Amerikaner från alla samhällsskikt arbetar tillsammans för att bromsa spridningen av COVID-19 genom att utöva social distansering. Offentliga myndigheter gör sin del genom att stänga kontor för allmänheten, ställa in eller skjuta upp utfrågningar, och flytta tjänster och förfaranden till virtuella format. I det här inlägget tittar vi på den roll som lagar om öppna möten spelar för att säkerställa öppna förfaranden, och föreslå en uppsättning bästa praxis för att säkerställa att statliga miljömyndigheter, allmännyttiga kommissioner, och lokala myndigheter odlar meningsfullt allmänhetens deltagande samtidigt som de klarar denna pandemi.

Förra veckan, Förespråkarna uppmanade Trump-administrationen att hålla alla aktiva kommentarsperioder öppna för pågående regelgivning medan förklaringen om en nationell nödsituation förblir i kraft. Kritiska miljöbeslut sker också på subnationell nivå, där stater och städer agerar som första insatser för covid-19. Ett antal stater har ställt in delar av sina lagar om öppna möten som svar på pandemin, och många offentliga organ håller nu möten telefoniskt eller använder videokonferensteknik – och förhållandena förändras nästan dagligen. New York, till exempel, har upphävt sitt lagkrav på öppna möten att medlemmar av allmänheten ska tillåtas att delta i möten personligen, och auktoriserade offentliga möten att hållas på distans "genom telefonkonferens eller liknande tjänst" så länge som allmänheten kan observera eller lyssna på. Illinois har upphävt det juridiska kravet på att medlemmar av ett offentligt organ måste vara fysiskt närvarande för att samlas, samt begränsningar av distansdeltagande. Massachusetts har hävt sitt mandat för lagen om öppna möten att offentliga enheter träffas på en offentlig plats, så länge som alternativa sätt för allmänhetens tillgång tillhandahålls. Texas tillåter på samma sätt regeringsmöten att äga rum via telefon eller videokonferens. Dessa rörelser är helt klart nödvändiga, men stater bör se till att ersättare för personliga möten uppfyller det övergripande målet med lagar om öppna möten.

Städer står inför liknande utmaningar, och undgår inte uppmärksamheten från förespråkare som arbetar för att säkerställa att allmänhetens deltagande inte går förlorat mitt i pandemisvar. Till exempel, förra veckan Sean Hecht, chef för UCLA:s miljörättsklinik, bad Los Angeles att skjuta upp tidsfrister för offentliga kommentarer om miljögranskning av planfrågor tills efter att staden hävt sin order om "Safer At Home". Professor Hecht påpekar att allmänheten inte längre kan se viktiga dokument på stadskontor eller bibliotek och inte kan samlas för att samordna sina kommentarer.

Alla 50 stater har öppna möteslagar som förbjuder statliga organ att överlägga eller fatta beslut privat för att säkerställa insyn. Även om detaljerna varierar, lagar om öppna möten delar målet att säkerställa att allmänheten är informerad om regeringens beslutsfattande. Ett antal staters lagar om öppna möten tillåter deltagande på distans, men bara under snäva omständigheter som inte skulle tillåta verksamheten att fortsätta som vanligt under hela covid-19-krisen. Till exempel, Virginia lag tillåter ett offentligt organ att träffas elektroniskt under ett undantagstillstånd om 1) möte personligen skulle vara osäkert, och 2) syftet med mötet är att ta itu med nödsituationen. Naturligtvis, denna stadga tillåter inte Virginia-byråer att ta itu med rutinaffärer genom att träffas elektroniskt under de närmaste veckorna eller månaderna. Andra stater tillåter fjärrdeltagande i offentliga möten, men i format som helt enkelt är opraktiska idag. I Idaho, till exempel, möten kan genomföras per telefon eller via videokonferens, så länge som en medlem av det styrande organet är fysiskt närvarande vid den offentliga enheten så att allmänheten kan närvara vid mötet personligen. Liknande, en appellationsdomstol i Michigan har slagit fast att en offentlig myndighet inte bröt mot statens lagar om öppna möten genom att hålla en sammankomst på två platser som var sammankopplade genom konferenssamtal, eftersom allmänheten kunde delta i mötet på vilken plats som helst. Dessa exakta format är helt klart opraktiska i vårt nuvarande ögonblick.

Allt detta tyder på att det är möjligt att följa andan – om inte bokstaven – i lagarna om öppna möten även när allmänheten inte fysiskt kan dela rum med offentliga tjänstemän, eftersom möten kan förbli öppna för allmänheten genom virtuella medel. Dessutom, medan de konstitutionella dimensionerna av virtuella förfaranden i samband med covid-19 inte har testats, Vi vet att Högsta domstolen under andra omständigheter har slagit fast att de exakta kraven för en korrekt process är flexibla och faktaspecifika. Rekommendationerna nedan ger några förslag på hur offentliga enheter kan säkerställa transparens och allmänhetens tillgång till information samtidigt som folkhälsan skyddas genom att upprätthålla social distans. Förenta staternas administrativa konferens och New Yorks borgmästarkonferens har gett ytterligare vägledning.

• Där det är möjligt, skjuta upp både möten och offentliga kommentarer. Som professor Hecht förklarar i sitt brev, påverkansgruppers oförmåga att träffas hämmar deras förmåga att delta i offentliga processer. Dessutom, även individer som vill delta på egen hand kommer att ha begränsad tid och energi att engagera sig om de är oförmögna av viruset eller oväntat tar hand om barn eller sjuka släktingar. Genom att skjuta upp icke-väsentliga statliga beslut undviker man att diskriminera de mest utsatta medlemmarna i samhället som kommer att drabbas hårdast av covid-19.
• Där möten pågår virtuellt, se till att meddelandet kommer i tid och framträdande. Kallelse bör publiceras på offentliga organs webbplatser samt i lokala tidningar som fortfarande cirkulerar. Kallelser bör ge mötestid och information om hur allmänheten kan komma åt mötet, som ett inringningsnummer och videokonferenslänk.
• Där det är möjligt, hålla möten via videokonferens med möjlighet att ringa in. Detta gör att tittarna kan se vem som talar, tillåter det offentliga organet att tillhandahålla en tolk för medlemmar av allmänheten som är döva eller hörselskada vid behov, och låter personer utan datorer också komma åt mötet.
• Talare bör identifiera sig varje gång de talar för att säkerställa att allmänheten som bara lyssnar vet vilken tjänsteman som är ansvarig för varje kommentar eller beslut.
• Överväg att tillåta medlemmar av allmänheten att lämna kommentarer med e-post eller en videokonferenschattfunktion och läsa kommentarer i protokollet.
• Spela in eller omedelbart transkribera offentliga möten och göra dessa register tillgängliga för allmänheten. Eftersom störningar i det dagliga livet förändrar scheman på oförutsägbara sätt, medlemmar av allmänheten kanske inte kan delta på ett meningsfullt sätt i ett förfarande vid den exakta tidpunkten det är planerat. New Yorks verkställande order som upphäver aspekter av lagen om öppna möten kräver uttryckligen att virtuella möten spelas in och senare transkriberas. Vissa livestreamingtjänster tillåter användare att spela in möten samtidigt.