Kontor med öppen planlösning har tagit fart på grund av en önskan att öka interaktionen och samarbetet mellan arbetarna. Men en innovativ ny studie har visat att anställda på kontor med öppen planlösning spenderar 73 % mindre tid i möten ansikte mot ansikte. Användningen av e-post och meddelanden ökade med över 67 %.

Studien är den första som spårar effekterna av öppna kontorsplaner med hjälp av objektiva kommunikationsmått. Den använde elektroniska märken och mikrofoner för att övervaka interaktioner mellan anställda och spårade förändringar i e-postanvändning.

Resultaten bygger på tidigare forskning, som har hittat, till exempel, öppna arbetsmiljöer äventyrar medarbetarnas förmåga att fokusera och koncentrera sig på sitt arbete.

Varför gå med öppen planlösning?

Teoretiskt finns det goda skäl att flytta till ett kontor med öppen planlösning. Vår sociala miljö spelar en stor roll för vår förmåga att vara proaktiva och motiverade.

Och framgång på moderna arbetsplatser drivs ofta av hur väl individer interagerar med varandra och med organisationen.

Forskning har visat att den tid anställda spenderar på "samarbetsaktiviteter" har "ballongerat med 50 % eller mer" under de senaste två decennierna.

Arbetsplatser som möjliggör tätare och högkvalitativ kontakt med andra har visat sig ha förbättrad kommunikation och samverkan kring arbetsuppgifter, arbetsglädje och socialt stöd.

Arbetsplatsens utformning påverkar detta avsevärt, genom att stödja eller förringa ömsesidigt beroende arbete.

Att bygga en stark känsla av gemenskap har varit en nyckelfaktor för framgången för Coworking Space-leverantören WeWork. Detta har till stor del uppnåtts genom den fysiska arbetsmiljön – rena utrymmen, smala korridorer, gemensamma kök och liknande.

Integritet och koncentration är avgörande

Men trots strävan efter samarbete på arbetsplatser, Behovet av koncentration och fokuserat individuellt arbete ökar också.

Och forskning visar att när anställda inte kan koncentrera sig, de tenderar att kommunicera mindre. De kan till och med bli likgiltiga för sina medarbetare.

Kunskapsarbete kräver att anställda sköter specifika uppgifter genom att samla, analysera och fatta beslut med hjälp av flera informationskällor. När någon av dessa kognitiva processer avbryts, ineffektivitet och misstag ökar.

Att kunna fokusera på en uppgift utan avbrott eller distraktion är en väsentlig grund för ett effektivt arbete.

Men forskning tyder på att dålig design kan få oavsiktliga konsekvenser – öka den kognitiva belastningen på arbetare genom hög täthet eller låg integritet, båda ökar distraktionen.

Varför öppen plan inte nödvändigtvis leder till samarbete

På många kontor med öppen planlösning, drivkraften för ökad interaktion och samverkan sker på bekostnad av förmågan att fokusera och koncentrera sig.

När distraktion gör det svårt för anställda att fokusera, kognitiva och känslomässiga resurser är uttömda. Resultatet är ökad stress och misstag, undergräver prestandan.

När anställda inte kan koncentrera sig på sitt arbete, deras lust att interagera och samarbeta med andra minskar.

Dessutom, ny forskning tyder på att ökad trängsel på arbetsplatsen och låga nivåer av integritet leder till defensiva beteenden och ansträngda relationer på arbetsplatsen.

Andra aspekter av arbetsplatsdesign, såsom utsikt över naturen eller tillgång till dagsljus, kan fylla på kognitiva resurser även i närvaro av distraktioner.

En estetiskt tilltalande miljö kan ge en upplevelse som är återställande.

Dessutom, forskning har visat att estetiskt tilltalande arbetsplatser kan bidra till att skapa förtroende inom organisationer.

Att få rätt balans

Ny forskning har visat att individer ser på liknande arbetsmiljöer olika. Istället för en helhetssyn, som är traditionellt i öppen planlösning, arbetsmiljöer bör ge olika alternativ som stödjer anställda att arbeta effektivt.

Utvecklingsmodeller för arbetsplatsdesign försöker uppnå detta, genom att tillhandahålla olika zoner för olika typer av arbete och olika behov.

Dock, effekten av delade skrivbordsarrangemang i dessa typer av miljöer kräver ytterligare utredning.

Många arbetsgivare är starkt fokuserade på att driva samarbete och interaktion på bekostnad av integritet och koncentration. Detta har negativa resultat för både produktivitet och arbetsrelationer.

Organisationer bör fokusera på att tillhandahålla arbetsplatser som stöder kraven på integritet och fokus, samt interaktion och samarbete.

För att uppnå detta, större tonvikt måste läggas på både visuell och auditiv integritet, särskilt användningen av akustiska behandlingar, samt arbetsplatsens layout och utseende som helhet.

Denna artikel publicerades ursprungligen på The Conversation. Läs originalartikeln.