats."

Biblioteken är väl positionerade för att svara på en sådan kris, Hon sa.

"Bibliotek har haft den här digitala infrastrukturen under utveckling under de senaste två decennierna. De har kört ett digitalt och ett personligt bibliotek samtidigt. Vi måste vända oss till det digitala biblioteket som det exklusiva läget, ", sa Hinchliffe. "Jag känner mig ganska stolt över det akademiska biblioteket och hur det har skyddat personalens och användarnas säkerhet genom att stänga fysiska platser, samtidigt som de ger en hög servicenivå och lägger till vissa tjänster när fakultetsmedlemmar och studenter flyttade online."