Under en enda månad, COVID-19-pandemin har tvingat företag och organisationer av alla slag att låta nästan alla sina anställda arbeta på distans hemifrån.

Har framtidens arbete, den helt avlägsna arbetsstyrkan och till och med den virtuella organisationen, kommit med full kraft? Även om onlineteknik har gjort distansarbete allt vanligare, de flesta företag och organisationer har fortfarande slut på tegel- och murbruksanläggningar. Nu kämpar de för att stå upp virtuella arbetsytor över en natt.

Melissa Valentine, biträdande professor i managementvetenskap och teknik, har ägnat år åt att studera dessa frågor. Jen Rhymer, som är på väg att gå med Valentine som postdoktor, har noggrant studerat mjukvaruföretag som verkar helt oberoende av ett fysiskt huvudkontor.

Den stora lektionen, de säger, är att organisationer endast på distans innebär komplexa nya ledningsutmaningar. De största:utveckla förtroende, samarbete och informationsutbyte mellan människor som aldrig träffas personligen och som kan vara på motsatta sidor av världen.

Här är några av deras tankar:

Att få rätt teknik

Det krävs mer än en bärbar dator, en internetanslutning och appar som Slack eller Zoom. Tekniken för distansarbete och virtuella team är okomplicerad och blir hela tiden bättre. Den största utmaningen är att ta itu med mänskliga frågor. Om arbetare plötsligt arbetar hemifrån på grund av covid-19-pandemin, många kommer att jonglera med barnomsorg, buller och en mängd andra störningar. Det kommer garanterat att orsaka en minskning av produktiviteten, men det kommer också att minska de immateriella fördelarna med att arbeta på samma plats. Tänk här på det informella brainstormingen över kaffe eller det tillfälliga informationsutbytet. Men frågorna går djupare:Hur bygger du förtroende och sociala band, vilka är avgörande för kreativt samarbete?

Att tvingas av en kris att omfatta endast distansarbete skiljer sig från att skapa en distansarbetskraft i början

Företag som strukturerar sig som platsoberoende har utvecklat normer och praxis som överbryggar de känslomässiga och logistiska avstånden. Detsamma gäller för deras arbetare. För sådana företag, arbete endast på distans kan minska kostnaderna, utöka talangpoolen och öka produktiviteten. Däremot, att tvingas av en kris att arbeta på distans kommer sannolikt att vara störande och frustrerande. Det kan vara bättre än att stänga av, men det kommer sannolikt att leda till en stor produktivitetsminskning.

Bygga förtroende och samarbete

Alla företag måste skapa en kultur av gemensamma prioriteringar och accepterade metoder för att arbeta tillsammans. Det är lättare för traditionella företag, där människor ser varandra och interagerar informellt. Företag som bara är på distans försöker ofta fylla tomrummet med organiserade sociala insatser, från happy hour online till retreater och diskussionsgrupper. Ämnena behöver inte vara relevanta för verksamheten. Målet är att bygga band och en känsla av gemenskap. Dock, varnar Rhymer, dessa ansträngningar kommer inte att fungera om inte VD:ar och högre chefer deltar lika väl – som jämlikar, inte som chefer.

Chefer bör också visa sitt eget förtroende genom att avstå från att övervaka sina anställda minut för minut. De bör inte avlyssna anställdas e-postmeddelanden eller kartlägga deras tangenttryckningar per minut. Fokus bör ligga på den ultimata produktionen, inte på en arbetstagares specifika aktiviteter.

Skapa en rik offentlig beslutsväg

På företag med anställda spridda över många tidszoner, realtidskonversationer och skriftliga utbyten är inte ofta möjliga. Men folk måste fortfarande förstå bakgrunden till hur och varför beslut togs. Med ett rikt beslutsspår, alla diskussioner och debatter som leder fram till ett beslut är dokumenterade och kodifierade så att folk kan gå tillbaka och förstå varför dessa beslut togs.

Att öppna en enda källa till sanning

Arbetstagare behöver tillgång till helheten om en organisations strategi och prioriteringar, och kanske till och med om pågående arbeten som kanske inte är direkt relevanta för dem. Det är ett arkiv av information som är tydlig, obestridd och accepterad som sann vid den tiden, och sedan underhålls så att den alltid är aktuell. Detta gäller särskilt för asynkrona företag, där människor samarbetar över alla tidszoner och inte enkelt kan diskutera frågor i realtid.

Att bryta ner barriärerna för att dela arbete

Du vill att arbetare ska lägga ut arbete medan det pågår – även när det är tufft, Ofullständig, ofullständig. Det kräver ett annat tänkesätt, även om en som är allt vanligare i asynkrona företag. I traditionella företag, människor tvekar ofta att cirkulera projekt eller förslag som inte är polerade, snygg och skottsäker. Det är en naturlig reflex, speciellt när människor är bortkopplade från varandra och inte kommunicerar slentrianmässigt. Men det kan leda till långa förseningar, särskilt på projekt där varje deltagares framsteg beror på andras framsteg och feedback. Platsoberoende företag behöver en kultur där människor inser att ett pågående arbete sannolikt har luckor och brister och inte kritiserar varandra för dem. Detta är en fråga om normer, inte verktyg.

Förbereder för framtiden. Upplevelsen av att sätta ihop ett fjärrstyrt system i farten kommer sannolikt att vara kaotisk och obehaglig för många människor. Tekniken gör det enklare än någonsin att vara platsoberoende, men om inte företag fokuserar på att skapa en effektiv distansarbetsupplevelse, Räkna inte med att arbetare blir kära i det efter pandemin. Är distansarbete framtidens våg? Det beror på hur organisationer reagerar idag.