Om du är en av de tusentals lyckliga arbetare som har kunnat göra övergången till att arbeta hemifrån, mitt i de ständigt skärpta restriktioner för social distansering som orsakas av covid-19-pandemin, det finns välsignelser att räkna. Du har fortfarande ett jobb.

Men enligt UniSA-experter inom företag och förvaltning, Dr Shruti Sardeshmukh och Dr Chad Chiu, att arbeta hemifrån är inte alltid smidigt.

"Att arbeta hemifrån kan vara en utmaning för företag och privatpersoner, " säger Dr Sardeshmukh.

"Det finns en mängd både verkliga och inbillade hinder att hoppa, men om företag vill stödja anställda och upprätthålla kontinuitet, de måste noggrant undersöka sina alternativ.

"Det är viktigt att lösa alla vanliga hinder - kommer tekniken att fungera, kommer ditt företag att kunna upprätthålla datasäkerhet, kan anställda etablera säkra och hälsosamma hemmakontor?

"De här frågorna måste bearbetas en efter en med dina expertteam, men ny teknik är en stor underlättande för alla typer av kreativa distansarbetslösningar och öppnar dörren till fortsatt produktivitet i dessa utmanande tider."

Dr Sardeshmukh säger att det är en stor fördel för företag att bygga en arbetsmiljö som sträcker sig bortom den traditionella arbetsplatsen i goda och dåliga tider.

"På något sätt är detta ett verkligt test av kreativitet och uppfinningsrikedom, och det sätter också ett starkt fokus på att förstå din arbetsstyrka och hur man kan underlätta deras framgång genom att förbättra kommunikation och kontakter, " hon säger.

"Helst arbetsplatser, bör alltid fokusera på dessa kopplingar, men mycket tas för givet när personal är fysiskt samlokaliserad – att gå virtuellt kan avslöja svagheter som kan korrigeras nu och kommer att gynna verksamheten när människor kan gå tillbaka till verksamheten som vanligt.

"Det kommer också att ge organisationer möjlighet att överväga hur och var virtuellt arbete kan vara effektivt i framtiden."

För teamchefer och chefer, ledarskap när team arbetar på distans, har sin egen uppsättning utmaningar.

UniSA expert på teamledarskap och universitetslektor i management, Dr. Chad Chiu säger eftersom team är en samling individer, det är viktigt att komma ihåg att vidta åtgärder för teamet och dess enskilda medlemmar.

"En stor utmaning när team går på distans är osäkerhet – så ledare bör sätta upp några regler eller riktlinjer för hur teamet ska fungera – tydlighet kring mötestider, när man ska ringa för omedelbar hjälp, flexibilitet för deadlines och de typer av teknik du kommer att förlita dig på, är alla viktiga, " han säger.

"Medan du behöver hålla arbetet på rätt spår, det är också viktigt att erkänna att arbetslag har både uppgifts- och relationsdrivna interaktioner.

"Forskning har visat att båda aspekterna av intergruppsinteraktioner är viktiga för att förutsäga teamets effektivitet, så chefer bör uppmuntra teamet att vara socialt sammankopplade och erbjuda varandra både relations- och uppgiftsstöd.

"Utnyttja videokonferensteknik, som Zoom virtuella mötesrum, att förena laget; skapa chattkanaler för sociala konversationer samt arbetsinteraktioner; anordna en virtuell lunch eller morgonte för att stödja socialt engagemang."

I denna modiga nya värld av virtuellt arbete, Dr Chiu säger att inte alla är lika utrustade.

"Virtuellt samarbete har flera begränsningar som bäst övervinns tillsammans, " han säger.

"Alla kommer inte att vara lika bekanta med tekniken som teamet använder, så att chefer kan uppmuntra teammedlemmar att hjälpa varandra att övervinna tekniska problem och använda onlineresurser för att lära sig hur man använder okända mötes- och hanteringsplattformar.

"När man leder i detta ramverk, det är värdefullt att påminna dig själv och resten av laget om att svårigheter kommer att hända. Tålamod och empati kommer att räcka långt för att övervinna utmaningar.

"Ledare som kan erkänna sina egna begränsningar och visa hur de är villiga att anpassa sig och lära sig med gott humör, kommer att signalera till teamet att ni alla är med och kan hjälpa varandra att växa i kapacitet."

Dr. Chiu säger att personal som anpassar sig till distansarbete behöver både erkännande och försäkran från sina chefer för att veta att de är på rätt väg. Och, chefer bör vara uppmärksamma på tecken som minskade svar på e-postmeddelanden eller att vara frånvarande i gruppkonversationer.

"Dessa signaler kan tyda på att en gruppmedlem kan behöva hjälp eller uppmuntran för att slutföra sina uppgifter eller att de kan kämpa med den nya arbetsmiljön eller andra problem.

"En en-till-en-träff via telefon eller Zoom kan hjälpa teamledaren att bättre förstå vad som kan ligga bakom bristen på engagemang och erbjuda det stöd en teammedlem behöver."

Och det finns några viktiga saker som ledare för avlägsna team bör undvika att göra.

"Vi förväntar oss att arbetet ska fungera som det skulle på kontoret, med ett grundläggande 9 till 5 schema, är ett misstag, " säger Dr. Chiu.

"Särskilt, i den nuvarande miljön, teammedlemmar kommer att jonglera med en rad olika omständigheter, till exempel barn som är hemma från skolan, så det är inte realistiskt eller ens effektivt att förvänta sig att fungera som vanligt.

Diskutera istället viktiga mötestider och perioder där samarbete kommer att krävas men var flexibel när det gäller när annat arbete kan utföras. Detta kan visa sig vara mer effektivt för att upprätthålla den övergripande produktiviteten i ditt team och erkänner och respekterar att teammedlemmar kan ha en rad olika ansvarsområden. de måste jonglera i den här nya miljön."