För många av oss, vår smartphone har blivit vår ständigt närvarande följeslagare och är vanligtvis mycket mer än bara en telefon. Tack vare den ständiga tillgängligheten av onlineinnehåll samt vår tillgänglighet via meddelandetjänster och sociala nätverk via vår smartphone, Det här vardagliga föremålets potential att distrahera oss är hög – även på jobbet. Det är därför som många arbetsgivare ser på användningen av smartphones under arbetstid med misstänksamhet, och motåtgärder som vidtagits sträcker sig från att be personalen att frivilligt avstå från att använda dem till att förbjuda smartphones på arbetsplatsen genom ett internt avtal. Men fungerar sådana åtgärder faktiskt och, om så är fallet, hur?

Detta är frågan som nu granskas av ett tvärvetenskapligt team av ekonomer och en samhällsvetare från universiteten i Konstanz, Lüneburg och Vechta inom ramen för ett omfattande fältexperiment och medföljande undersökningar i ämnet. Studien, som har publicerats i tidskriften Experimental Economics, visar att fördelarna med smartphoneförbud på arbetsplatsen beror på typen av arbete:När det gäller vanliga rutinuppgifter, det var en mätbar ökning av effektiviteten som ett resultat av "mjuka" smartphoneförbud, det är, förbud som inte sanktioneras om de åsidosätts. Däremot de förbättrade inte nämnvärt utförandet av mer komplexa uppgifter. Som möjliga framgångsfaktorer för mjuka förbud, studien identifierade att de kan förändra människors uppfattning om sociala normer, att valfriheten kvarstår hos personalen och att dessa visar förståelse för åtgärderna.

Företagsledningar är oense om effektivitet

Många företag upplever att personalens distraktion genom användning av privata smartphones på arbetsplatsen är problematisk. Dock, eftersom smartphones är privat egendom, ett strikt förbud mot deras användning är svårt att genomdriva och kan knappast kontrolleras, speciellt i tider där människor arbetar mer och mer hemifrån. Det är därför som företagens åtgärder ofta inte går utöver så kallade "mjuka", icke-övervakade förbud — om några alls — vars åsidosättande inte får några konsekvenser. Ett exempel på ett mjukt förbud skulle vara en skriftlig uppmaning till personalen att inte använda sin smartphone under arbetstid. Dock, det råder stor oenighet bland arbetsgivarna om effektiviteten av sådana mjuka förbud.

"En undersökning som vi genomförde i samarbete med handelskammaren och industrikammaren i Berlin visade att cirka 20 procent av de intervjuade företagen redan arbetar med förbud mot mjuka smartphones, " rapporterar Dr Adrian Chadi, juniorprofessor för personalekonomi och personalförvaltning vid universitetet i Konstanz och en av författarna till den aktuella studien. I tur och ordning, ungefär hälften av dessa 20 procent ansåg att åtgärderna var framgångsrika, men den andra hälften tvivlade på att arbetskraftens prestationer påverkas positivt av mjuka smartphoneförbud.

Telefonstudie som fältexperiment

För att få mer klarhet i detta avseende, forskarna genomförde ett storskaligt fältexperiment:Över 100 studenter fick i uppdrag att ringa listor med telefonnummer som en del av ett riktigt bisyssla och genomföra intervjuer med frivilliga för ett universitetsforskningsprojekt oberoende av denna studie. I detta sammanhang, ett mjukt förbud infördes för några av eleverna att använda sina smartphones under arbetstid, medan privat användning av smartphones inte var uttryckligen förbjuden för de andra.

En jämförelse av de två gruppernas prestationer visade att eleverna som förbjudits att använda sina privata smartphones ringde cirka tio procent fler samtal per timme än eleverna utan förbud. Dock, förbudet hade ingen tydlig effekt på antalet framgångsrikt genomförda intervjuer, vilket tyder på att framgången med ett smartphoneförbud på arbetsplatsen beror på den specifika typen av arbete. "När det gäller mindre krävande rutinuppgifter, som att arbeta igenom en lång lista med telefonnummer, det är bra att inte bli distraherad av en privat smartphone. Med mer komplexa, kreativa uppgifter, som att övertyga främlingar att delta i en undersökning, å andra sidan, tillfällig användning av en privat smartphone mellan samtal verkar vara mindre skadligt, säger Chadi, går in på mer detaljer.

Hemligheterna bakom framgången för "mjuka" förbud

Inom ramen för ytterligare undersökningar, forskarna undersökte djupare orsakerna till effektiviteten av förbud mot mjuka smartphones. En övervägande här var att de kan förändra medarbetarnas uppfattning om vad som är socialt lämpligt. "Sociala normer spelar en viktig roll i samband med förbud. Mjuka förbud kan leda till att personalen själva ser det som mindre lämpligt att använda sina smartphones under arbetstid — på grund av upplevd social press, " förklarar Chadi. "Detta betyder att företag kan hoppas på att öka produktiviteten hos arbetskraften med mjuka förbud – och utan påföljder och övervakning som leder till misstro, avslag eller en negativ inverkan på produktiviteten till följd av sjunkande motivation."

Verkligen, utvärderingen av uppföljande intervjuer med eleverna som var involverade i fältexperimentet visade att gruppen med ett mjukt förbud mot användning av smartphones använde dem mycket mindre frekvent under arbetstid än gruppen utan smartphoneförbud, vilket tyder på att de frivilligt respekterade förbudet. Detta kan förklara skillnaden i produktivitet som beskrivs. På samma gång, arbetstillfredsställelsen i båda grupperna var mycket hög. "Detta betyder förmodligen att det är just den frivilliga naturen av att följa reglerna som är en av hemligheterna bakom framgången med mjuka förbud, " antar Chadi.

Förståelse som en ytterligare faktor

Som en ytterligare faktor för framgången med förbudet mot mjuka smartphones i studien, uppföljningsintervjuerna visade att personalen kunde förstå sin arbetsgivares oro och att förbudet därför också var vettigt ur deras synvinkel. Här, forskarna kan till och med se en överförbarhet av sina resultat till andra sammanhang. "Den upplevda meningsfullheten av ett förbud samt att behålla rätten att fatta självständiga beslut om ditt eget beteende är med stor sannolikhet avgörande framgångsfaktorer inte bara i arbetsplatssammanhang och är därför mer ändamålsenligt än att verkställa förbud med hjälp av tvång och övervakning, säger Chadi.